RESPONSABLE ADMINISTRATIF ADJOINT F/H

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DATE DE PUBLICATION 07/03/2019   TYPE DE CONTRAT CDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEUR AIX MARSEILLE UNIVERSITE   CATÉGORIE A
LIEUX DE TRAVAIL
MARSEILLE
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Le secteur Santé connait une période inédite de cumul de réformes. Afin de mieux s'inscrire dans cette dynamique, l'UFR des Sciences Médicales et Paramédicales est structurée depuis la rentrée 2018 autour de quatre Écoles : une École de Médecine, une École de Maïeutique, une École des Sciences paramédicales et une École des Sciences Infirmières. Les missions de formation sont pilotées et coordonnées par un Comité des études, et mise en œuvre par trois services.

En termes de Recherche, l'UFR comprend 16 UMR et 2 plateformes. Le secteur Recherche a connu une forte restructuration en janvier 2017. Les missions de recherche y sont pilotées et coordonnées par un Comité de la Recherche.

L'activité est organisée sur 3 sites que font fonctionner les services logistiques et maintenance, l'activité des 2 sites annexes étant pilotée et coordonnée par deux responsables administratifs.

La Direction administrative de l'UFR est assurée par un secrétariat général qui comprend en plus de la responsable administrative 2 cadres A, dont un adjoint à la responsable administrative affecté prioritairement aux dossiers juridiques, 1 technicien et quatre assistants administratifs.

Le Composante ne ferme pas pendant les congés et le poste implique donc des permanences et en fonction de certaines activités (notamment la tenue des instances), les horaires peuvent être variables et doivent correspondre à minima aux horaires d'ouverture : 08h30 - 12h30 ; 13h30 - 17h.

Poste

Dans le cadre du secrétariat général de la Faculté, le/la RAD Adjointe aura principalement la responsabilité des fonctions finances, et ressources humaines.

Domaine financier

Le budget de l'UFR est mis en œuvre par une équipe de 3 gestionnaires financiers (un technicien et 2 ATRF) du secrétariat général, et un réseau de 6 gestionnaires répartis dans d'autres services. Leur périmètre est le suivant :

  1. Missions liées au dépenses (environ 1 200 commandes par an, 350 ordres de mission, rémunération de médecin s généralistes des étudiants en stage, remboursements à des étudiant s etc),
  2. Missions liées au recettes : régie, taxe d'apprentissage, financements externes, occupation des locaux, refacturation d'enseignements...
  3. Mission liées au budget : analyse et prévision, virements, détermination d'un montant de crédits pédagogiques pour environ 280 diplômes

Dans ce cadre le responsable adjoint aura pour missions de :

  • Élaborer le budget prévisionnel et le budget rectificatif
  • Élaborer, en lien avec les Écoles, les budgets prévisionnels et bilans des formations financées par la Région
  • Piloter, suivre et réguler l'exécution du budget, identifier les éventuels risques et mettre en œuvre les solutions correctives
  • Piloter, suivre et réguler l'exécution financière des marchés AMU annuels (2 marchés principalement); participer à la rédaction des clauses d'exécution financière des marchés UFR (2 à 3 marchés par an)
  • Mettre en œuvre les préconisations d'amélioration issues des services centraux et rationaliser et simplifier les procédures internes à l'UFR qui peuvent l'être
  • Prendre en charge la réponse aux demandes de la Directions des Finances, de la Direction du contrôle de gestion, de la Direction de l'amélioration continue ou de l'Agence comptable ; assurer le lien avec ces directions ; participer aux groupes de travail.
  • Assurer l'encadrement des 3 gestionnaires du secrétariat général
  • Animer les réseaux des gestionnaires des autres services de l'UFR

Ressources humaines

La gestion des ressources humaines de l'UFR porte sur une périmètre d'environ 300 agents administratifs, techniques et de service ; 40 enseignants chercheurs ou enseignants; un peu plus de 400 vacataires. Elle est assurée au niveau de l'UFR par une assistante RH (cadre A), un adjoint (catégorie C), et un réseau de gestionnaires réparti(e)s dans les services ou laboratoires, Intervenant ponctuellement dans certaines procédures.

  • Piloter l'élaboration du budget RH prévisionnel et le budget rectificatif, leur exécution
  • Piloter la mise en œuvre des procédures et outils RH
  • Assurer l'encadrement de l'assistante RH

Par ailleurs, le poste de Responsable administratif adjoint reste polyvalent et évolutif : en fonction des priorités fixées par le Directeur de l'UFR, le responsable administratif pourra être amené à participer à des projets ou mission relevant des domaines juridique (notamment : élections ; préparation des instances, gestion des réclamations), Patrimoine et logistique, ou des fonctions dites soutien.

Profil

Connaissance, savoir :

  • Connaissance de l'organisation de l'université, notamment de la réglementation comptable et financière
  • Bonne connaissance de la réglementation juridique et administrative relative à l'enseignement supérieur
  • Maitrise des outils bureautiques
  • Bonne compétence rédactionnelle, savoir structurer et rédiger un document d'information technique ou réglementaire

Savoir-faire :

  • Savoir élaborer et exécuter un budget
  • Aptitude à faire des propositions, à prendre des décisions et à les faire appliquer
  • Aptitudes au management et/ou à la conduite de projet, capacité à animer une équipe
  • Aptitude à prévenir et gérer les conflits
  • Capacité à identifier, mobiliser et valoriser les compétences individuelles et collectives
  • Aptitude au dialogue, à la communication et à la négociation.

Savoir être :

  • Autonomie, discernement et sens des initiatives dans l'exercice de ses attributions
  • Capacité à rendre compte et à alerter sur les points critiques