Responsable administratif de département de formation F/H

  • Partager
  • Envoyer à un ami
  • Imprimer
DATE DE PUBLICATION17/01/2024 TYPE DE CONTRATCDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEA
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
75005
 VALABLE JUSQU'AU
17/03/2024

Poste

Poste à pourvoir dès que possible

Fonctions : Responsable administratif de département de formation
Emploi-type : Assistant en gestion administrative - J3C44
Catégorie : A
Corps : Assistant Ingénieur
BAP :  J

Mission :
La ou le responsable administratif coordonne, sous l’autorité de la ou du directeur de département, les moyens humains et matériels nécessaires à la gestion pédagogique et administrative du département de formation. Il ou elle participe à la mise en œuvre des actions stratégiques du projet d’établissement en matière de formation. Il ou elle est l’interface opérationnelle entre la ou le directeur du département de formation, les enseignants responsables de parcours, l’équipe administrative et pédagogique et les différents services de l’établissement. Il ou elle assure l’encadrement de 7 BIATSS et la responsabilité administrative du département. Il ou elle assiste la ou le directeur dans le cadre de l’exercice de ses missions.

Activités principales :

1-     Animation du département :

  • Assurer la conduite du département et de ses projets en soutien à la direction, organiser l’appui aux équipes pédagogiques, diffuser l’ensemble des informations nécessaires à son bon fonctionnement et mettre en œuvre les décisions issues du conseil de département et des conseils centraux de Sorbonne Université 
  • Encadrer et animer une équipe de 7 à 8 gestionnaires : entretiens de recrutement, suivi de carrières , gestion des congés, autorisations d’absences et horaires. Coordonner et participer à l’accompagnement des agents dans le cadre des changements de structure, d’organisations ou de procédures. Assurer la circulation de l’information en interne et à l’externe.

2-    Supervision des formations et des étudiants :

  • Mettre en œuvre les procédures liées à la formation et s’assurer de leur bonne application : candidatures, inscriptions administratives et pédagogiques, enseignements, gestion et suivi des stages et de leur conventions, organisation des emplois du temps, des examens et suivi des fraudes, gestion des délibérations de jury, gestion des réclamations et suivi des dossiers contentieux.
  • Instruire ou superviser l’instruction de dossiers complexes ou contentieux
  • Vérifier les documents avant mise en signature du directeur : PV de semestre et de diplôme, conventions de stage, attestations, etc
  • Assurer l’interface avec les services de FSI et SU pour des activités liées à la formation : DFIPVE et DFTLV, Bureau de la mobilité, SOI, service juridique, etc

3-    Aide au pilotage et prospective :

  • Prendre en charge les aspects administratifs et logistiques du pilotage du département ou de projet 
  • Connaître le fonctionnement budgétaire du département
  • Concevoir et alimenter les tableaux de bord sur l’activité du département ; donner suite aux sollicitations de la Direction à l’Aide au Pilotage et de la DFIPVE pour répondre aux enquêtes internes ou nationales
  • Participer à la rédaction et présenter au conseil le bilan de l’activité du département
  • Contribuer à la constitution et la mise à jour du dossier d’accréditation, des sources documentaires et de la communication externe du département
  • Dans la période actuelle, participer avec la direction à l’élaboration des dossiers pour l’HCERES

Autres activités :

  • Organiser les élections du conseil de département et du Directeur, coordonner l’organisation et le suivi du conseil de département et du  conseil de perfectionnement
  • Participer à la rédaction des conventions de partenariat pédagogiques avec d’autres établissements et suivi de ces conventions
  • Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement du département 
  • Organiser la cérémonie de remise de diplômes

Conduite de projets :  Non
Encadrement : Oui  :  6 B ; 1 C

Conditions particulières d'exercice :
Accepter des contraintes d’horaires et de congés en fonction de l’activité du master : semaines de congés imposée , horaires adaptés à l’accueil du public et aux périodes de fortes activités. Savoir être disponible lors d’activités exceptionnelles comme la cérémonie de remise de diplômes.

