Responsable administratif de l'Institut d'Etudes Judiciaires de la Sorbonne H/F

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DATE DE PUBLICATION16/05/2024 TYPE DE CONTRATContractuel
RECRUTEURUNIVERSITE PARIS 1 PANTHEON SORBONNE CATÉGORIEA
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
75005
 VALABLE JUSQU'AU
16/07/2024

Poste

Assurer la responsabilité administrative de l’IEJ et mettre en œuvre les décisions et la politique du Conseil et du directeur de l'IEJ dans le cadre de la politique de l’EDS et des orientations de l'Université.

Activité 1 : Piloter la gestion financière et budgétaire


- Piloter l’élaboration, l’exécution et le suivi du budget de l’Institut
- Superviser la gestion des prestations et des biens commandé (commande, livraison et recensement)
- Suivre les rémunérations des intervenants en lien avec la direction des ressources humaines

Activité 2 : Manager une équipe

- Encadrer, animer, coordonner, organiser et informer l’équipe administrative
- Garantir l’adéquation entre moyens humains et activités attendues en anticipant les besoins
- Accompagner les agents dans leur carrière (évaluations, entretiens professionnels, mise à jour des fiches de poste, conseils…)
- Assurer le recrutement des agents contractuels
- Impulser un cadre collaboratif entre les différents pôles de l’IEJ

Activité 3 : Coordonner les préparations annuelles au CRFPA, à l’ENM et la gestion des enseignements du pôle SIR

- Garantir la légalité des actes, des décisions et des procédures mises en œuvre (contrôle des connaissances, examens, etc)
- Coordonner et superviser la scolarité des étudiants inscrits à l’IEJ,
- Superviser la gestion des stages des étudiants inscrits à l’IEJ
- En interface avec la DRH, superviser et assurer le suivi des recrutements et des services effectués de l’ensemble des intervenants de l’IEJ (statutaires, vacataires enseignants et administratif, correcteurs, examinateurs, surveillants)
- Maîtriser la communication avec l’ensemble de ces intervenants.
- En interface avec l’agence comptable et la DAFB, superviser l’établissement des contrats de cession de droits d’auteur, la reddition des comptes annuelle et la mise en paiement annuelle des droits d’auteur pour la collection de manuels de cours de l’IEJ.
- Superviser la déclaration des heures d’enseignement (OSE)

Activité 4 : Organiser administrativement l’examen d’accès au CRFPA

- Constituer le jury et effectuer le secrétariat administratif du Jury (convocation et organisation des réunions)
- Superviser le contrôle des titres des candidats pour pouvoir se présenter à l’examen
- Superviser l’organisation logistique de l’examen notamment pour les étudiants en situation de handicap
- Superviser les convocations et communications avec les candidats
- Superviser l’organisation administrative des examens écrits et des corrections de copies (28 000 copies), notamment de la plateforme électronique de correction (paramétrage et suivi du fonctionnement)
- Superviser l’organisation administrative des épreuves orales
- Superviser la gestion des litiges et des recours

Activité 5 : Piloter la gestion administrative et la vie institutionnelle

-       Administrer le conseil de l’IEJ : préparation des ordres du jour, rédaction des compte-rendu, organisation des élections (en lien avec la DAJI) ;
-       Collaborer avec le responsable administratif général de l’EDS à l’harmonisation et à la simplification des procédures ;
-       Participer à la communication et à la visibilité de l’IEJ et s’assurer de la diffusion des informations (affichages, site internet, mails d’information, …)
-       Assurer l’interface avec les autres composantes de l’Université (DRH, DGS, DEVE, DAFB, DPSE,…)
-       Participer aux pré-dialogues de gestion en lien avec l’EDS
-       Garantir le respect des normes d’hygiène et de sécurité au sein de l’IEJ et le cas échéant participer à la planification des travaux de maintenance et de rénovation des locaux
-       Représenter la direction lors des réunions et des groupes de travail
-       Appuyer la Direction de l’IEJ dans la mise en place de nouveaux projets institutionnels

