Responsable administratif de composante (UFR TEB et OSU Ecce Terra) F/H

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DATE DE PUBLICATION24/01/2024 TYPE DE CONTRATCDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEA
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
75005
 VALABLE JUSQU'AU
24/03/2024

Poste

 (réf.16046)

Poste à pourvoir dès que possible

Fonctions : Responsable administratif de composante UFR TEB et OSU Ecce Terra F/H
Emploi-type : J2C46 - Chargé-e de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel
Catégorie : A
Corps :  IGE
BAP : J

Mission :
Les missions du responsable administratif de composante impliquent, la gestion des deux structures, des moyens financiers, humains et matériels. Il coordonne les différentes synergies auprès de l’administration centrale de la Faculté des Sciences et Ingénierie, de l'université, du CNRS et de la direction de l'UFR et de l’OSU. Ses principaux objectifs sont la mise en œuvre de la politique des établissements et des deux composantes dans le respect de la réglementation en vigueur. La mission principale de cet agent est d’assurer auprès des deux directions la coordination et la gestion de l’UFR et de l’OSU en particulier pour en matière de gestion administrative, gestion financière et gestion des ressources humaines. Il ou elle représente l’UFR et/ou l’OSU auprès de la faculté des sciences et ingénierie et des services centraux de Sorbonne Université et du CNRS.

Activités principales :

Management

- Encadrer deux équipes de 10 agents et les mobiliser sur des objectifs clairement identifiés, vérifier le bon déroulement des missions des agents placés sous son autorité
- Être une personne ressource pour la règlementation administrative et financière
- Informer et accompagner les personnels dans leurs démarches d’évolution professionnelle
- Assurer la formation des personnels nouvellement recrutés
- Gérer, suivre les congés et autorisations d’absence des agents, planifier l’activité de chacun pour la continuité du service

Pilotage 

- Assister et conseiller les directeurs de l’UFR et de l’OSU dans l’étude de l’ensemble de ces dossiers, en particulier en ce qui concerne les dossiers sensibles ou les situations de litige
- Mettre à disposition des directions de l’UFR et de l’OSU des indicateurs d’aide à la décision

Gestion des ressources humaines

- Optimiser les moyens mis à disposition des deux composantes par exemple en proposant des mutualisations.
- Mettre en œuvre et assurer le suivi dans le respect du calendrier défini par les DRH des deux tutelles (CNRS et SU), les différentes campagnes
- Rédiger les rapports et fiches de poste, conduire les entretiens, gérer les conflits. Contrôler la fiabilité des données inscrites sur POLLUX et SIRHUS
- Suivre l’évolution de la règlementation et des procédures et les faire appliquer

Gestion administrative

- Gérer l’ensemble des dossiers administratifs de l’UFR et de l’OSU
- Rédiger les statuts, règlement intérieur et assurer leur actualisation en fonction de l’évolution de la règlementation
- Gérer et suivre les conseils, les commissions scientifiques et des enseignements et les assemblées générales
- Rédiger les comptes rendus

Gestion financière et comptable

- Préparer le budget des deux composantes, suivre leur mise en place et leur exécution

Communication

- Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les services de l’administration (DRH, DGF, etc.)

- Assister la Direction de l’UFR et de l’OSU dans l’étude de l’ensemble de ces dossiers, en particulier en ce qui concerne les dossiers sensibles ou les situations de litige (financier, personnels, locaux)

Missions transversales 

- Participer au réseau des responsables administratifs de composantes de la faculté des sciences et ingénierie

- Participer à des groupes de travail ou projets transversaux dans le cadre de la mise en œuvre du projet d’établissement et/ou de la convention d’objectifs et de moyens de la faculté.

Conduite de projets :   Oui
Encadrement :    Oui      3 A ; 4 B ; 3 C

Profil

Connaissances transversales requises :

  • Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
  • Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
  • Organisation et fonctionnement du CNRS, IRD, MNHN, INRAE et ENS
  • Connaissance générale de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements universitaires
  • Connaissance générale des grands principes du droit public et privé
  • Connaissance générale de la gestion des ressources humaines
  • Connaissance du fonctionnement et des circuits de décision de la structure administrative
  • Connaissance du statut des structures et des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche
  • Connaissance générale des principes de l’audit, de la communication et de la démarche qualité
  • Anglais :

Expression écrite et orale : niveau 2

Compréhension écrite et orale : niveau 2

Savoir-faire :

  • Utiliser les outils informatiques
  • Maîtriser les logiciels de bureautique : Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint)
  • Maîtriser les logiciels propres à chaque tutelle (Sirea, Pollux, Janus, Dialog, Dam, etc.)
  • Rédiger des notes, des comptes rendus et des relevés de décisions
  • Planifier ses activités et s’organiser en tenant compte des contraintes et des échéances
  • Gérer les priorités et hiérarchiser les tâches
  • Travailler en équipe
  • Prendre des initiatives et être force de proposition pour faciliter le fonctionnement du service
  • Conduire un projet
  • Contribuer à la définition des indicateurs pour le suivi et l’analyse des résultats
  • Proposer et mettre en œuvre un plan d’action, en cohérence avec les missions, les objectifs et les moyens humains et matériels qui lui sont assignés

Savoir-faire transversaux :

  • Animer une équipe, organiser des réunions de service
  • Informer et rendre compte à la Direction
  • Capacité à travailler dans l’urgence - disponibilité
  • Manager et animer une équipe, gérer des conflits
  • Conduire un entretien
  • Obtenir l’adhésion de partenaires autour d’un projet
  • Avoir le sens de l’écoute, de la communication, du dialogue

Savoir être :

  • Avoir le sens du contact, de l’accueil et être à l’écoute de ses interlocuteurs
  • Faire preuve de rigueur dans le suivi des tâches à réaliser
  • Avoir le sens de l’organisation
  • Savoir prendre des décisions

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

 Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

 Sorbonne Université, principalement située au cœur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

 Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie • http://sciences.sorbonne-universite.fr

Au sein de Sorbonne Université, la Faculté des Sciences et Ingénierie couvre un large éventail de disciplines scientifiques.

L’UFR TEB est issue du regroupement de plusieurs disciplines-clés : les géosciences, les sciences du climat, de l'océan, de l'atmosphère, l’environnement, l’histoire du vivant et l'écologie. Elle est un acteur de tout premier plan tant au niveau national qu’international, sur l’ensemble des questions liées au climat, aux changements globaux, au fonctionnement de la planète, à la biodiversité et au fonctionnement des écosystèmes. Les enseignements associés à ces sujets nourrissent des formations visant de nombreux publics étudiants : géologues, physiciens, chimistes, biologistes et ingénieurs.

L’OSU Ecce Terra est un observatoire des Sciences de l’Univers avec en soutien une unité d’appui à la recherche (UAR 3455). Ses activités couvrent l’ensemble des sciences de l’environnement et de la planète (géosciences, hydrologie, climat, écologie, biodiversité). Les personnels ingénieurs et techniciens de l’UAR assurent des tâches techniques liées à des plateformes ou les services d’observation, les bases de données, les plates formes techniques et les outils de modélisation communs à l’ensemble des laboratoires associés.

Localisation (Direction/service) :
UFR TEB/OSU Ecce Terra
Campus Pierre et Marie Curie - 4 Place Jussieu 75005

Informations employeur

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Poste à pourvoir dès que possible

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée (sous la référence 16046 ) par mail à l’adresse suivante : [email protected]

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