Responsable administratif et financier de la Direction de la Documentation H/F

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DATE DE PUBLICATION20/07/2020 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURUNIVERSITE DE BORDEAUX CATÉGORIEA
LIEUX DE TRAVAIL
PESSAC
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

La Direction de la documentation propose et met en œuvre la politique documentaire de l’université. Elle assure à la communauté universitaire l’accès à toute la documentation requise pour l’enseignement et la recherche. La Direction de la documentation est constituée d’un réseau de 15 bibliothèques. Elle emploie 152 agents et 39 moniteurs étudiants au 01/01/2020.

L'activité s'exerce en relation directe  avec la Directrice de la Documentation et en lien avec l’ensemble des responsables de services de la Direction,  du Service de coopération documentaire et de l’Urfist.

Le responsable administratif et financier (RAF) pilote le Service Transversal Administratif et  Financier (STAF), composé de dix agents, deux catégories B gestionnaires financiers et huit catégories C en charge de la gestion financière,  administrative, RH.

Le RAF anime l’intégralité du processus financier, administratif et RH.

Le service assure la  préparation de budget, l’exécution budgétaire et le bilan financier, la rédaction des contrats en lien avec la Direction des affaires juridiques, la préparation et l’analyse des marchés en lien avec la Direction des achats, la mise en œuvre des actes de gestion RH en lien avec le Pôle RHDS.

Poste

Mission(s) principale(s) ou projet à accomplir :

Le Responsable administratif et financier (RAF) assure le pilotage des moyens mis à disposition de la Direction et participe à ses  missions. Il conduit la planification, la gestion et la coordination des tâches administratives financières et comptables de la structure : pilotage administratif et financier ainsi que gestion des ressources humaines.

Le budget annuel  de la Direction de la documentation est de l'ordre de 7M€. Elle assure la gestion de plus de 150 agents (titulaires issus de trois filières, contractuels, CDD, CDI), d’une trentaine de vacataires étudiants et de cinq volontaires en service civique.

Le RAF est membre de l’équipe de direction (CODIR) de la Direction de la documentation.

Activités essentielles :

- Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes
- Assurer ou contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités
- Assurer une veille sur les sources potentielles de financement
- Contribuer à la mise en œuvre de la politique d'hygiène et de sécurité
- Contribuer à la réalisation de rapports, réponses aux enquêtes, audits et évaluations sur l'organisation, la production et les moyens de la structure

- Contrôler l'application des règles et procédures administratives
- Coordonner les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure

- Diriger et animer une équipe
- Définir et mettre en œuvre un plan d'action, en cohérence avec les missions, les objectifs et les moyens humains et matériels qui lui sont assignés

- Mettre en œuvre la politique d'achat et les procédures d'appels d'offre
- Préparer les contrats et les conventions et contribuer au développement des partenariats
- Suivre l'évolution de la réglementation et des techniques du domaine géré, constituer une documentation de référence
- Établir et proposer un budget, contrôler sa répartition et son exécution. -- Faire le suivi et l'analyse des dépenses

Profil

Compétences demandées :

- Maîtrise technique ou expertise scientifique du domaine d'activité : budgétaires finances publiques
- Techniques d'achat           
- Droit public et des contrats             
- Techniques de management          
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique               
- Environnement professionnel        
- Méthodologie de conduite de projet             
- Langue anglaise : B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoirs :

- Réaliser des synthèses      
- Rédiger des rapports ou des documents       
- Créer les conditions favorables à un entretien            
- Conduire des entretiens    
- Déléguer et évaluer           
- Encadrer / Animer une équipe        
-Élaborer des éléments de langage    
- Concevoir des tableaux de bord

Savoir-faire :

- Capacité à animer une équipe ou un réseau               
- Capacité à identifier, mobiliser et valoriser les compétences individuelles et collectives  
- Capacité d'organisation et de pilotage         
- Aptitude à la conduite de projet    
- Capacité à déléguer          
- Capacité à former             
- Aptitude au dialogue, à la communication et à la négociation              
- Aptitude à prévenir, arbitrer et gérer les conflits         
- Aptitude à faire des propositions, à prendre des décisions et à les faire appliquer
- Implication dans l'actualisation de ses connaissances professionnelles, volonté de s'informer et de se former          
- Capacité à se situer dans l'environnement professionnel         
- Capacité à appréhender les enjeux des dossiers et des affaires traités
- Capacité d'anticipation et d'innovation       
- Capacité d'analyse, de synthèse et de résolution de problèmes             
- Qualités d'expression écrite             
- Qualités d'expression orale

Savoir-être :

- Rigueur /fiabilité                
- Réactivité            
- Sens relationnel

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