Responsable administratif du campus des Cordeliers F/H (FDL44)

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DATE DE PUBLICATION 31/07/2019   TYPE DE CONTRAT CDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEUR SORBONNE UNIVERSITE   CATÉGORIE A
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Présentation de la Direction :
La Direction de la Logistique prend en charge la stratégie d’exploitation globale du patrimoine immobilier (élaboration du schéma directeur du soutien logistique et d’exploitation, du schéma directeur de sécurité incendie, du schéma directeur de sûreté, et de la politique de promotion du patrimoine immobilier), l’élaboration et la conduite des grands marchés transversaux. Elle fournit des expertises spécifiques sur des thématiques telles que la sécurité incendie, la sûreté, l’entretien des locaux, la collecte et la valorisation des déchets, la reprographie, l’organisation événementielle, l’exploitation d’installations techniques, la restauration administrative et la gestion de conventions d’hébergement. Elle assure une veille règlementaire, exploite le retour d’expérience et contribue à l’optimisation des pratiques. Elle appuie l’action des équipes facultaires.
La DL est également chargée de l’administration du campus des Cordeliers et du suivi d’exécution des budgets de la DGS et des services centraux.
Le service du campus des Cordeliers assure l’exploitation du site, propriété de la Ville de Paris, comprenant près de 31 000 m² de bâtiments et 3 000 usagers. Il situe son action entre les différents occupants, composés essentiellement de la faculté de médecine de Paris Descartes – co-affectataire du site – et du Centre de Recherche des Cordeliers (CRC). Son activité couvre les domaines logistique, multi techniques et d’hygiène et sécurité.

Localisation :
Sorbonne-Université
21 rue de l’Ecole de Médecine
75006 Paris

Poste

(réf. FDL44)

Catégorie : A
Corps : Ingénieur d'étude
Emploi type : J2C46 - Chargé-e de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel


Mission : Au sein de la direction de la logistique, le responsable administratif du campus des Cordeliers assure de manière polyvalente et autonome, des activités de gestion administrative, financière et de ressources humaines du site des Cordeliers.


Activités principales :

- Définir et mettre en œuvre un plan d’action pour la gestion du site, en cohérence avec les missions, les objectifs et les moyens humains et matériels qui lui sont assignés ;

- Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter auprès des partenaires internes et externes (services techniques de la Faculté des Sciences & Ingénierie, Direction du patrimoine immobilier, Service de prévention des risques professionnels, Université Paris Descartes et Ville de Paris) ;

- Établir et proposer un budget, contrôler sa répartition et son exécution en liaison avec le Pôle budget-finances de la DL. Etablir un suivi et une analyse des dépenses ;

- Contrôler l’application des règles et procédures administratives ; 

- Diriger et animer une équipe composée d’agents spécialisés dans les domaines techniques, de l’accueil et de la mise en œuvre d’équipements audiovisuels, de la gestion financière. Assurer le suivi RH de cette équipe (révision des effectifs, promotions, évaluation, primes, recrutement) ;

- Coordonner les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs du service ;

- Mettre en place des actions de communication en interne et en externe pour tous les publics (notamment les composantes présentes sur le site et les usagers).

- Assurer l’entretien du bâtiment, des équipements et des installations techniques en liaison ;

- Veiller à la sécurité des biens et des personnes ;

- Planifier et coordonner les interventions des entreprises dans le cadre des marchés publics, des contrats de maintenance et des besoins ponctuels en relation avec la Direction du bâtiment et de la logistique ;

- Assurer le bon fonctionnement des services du site liés à la vie étudiante (associations étudiantes, syndicats, service culturel) ;

- Contribuer à l’optimisation de l’occupation des locaux en lien avec les services centraux facultaires ;

- Participer aux groupes de travail de pilotage et de renouvèlement des marchés stratégiques dont le site bénéficie, en liaison avec le pôle concerné de la DL ou la DPI ;

- Contribue à la « gestion de crise » en cas d’accident, d’incendie ou d’incident sur le site. Activités associées :

- Contribuer à la réalisation de rapports, réponses aux enquêtes, audits et évaluations sur l'organisation, la production et les moyens du campus des Cordeliers ;

- Mettre en œuvre la politique d'achat et les procédures d'appel d'offre ;

- Contribuer à la réalisation d’études, rapports, enquêtes, audits ou évaluation ;

- Préparer les contrats et les conventions et contribuer au développement des partenariats ;

- Contribuer à la mise en œuvre de la politique d'hygiène et de sécurité ;

- Suivre l’évolution de la réglementation et des techniques concernant la gestion du site, constituer une documentation de référence ;

- Assurer ou contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités ;

- Dispenser des formations internes en lien avec la sécurité incendie ou l’hygiène et la sécurité au travail.

Points particuliers :

- L’envergure du site, les enjeux de sécurité des installations et des activités scientifiques qui y sont conduites requiert un sens aigu des responsabilités et un grand investissement personnel ;

- Obligation d’un recyclage SSIAP 1;

- Aptitude physique vérifiée annuellement par le service médical de prévention.
 
 
 
Encadrement : OUI 

Nb agents encadrés par catégorie : 0 A - 3 B - 9 C
 
 

Profil

Connaissances :
- Politique de recherche et d’innovation,
- Objectifs et projets de l'établissement,
- Techniques de management,
- Gestion des groupes et des conflits,
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique,
- Droit public,
- Droit des contrats,
- Environnement professionnel,
- Méthodologie de conduite de projet,
- Connaissances budgétaires générales,
- Finances publiques,
- Techniques d'achat,
- Techniques de communication,
- Hygiène et Sécurité au travail,
- Langue anglaise: B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues).


Savoir-faire transversaux :
- Elaborer et rédiger des notes d'information et des documents de synthèse ;
- Manager et animer une équipe ; gérer des conflits ;
- Conduire un entretien ;
- Elaborer des choix, planifier les actions, estimer les besoins en moyens pour son équipe ;
- Conduire des négociations dans un cadre prédéfini ;
- Expliquer et faire appliquer les textes réglementaires dans le contexte de la structure ;
- Contribuer à la définition des indicateurs pour le suivi et l'analyse des résultats ;
- Exploiter les systèmes d’information et les outils bureautiques.


Savoir être :
- Bon relationnel et sens du travail en équipe,
- Disponibilité et réactivité,
- Sens de l’analyse et force de proposition,
- Adaptabilité et autonomie,
- Organisation et rigueur,
- Sens du service public,
- Confidentialité.


Formations et expérience professionnelle souhaitables
- Diplôme : licence
- Gestion administrative
- Expérience en management d’équipe


Conditions particulières d’exercice :
Dans le cadre de la gestion de crise, le poste peut entraîner des contraintes horaires en fonction des événements, avec une présence le soir ou le week-end.