VILLE DE CERGY

REFERENT/E DEMARCHES ADMINISTRATIVES / ETAT-CIVIL (h/f)

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DATE DE PUBLICATION19/04/2021 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURVILLE DE CERGY CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
Val-D'Oise
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Ville de 65 000 habitants disposant d’une qualité de vie et d’une offre riche de services au public, Cergy est située à une trentaine de kilomètres de Paris (RER A, SNCF, A15…), aux portes du Parc naturel du Vexin. Elle constitue un pôle économique et administratif majeur du territoire, avec une attractivité culturelle et étudiante forte.

Poste

Au sein de la Direction des relations aux usagers et des services internes, placé(e) sous la responsabilité de la Cheffe du service Démarches administratives - Etat Civil et Cergy Familles, le/la référent/e du pôle démarches administratives - Etat civil assure le management de l’équipe affectée au pôle (15 agents, répartis en 4 sites).
Il/elle organise le pôle et ses activités : identité, passeport, attestation d’accueil, mariage/PACS, naissance, reconnaissance, décès, gestion du cimetière communal….
En tant que référent/e technique, il/elle est garant/e des procédures et de leur sécurisation, et vient en soutien aux agents du pôle sur certaines questions. Il/elle assure également les missions d’officier d’Etat civil.
Il/elle est le lien entre les agents du pôle et la responsable du service, garantit la mise en oeuvre des objectifs liés à la certification Qualiville.

MISSIONS
Assurer le management des agents du Pôle Démarches Administratives - Etat Civil :

  • Organiser, coordonner et contrôler les activités du pôle comprenant 15 agents (planning, missions…) en s’appuyant par exemple sur les outils de gestion de file d’attente,
  • Procéder à l'évaluation annuelle des agents du Pôle,
  • Optimiser les compétences du service en accompagnant les agents dans leur parcours de professionnalisation et dans l'évolution de leur poste de travail,
  • Accompagner les agents dans une démarche d’amélioration continue en vue de l’objectif de certification Qualiville.

Organiser les activités du Pôle Démarches Administratives - Etat Civil et sécuriser les process :

  • Constituer et/ou actualiser les procédures en tenant compte de l’évolution législative et veiller à leurs mises en pratique,
  • Optimiser la modernisation des actions et sécuriser la délivrance des documents liés à l’activité du pôle,
  • Garantir la qualité de l'accueil ainsi que le traitement des demandes des usagers (courriels et courriers entrants et sortants),
  • Etre le/la référent/e fonctionnel/le des logiciel métiers du pôle,
  • Définir les créneaux des rendez-vous des usagers liés aux démarches administratives,
  • Accompagner techniquement les agents pour la gestion des cas les plus complexes,
  • Remplacer ou venir en soutien des collaborateurs dans leurs tâches spécifiques en cas d’absence ou en fonction des besoins : accueil physique et téléphonique, renseignements sur les démarches…

Assurer l'interface avec le responsable de service :

  • Etre l’interlocuteur des services extérieurs (Préfecture, ANTS, Procureur..) et internes (élus, DSI, DRH, Direction juridique..) pour les missions du pôle,
  • Rendre compte de l'activité du pôle via l’information et le suivi (création de tableau de bord…),
  • Remonter les difficultés rencontrées par les agents dans la mise en oeuvre quotidienne des procédures, le traitement des dossiers et les relations avec les autres directions et services extérieurs,
  • Etre force de proposition pour contribuer à la qualité des missions réalisées par l’équipe et au service rendu à la population,
  • Proposer des actions s’inscrivant dans la démarche d’amélioration continue et visant la certification Qualiville.


INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES
Horaires : 39h hebdomadaires – RTT.
Contraintes spécifiques : permanences par roulement le samedi, y compris le samedi après-midi pour la célébration des mariages.
Déplacements réguliers dans les mairies annexes.

Profil

PROFIL
Titulaire de la fonction publique, sur un grade de Rédacteur (catégorie B), vous êtes également officier d’Etat civil. Vous justifiez d’une expérience significative sur un poste similaire et idéalement, avez déjà assuré des fonctions d’encadrement.
Vous possédez des connaissances approfondies en procédures liés aux formalités administratives et aux mariages. Apte à lire et comprendre les lois et décrets relatifs aux activités du service, vous mesurez le cadre juridique de la responsabilité pénale. Vous maîtrisez le droit de l’Etat civil. Le code de la nationalité vous est familier.
Vous intervenez en tant que conseiller/ère technique et en soutien aux pratiques professionnelles. A l’écoute, rigoureux/se, vous êtes capable d’anticiper les besoins des usagers, d’élaborer des propositions et d’effectuer des recherches en vue d’apporter une réponse de qualité.
Doté/e de qualités rédactionnelles et orales, vous savez rendre compte à bon escient. Manager de proximité, vous êtes à l’aise dans l’animation d’une équipe, dans sa progression continue, son accompagnement. Le contrôle et l’organisation du travail constituent des savoir-faire acquis.
Vous connaissez idéalement les logiciels métiers suivants : SIECLE, ETERNITE, E-SIRIUS, POST-OFFICE.
Qualités relationnelles affirmées, sens du contact, confidentialité, sens du service public, agilité, méthode, capacité à anticiper les difficultés compléteront votre profil.

Date limite de dépôt des candidatures le 12 mai 2021.
Tous les postes de la ville de Cergy sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Informations employeur

Afficher les informations

Merci d’adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) sous la référence CY/21/15/REFERENTDAMEC/AT à l’attention de M. le Maire, soit :
> sur le site de la ville : https://www.cergy.fr/votre-mairie/cergy-recrute/
> par mail : [email protected]
> par courrier : Hôtel de Ville de Cergy – Direction des Ressources Humaines – 3 place Olympe de Gouges – BP 48000 Cergy – 95801 Cergy-Pontoise cedex.

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