Responsable administratif du Master Santé F/H

  • Partager
  • Envoyer à un ami
  • Imprimer
DATE DE PUBLICATION22/05/2020 TYPE DE CONTRATCDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir à la faculté de Médecine • http://medecine.sorbonne-universite.fr

Localisation :
Direction des Formations en Santé
Faculté de Médecine de Sorbonne Université
CHU Saint-Antoine
27 rue de Chaligny - 75012 Paris

Présentation de la Direction :
Pr Philippe CARDOT – directeur du Master des formations en santé (mention santé et mention santé publique). Le département du Master est rattaché à la Direction des formations de la Faculté de Médecine de Sorbonne Université.

Présentation du service :
L’agent-e évolue au sein du service de la scolarité de la mention Santé et de la mention santé publique qui accueillent environ 350 étudiants par an. Le service de la scolarité se compose d’un-e responsable administratif-ve, de 2 gestionnaires administratifs(ves) et pédagogiques.

Poste

(réf.5701)

Fonctions : Responsable administratif du Master Santé F/H (réf.5701)
Catégorie : B
BAP : J

Mission :
Le/la responsable administratif/ve du département de formation assure la mise en œuvre et la coordination de toutes les activités administratives, pédagogiques et financières liées à la structure. Il/Elle est l’interface opérationnelle entre le directeur du département de formation, l’équipe pédagogique et les différents services de l’établissement. Il/elle encadre une équipe de 2 gestionnaires administratifs(ves) et il/elle est le/la référent(e) administratif/ve de 4 secrétaires pédagogiques chargé(e)s de certains parcours de la mention santé.

Activités principales :

  • Coordonner les activités administratives, pédagogiques et financières du service
  • Accueillir, informer et orienter les usagers du département de formation (étudiants, enseignants, partenaires extérieurs…)
  • Gérer et traiter les informations écrites (courrier, messagerie…) à l’arrivée et au départ
  • Gérer les relations avec les différents services de l’université (Direction de la Faculté de médecine, DRH, services centraux, secrétariats, autres départements de formation …)
  • Organiser et diffuser les informations à destination des responsables des UE, des étudiants et de l’équipe administrative
  • Collecter, traiter, contrôler et conserver des informations dans chaque domaine de spécialité, constituer des dossiers documentaires
  • Entretenir les outils de communication (site internet, plateforme de transfert d’informations administratives et pédagogiques Moodle à destination des étudiants)
  • Assurer la gestion administrative des ressources humaines du service, rédiger les fiches de poste, gérer les congés, mener les entretiens professionnels annuels, constituer et suivre les dossiers de liste d’aptitude et tableaux d’avancement, accueillir, former et accompagner les nouveaux personnels de la structure
  • Répondre aux différentes enquêtes

Missions administratives et pédagogiques :

  • Informer les équipes administratives et pédagogiques des procédures administratives et des règlementations mises en œuvre par l’établissement
  • Établir des attestations et certificats administratifs
  • Organiser et coordonner la campagne de candidature
  • Organiser et superviser la logistique des enseignements (plannings, réservation des salles pour les cours et les examens).
  • Organiser et superviser les inscriptions administratives et pédagogiques
  • Vérifier et valider les procès-verbaux de semestre et de diplôme
  • Préparer les délibérations de jurys d’examen
  • Éditer les diplômes
  • Organiser les cérémonies de remise des diplômes
  • Préparer les modalités de contrôle des connaissances à présenter au Conseil
  • Établir le calendrier universitaire avec le directeur du département
  • Analyser les évaluations des Ues de chaque parcours

Missions financières :

  • Prendre en charge la gestion financière des crédits alloués (dotation récurrente, formation continue, taxe d’apprentissage sur le logiciel SIFAC)
  • Émettre des bons de commande, assurer le suivi des livraisons et valider les services faits en collaboration avec le service financier
  • Organiser les missions des intervenants (ordre et frais de mission sur le logiciel SIFAC)
  • Établir le tableau prévisionnel des heures complémentaires à payer
  • Gérer les demandes et les dossiers d’heures complémentaires (interface entre les services de gestion des RH et les enseignants)

Conduite de projets : Non
Encadrement : Oui
Effectif encadré par catégorie : 1 A et 1 B

Profil

Connaissances transversales requises :

  • Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
  • Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
  • Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
  • Connaissance générale des techniques et des procédures de gestion administrative et connaissance approfondie de la gestion pédagogique
  • Connaissance des techniques du management
  • Connaissance des statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche
  • Maîtrise des outils bureautiques
  • Connaissance des logiciels de gestion administrative Apogée et de gestion financière SIFAC
  • Connaissance de la plateforme Moodle

Savoir-faire :

  • Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires
  • Structurer et rédiger un document d’information technique ou réglementaire
  • Restituer et transmettre l’information écrite et orale sous forme de synthèse
  • Coordonner, animer et encadrer une équipe
  • Organiser et planifier ses activités de façon autonome
  • Gérer les priorités et anticiper
  • Rechercher l'information, la vérifier, l'exploiter et assurer une veille
  • Capacité à assurer l’encadrement d’agents permanents ou contractuels : recrutement, délégation et coordination des activités et des responsabilités, animation et motivation de l’équipe, gestion de conflit, suivi de carrières et évolution professionnelle (entretiens professionnels, avancement, concours, besoin de formation), gestion des congés, autorisations d’absences et horaires) …
  • Capacité à expliquer le cadre de travail aux agents
  • Capacité à organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l’équipe pour assurer les missions de l’équipe et garantir la continuité du service
  • Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité et celle du service en tenant compte des contraintes et des échéances
  • Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures et les organisations
  • Capacité à structurer et rédiger des documents d’aide à la décision, des notes techniques ou administratives, des documents de synthèse…
  • Capacité à appliquer et à faire appliquer les textes réglementaires
  • Capacité à assurer de la bonne circulation de l’information au sein du service

Savoir-être :

  • Bonnes capacités d’adaptation
  • Polyvalence et réactivité
  • Autonomie et rigueur
  • Sens de l’organisation et de la coordination
  • Bon relationnel, écoute et capacité à travailler en équipe
  • Sens de l’analyse et force de proposition
  • Disponibilité, discrétion et confidentialité

Informations employeur

Afficher les informations

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : [email protected]

POSTULER À L'OFFRE
Responsable administratif du Master Santé F/H

Vous avez déjà un CV Emploi Public ? Postulez avec votre compte

* : éléments obligatoires

Civilite*

(Taille maximum : 1Mo – Type de fichier : pdf, doc(x), odt, rtf)

Offres d’emploi similaires à Responsable administratif du Master Santé F/H

VILLE DE PONTARLIER

Chargé d’affaire – Maître d’oeuvre– Infrastructures – Voirie – Réseaux secs (h/f)

Titulaire, Contractuel | 27/05/2020 | PONTARLIER

VILLE DE SARTROUVILLE

Directeur(trice) d’établissement (h/f) pour son multi-accueil « Croque la vie »

Titulaire, Contractuel | 25/05/2020 | VILLE DE SARTROUVILLE

INFOPRO DIGITAL

Commercial Sédentaire B to B H/F

Titulaire, Contractuel, CDI, CDD | 25/05/2020 | INFOPRO DIGITAL