Responsable administratif adjoint de l'UFR Sciences de la vie F/H

  • Partager
  • Envoyer à un ami
  • Imprimer
DATE DE PUBLICATION13/03/2024 TYPE DE CONTRATCDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEA
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
75005
 VALABLE JUSQU'AU
13/05/2024

Poste

Fonctions : Responsable administratif-ve adjoint-e de l’UFR Sciences de la vie

Emploi-type : J3C44 - Assistant-e en gestion administrative

Catégorie : A

Corps : ASI

BAP : J

 

Mission :

Placé-e sous la hiérarchie de la responsable administrative de l’UFR, le-la responsable administratif-ve adjoint-e collabore au pilotage administratif de la composante et assure l’encadrement des agents du pôle administratif de l’UFR.
Il-elle participe également à la mise en place d’une démarche qualité au sein des services de la direction de l’UFR par la formalisation des processus et la capitalisation des bonnes pratiques de gestion sur son périmètre d’activité.

 

Activités principales :

Missions d’aide au pilotage :

  • Suppléer la responsable administrative en son absence
  • Suivre et superviser la mise en œuvre des campagnes relatives aux personnels de l’UFR dans le respect des règles de gestion (révisions des effectifs, entretiens, avancements, …)
  • Fiabiliser les données RH des personnels et veiller à la mise à jour de leurs informations des personnels
  • Élaborer et mettre à jour des outils d’aide au pilotage tels que des indicateurs et des tableaux de gestion
  • Contribuer à l’élaboration et à la mise à jour des procédures pour l’ensemble de la structure et assurer la mise en œuvre d’une démarche qualité pour le pôle
  • Communiquer les informations auprès des usagers internes et externes de l’université (personnels, étudiants, partenaires, …)
  • Assurer le suivi des opérations informatiques, logistiques et de maintenance et contribuer à la mise en œuvre des projets d’aménagement
  • Assurer l’organisation matérielle des conseils, commissions et des réunions de la direction de l’UFR
  • Gérer les stocks et le réassort des consommables et assurer le suivi des achats de matériel informatique et de mobilier
  • Procéder à la validation des temps de service sur l’outil de gestion à partir des fiches d’unités d’enseignement

 

Missions d’encadrement : 2 agents de catégorie B

  • Planifier, prioriser et coordonner les activités des agents du pôle administratif de façon à réaliser les missions et objectifs du pôle et à assurer la continuité de service
  • Gérer les absences, congés et demandes de formations, réaliser les entretiens professionnels et assurer le suivi de carrières des agents du pôle
  • Former les nouveaux personnels affectés au pôle
  • Veiller à la mise en place, à l’organisation et à l’accès de chaque membre de l’équipe à un espace de travail partagé
  • Contrôler les opérations administratives réalisées par les gestionnaires et superviser les tableaux de suivi

 

Interactions :

Le/la responsable administratif-ve adjoint-e travaille en lien étroit avec la directrice et la responsable administrative de l’UFR, les départements de formations, les unités de recherches de la composante et les services centraux de la Faculté des Sciences et Ingénierie. Il/elle exerce également ses activités en interaction avec les partenaires externes de l’UFR.

 

Conduite de projets : Oui

Encadrement :    Oui

 

Conditions particulières d'exercice :

  • Contraintes horaires liées au calendrier de gestion et des campagnes
  • Fermetures de service durant la période estivale et en fin d’année

Profil

Connaissances transversales requises :

  • Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
  • Organisation et procédures en vigueur dans le milieu universitaire
  • Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
  • Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche
  • Maîtrise de l’anglais oral et écrit

 

Savoir-faire :

  • Élaborer des outils d’analyse et de synthèse et en rendre compte
  • Définir des indicateurs de suivi et à analyser les résultats
  • Manager et animer une équipe : savoir déléguer, coordonner et gérer des conflits
  • Gérer son activité dans un calendrier contraint
  • Établir un calendrier de travail et un plan d’action, le mettre en œuvre
  • Maîtriser les techniques de communication
  • Rédiger des notes, comptes rendus, courriels et contenus de site web
  • Assurer de la bonne circulation de l’information
  • Adapter ses explications aux divers interlocuteurs
  • Animer un réseau en explicitant les règles et en recueillant les besoins

 

Savoir-être :