Profil

Les « savoirs » :

  • Connaître les aspects juridiques et réglementaires qui régissent une université
  • Connaître la réglementation des finances publiques
  • Connaître les différents statuts des personnels de l’université
  • Connaître les bases du Droit de la Fonction Publique
  • Connaître son environnement professionnel

Les « savoir-faire » :

  • Savoir organiser et animer une équipe
  • Maitriser les techniques d’expression orales et écrites
  • Maitriser les logiciels de gestion SIFAC, APOGEE, OSE, PSTAGE, Drupal, Wordpress,
  • Maitriser les outils et plateformes numériques de l’IEJ en matière de formation et de correction de l’examen (CMS, Viatique)
  • Maitriser la suite Office

Les « savoir-faire » comportementaux :

  • Savoir être organisé et méthodique
  • Savoir animer, motiver et assurer le bien-être d’une équipe
  • Savoir anticiper, être réactif et s’adapter
  • Savoir gérer les situations de stress et de conflit
  • Savoir s’adapter à son interlocuteur (étudiant, enseignant, services de l’université)
  • Savoir être disponible et à l’écoute

Employeur

L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne associe le glorieux héritage du collège fondé par Robert de Sorbon au XIIIe siècle avec un projet pluridisciplinaire novateur. Première université française en sciences humaines et sociales (SHS), elle cultive depuis 1971 un esprit unique qui associe une approche scientifique exigeante et l’ambition de faire émerger de nouveaux savoirs qui transforment le monde.

Implantée sur 25 sites franciliens, ouverte sur le monde et l'Europe avec les onze établissements qui composent l'alliance Una Europa, elle accompagne près de 45 000 étudiants par an et revendique l’un des plus grands réseaux d’alumni du continent. Grâce à son exceptionnel éventail de disciplines, elle forme des chercheurs, des enseignants, des professionnels du droit, des cadres pour les entreprises et l’administration, des économistes, des artistes… mais surtout des citoyens critiques qui analysent le monde qui les entoure et imaginent des solutions concrètes face aux nouveaux enjeux de notre société.

L’université Paris 1 Panthéon Sorbonne est aujourd’hui la grande université française en sciences humaines et sociales, engagée pour replacer l’humain au cœur de l’approche scientifique, pour des sciences plus humaines ainsi que pour une société plus juste et durable.

Cette offre est ouverte aux personnes en situation de handicap

Informations employeur

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L’IEJ de la Sorbonne, qui compte près de 5000 étudiants, a pour mission de former et de préparer les étudiants à l’examen d’accès au Centre Régional de formation professionnelle des Avocats (CRFPA) et de l’Ecole nationale de la Magistrature. Il a aussi pour fonction légale d’organiser, chaque année, l’examen d’accès aux écoles d’avocats (2800 étudiants inscrits).

De manière générale, et dans le cadre de l’EDS, l’IEJ est une structure d’enseignement, de réflexion et d’échanges sur les professions judiciaires. Il a vocation à déployer des actions de formations innovantes et des évènements à destination des professions judiciaires.

Il comporte un troisième pôle axé sur la justice économique, appelé Sorbonne Insolvabilité & Restructuration (SIR) qui propose une offre pédagogique spécifique.

L’IEJ se caractérise notamment par la dimension numérique et en ligne de la plupart de ses enseignements et évaluations.

Il offre également des formations qui ont lieu en dehors des calendriers de l’université, en particulier la prépa CRFPA estivale (juillet-août) ou les prépas ENM et CRFPA dont les enseignements peuvent avoir lieu les samedis.

Télétravail possible : OUI

Management  : OUI

 

Date de vacance de l'emploi  : 17/06/2024

Date de fin de publication par défaut  : 15/08/2024

Lieu d'affectation : Centre Panthéon et Centre Broca, Paris 5

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