Responsable administratif du département du portail des Masters « SDUEE » F/H

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DATE DE PUBLICATION01/02/2024 TYPE DE CONTRATContractuel, CDD
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEA
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
75005
 VALABLE JUSQU'AU
01/04/2024

Poste

Fonctions : Responsable administratif du département du portail des Masters « Sciences de l’Univers Environnement Ecologie » (SDUEE)

Emploi-type : J3C44 - Assistant-e en gestion administrative

Catégorie : A

Corps : Assistant-e ingénieur

BAP : J

Mission :

Au sein d’une équipe de 5 agents administratifs, être en charge de l’encadrement des agents et de l’organisation de l’activité du service.

Activités principales :

  • Élaborer et mettre en œuvre avec l’équipe de direction, les arbitrages en moyens humains, techniques ou budgétaires.
  • Suivre et analyser les demandes d’achat, de missions ou les demandes d’heures d’enseignement en collaboration avec la gestionnaire financière du master.
  • Encadrer les agents permanents ou contractuels du service. Identifier les besoins en formation et expliquer le cadre de travail.
  • Contrôler l’application des règles et des procédures administratives : préparer les actes de gestion et en assurer le suivi pour la réalisation des objectifs de la structure. Être le référent administratif pour les relations internes à la Faculté des Sciences et Ingénierie de l’Université.
  • Répondre aux enquêtes SISES (remontée des anomalies du logiciel de scolarité) ; sur les étudiants boursiers ; sur l’évaluation de l’offre de formation et les Unités d’Enseignements communes de master, sur les effectifs des étudiants inscrits.
  • Prendre en charge la veille et la mise en place des règles d’Hygiène et Sécurité (tenu du Registre Santé et Sécurité au Travail– RSST) et mise à jour du Document Unique sur l’Évaluation des Risques Professionnels.
  • Coordonner la gestion des réponses aux candidatures des étudiants au niveau M1 sur la plateforme nationale Monmaster (3000 candidatures) et des étudiants étrangers dans l’application « Études en France » (400 candidatures par an) et assurer l’inscription des étudiants étrangers.
  • Assurer tous types de réunions répondant aux objectifs de la structure : planifier et organiser les réunions de l’Équipe de Formation Universitaire (EFU) et du Conseil de département (50 participants).
  • Participer aux réunions bilans des Unités d’enseignements communs ou aux groupes de travail sur l’évolution de l’offre de formation.
  • Proposer un soutien administratif à la réflexion sur l’offre de formation dans un contexte concurrentiel. Aider à la recherche d’éléments de rationalisation de l’offre de formation et des enseignements de terrain.
  • Informer en supervisant la réalisation de tous les supports liés à la promotion de l’offre de formation du master (Journée de pré-rentrée, Journée Darwin etc.), mise en place des actions de communication en interne et en externe tant sur les supports papiers et web.

Le cas échéant autres activités du poste :

  • Conseiller la direction du master pour la mise en place de partenariats d’enseignement avec des établissements d’enseignements supérieurs (l’Université de Polynésie française, le MNHN, l’Université Paris Saclay).

Encadrement : OUI (3 catégorie B - 2 catégorie C)

Profil

Connaissances transversales requises :

  • Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
  • Organisation et fonctionnement de la Faculté des Sciences et Ingénierie
  • Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
  • Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche

Savoir-faire :

  • Maîtriser les techniques d’encadrement, de communication et les logiciels
    liés à l’activité du service
  • Appliquer les règles de gestion et du domaine de l’activité
  • Structurer l’offre de formation et la gestion du planning et des Unités
    d’enseignement communes
  • Animer des réunions d’équipe avec assurance et dynamisme

Savoir-faire transversaux :

  • Capacité à assurer l’encadrement d’agents permanents ou contractuels : recrutement, délégation et coordination des activités et des responsabilités, animation et motivation de l’équipe, gestion de conflit, suivi de carrières et évolution professionnelle (entretiens professionnels, avancement, concours, besoin de formation), gestion des congés, autorisations d’absences et horaires)
  • Capacité à identifier les besoins de formations des agents encadrées et proposer des actions de formations en lien avec le bureau de la formation des personnels
  • Capacité à expliquer le cadre de travail aux agents
  • Capacité à organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l’équipe pour assurer les missions de l’équipe et garantir la continuité du service
  • Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité et celle du service en tenant compte des contraintes et des échéances
  • Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures et les organisations
  • Capacité à coordonner et accompagner les agents encadrés dans le cadre de l’évolution et de l’optimisation des organisations ou des procédures
  • Capacité à conduire et accompagner un projet
  • Capacité à conduire un entretien, une réunion
  • Capacité à structurer et rédiger des documents d’aide à la décision, des notes techniques ou administratives, des documents de synthèse
  • Capacité à appliquer et à faire appliquer les textes réglementaires
  • Capacité à élaborer des outils d’analyse et de synthèse et en rendre compte
  • Capacité à définir des indicateurs de suivi et à analyser les résultats
  • Capacité à adapter ses explications aux divers interlocuteurs
  • Capacité à assurer de la bonne circulation de l’information au sein du service
  • Capacité à accompagner les personnels à l’usage des systèmes d’informations

 

Savoir être :

  • Bon relationnel et sens du travail en équipe
  • Disponibilité et réactivité
  • Sens de l’analyse et force de proposition
  • Adaptabilité et autonomie
  • Organisation et rigueur
  • Sens du service public

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de santé qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

 

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie • http://sciences.sorbonne-universite.fr

 

Présentation de la Direction :

Département de formation de master rattaché à l’Unité de Formation et de Recherche « Terre, Environnement, Biodiversité » (UFR 918).

 

Présentation du service :

Département comprenant 12 parcours types organisés en 4 mentions de master : « Sciences de la Terre et des planètes, environnement » (STePE), « Biodiversité, écologie et évolution » (BEE), « Sciences de la Mer » (SdM) et « Sciences de l’océan, de l’atmosphère et du climat » (SOAC) (550 étudiants de M1 et M2 par an). 5 agents administratifs.

 

Localisation :

UFR 918, service Master Sciences de l’Univers, Environnement, Ecologie, Campus Jussieu, Tour 46, couloir 46/00, 1er étage, 4 Place Jussieu, 75252 PARIS CEDEX 05

Informations employeur

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CDD de 1 an renouvelable.

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée (sous la référence 918-2-RE25) à l'adresse email suivante : [email protected]

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