  • Rigueur et fiabilité
  • Esprit de synthèse et d’analyse
  • Adaptabilité et polyvalence
  • Sens de l’organisation
  • Aptitude au travail en équipe
  • Sens du relationnel
  • Capacité à formuler des propositions, à identifier des solutions et à anticiper
  • Sens du service public
  • Confidentialité

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Principalement située au cœur de Paris, elle dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres», « Santé » et «Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

 

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie • https://sciences.sorbonne-universite.fr

 

Présentation de la composante :

L'UFR Sciences de la Vie est une composante de la faculté des Sciences et Ingénierie de Sorbonne Université. Elle anime une politique de formation et de recherche au sein de la faculté en synergie avec les autres composantes et, plus largement, de l'université. Il s’agit d’une composante pluridisciplinaire couvrant tous les champs de la biologie. Elle compte 260 enseignants-chercheurs, 350 chercheurs, 510 personnels administratifs et techniques, et accueille 2300 étudiants.

L’UFR Sciences de la Vie regroupe trois départements de formation (Licence Sciences de la Vie, Master Biologie Moléculaire et Cellulaire, Master de Biologie Intégrative et Physiologie) et un Centre de Formation Pratique en Biologie.

Plusieurs centres de recherche et laboratoires sont associés à l’UFR Sciences de la vie : Institut de Biologie Paris-Seine, Centre de Recherche des Cordeliers, Institut du Fer à Moulin, laboratoires de l’Institut de Biologie Physico-Chimique et de l’Institut Curie.

 

Présentation du service :

L’UFR Sciences de la vie est dirigée par la Directrice de l’UFR et pilotée par le-la responsable administratif-ve de composante. Le service de la direction est composé de 11 agents répartis en trois pôles : le pôle administratif, le pôle de gestion financière mutualisé de l’UFR et le pôle d’impression et de communication numérique. Le service de gestion pédagogique des UE de L1 en biologie est également rattaché à la direction de l’UFR.

 

Localisation : Campus Pierre et Marie Curie

B1 – barre Cassan

7-9 quai Saint Bernard, 75005 Paris

Informations employeur

Afficher les informations

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée (sous la référence 927-6-RE25)en cliquant sur le bouton Postuler

POSTULER À L'OFFRE
Responsable administratif adjoint de l'UFR Sciences de la vie F/H

Vous avez déjà un CV Emploi Public ? Postulez avec votre compte

* : éléments obligatoires

Civilite*

(Taille maximum : 1Mo – Type de fichier : pdf, doc(x), odt, rtf)

Les informations à caractère personnel recueillies font l’objet d’un traitement par Emploipublic.fr du Groupe Moniteur RCS Nanterre B 403 080 823. Elles sont nécessaires entre autres, à la création de votre compte et sont enregistrées dans nos fichiers. Groupe Moniteur ou toutes sociétés du groupe Infopro Digital pourront utiliser ces fichiers afin de vous proposer des produits et/ou services analogues. Pour exercer vos droits, vous y opposer ou pour en savoir plus : Charte des données personnelles.

Offres d’emploi similaires à Responsable administratif adjoint de l'UFR Sciences de la vie F/H

SORBONNE UNIVERSITE

Chargé d'aide au pilotage F/H

Titulaire, Contractuel, CDD | 22/04/2024 | SORBONNE UNIVERSITE

SORBONNE UNIVERSITE

Chef de service des campagnes et instances RH F/H

Titulaire, Contractuel, CDD | 19/04/2024 | SORBONNE UNIVERSITE

SORBONNE UNIVERSITE

Directeur Adjoint – Responsable du Pôle Gestion Logistique des Usages et en charge de la dimension RH F/H

Titulaire, Contractuel, CDD | 19/04/2024 | SORBONNE UNIVERSITE

Les informations à caractère personnel recueillies font l’objet d’un traitement par Emploipublic.fr du Groupe Moniteur RCS Nanterre B 403 080 823. Elles sont nécessaires entre autres, à la création de votre compte et sont enregistrées dans nos fichiers. Groupe Moniteur ou toutes sociétés du groupe Infopro Digital pourront utiliser ces fichiers afin de vous proposer des produits et/ou services analogues. Pour exercer vos droits, vous y opposer ou pour en savoir plus : Charte des données personnelles.