Profil

Connaissances transversales requises :

  • Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
  • Organisation et fonctionnement de Faculté des Sciences & Ingénierie et de Sorbonne Université
  • Enjeux de l’enseignement supérieur et la politique de Sorbonne Université en matière de formation
  • Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
  • Connaissance approfondie des techniques et des procédures de gestion administrative et pédagogique
  • Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche
  • Connaissance des techniques du management, Gestion des groupes et des conflits
  • Les fondamentaux des marchés publics
  • Techniques de communication
  • Compréhension et expression écrite et orale de l’anglais souhaitée (niveau B2)

Savoir-faire :

  • Maîtriser le pack office Microsoft, les logiciels de gestion de scolarité (eCandidat, Apogée), les outils en ligne (LimeSurvey, Moodle, etc) et accompagner les utilisateurs
  • Maîtriser et faire appliquer les textes réglementaires
  • Coordonner, animer et encadrer une équipe
  • Conduire un entretien, gérer les conflits et savoir faire face à des situations d’urgence
  • Élaborer et rédiger des comptes rendus, des notes d’informations techniques ou réglementaires
  • Élaborer et rédiger des procédures, des modes d’emploi synthétiques, les expliquer et les faire appliquer
  • Être force de proposition dans l’amélioration de l’organisation du travail dans l’objectif de l’amélioration du service rendu
  • Organiser et planifier ses activités de façon autonome
  • Gérer les priorités et les urgences, anticiper et déléguer
  • Rechercher l'information, la vérifier, l'exploiter et assurer une veille réglementaire
  • Prendre des initiatives dans le cadre de ses prérogatives et rendre compte à la direction du département
  • Prendre en compte les demandes et y répondre de manière pertinente et en respectant les délais

Savoir-être :

  • Avoir une excellente expression écrite et orale, savoir trier, hiérarchiser et classer les informations
  • Favoriser le travail en équipe
  • Avoir des qualités relationnelles et d’écoute
  • Disponibilité et réactivité
  • Sens de l’analyse et force de proposition
  • Adaptabilité et autonomie
  • Organisation et rigueur
  • Sens du service public
  • Dynamisme, esprit d’équipe, adaptabilité
  • Confidentialité

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université, principalement située au cœur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions. 

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Médecine » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie • http://sciences.sorbonne-universite.fr

Localisation (Direction/service) : Campus Pierre et Marie Curie, 4, place Jussieu 75005 Paris

Présentation de la Direction :
Le département de formation de Master Informatique fait partie de la Faculté des Sciences et Ingénierie de Sorbonne Université. Il est rattaché à l’UFR Ingénierie (919).

La direction du département est assurée par un directeur secondé par un ou deux directeurs adjoints, chargés plus spécifiquement des Etudes et des Moyens, et par un ou une responsable administrative.

Présentation du service :
Le département de Master Informatique assure la gestion pédagogique et administrative du master mention informatique. Il accueille environ 800 étudiants répartis sur 12 parcours dont plusieurs proposent des formations en alternance ou des formations internationales.

La gestion du master est assurée par une équipe de 7 secrétaires administratives et pédagogiques placées sous l’autorité du ou de la responsable administrative du département.

Informations employeur

Afficher les informations

Poste à pourvoir dès que possible

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée (sous la référence 15723) à l'adresse mail suivante : [email protected]

POSTULER À L'OFFRE
Responsable administratif de département de formation F/H

Vous avez déjà un CV Emploi Public ? Postulez avec votre compte

* : éléments obligatoires

Civilite*

(Taille maximum : 1Mo – Type de fichier : pdf, doc(x), odt, rtf)

Les informations à caractère personnel recueillies font l’objet d’un traitement par Emploipublic.fr du Groupe Moniteur RCS Nanterre B 403 080 823. Elles sont nécessaires entre autres, à la création de votre compte et sont enregistrées dans nos fichiers. Groupe Moniteur ou toutes sociétés du groupe Infopro Digital pourront utiliser ces fichiers afin de vous proposer des produits et/ou services analogues. Pour exercer vos droits, vous y opposer ou pour en savoir plus : Charte des données personnelles.

Offres d’emploi similaires à Responsable administratif de département de formation F/H

SORBONNE UNIVERSITE

Gestionnaire administratif de formation F/H

Titulaire, Contractuel, CDD | 28/02/2024 | SORBONNE UNIVERSITE

SORBONNE UNIVERSITE

Gestionnaire administratif F/H

Contractuel, CDD | 28/02/2024 | SORBONNE UNIVERSITE

SORBONNE UNIVERSITE

Chef de projets PIA GOAL SU F/H

Contractuel, CDD | 27/02/2024 | SORBONNE UNIVERSITE

Les informations à caractère personnel recueillies font l’objet d’un traitement par Emploipublic.fr du Groupe Moniteur RCS Nanterre B 403 080 823. Elles sont nécessaires entre autres, à la création de votre compte et sont enregistrées dans nos fichiers. Groupe Moniteur ou toutes sociétés du groupe Infopro Digital pourront utiliser ces fichiers afin de vous proposer des produits et/ou services analogues. Pour exercer vos droits, vous y opposer ou pour en savoir plus : Charte des données personnelles.