Responsable Administratif et Financier F/H

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DATE DE PUBLICATION23/02/2021 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURUNIVERSITE DE BORDEAUX CATÉGORIEA
LIEUX DE TRAVAIL
PESSAC
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

L’université de Bordeaux accueille plus de 55 000 étudiants et emploie 6 000 personnels. Elle est dotée d’un budget global de 560 M€.

L'administration de l’université de Bordeaux est structurée en 10 pôles et directions. Elle est organisée pour servir les cœurs de missions de l'université : la formation, la recherche et la vie de campus.


Parmi ces structures, la Direction de la documentation de l’université de Bordeaux a pour principales missions de mettre en œuvre une politique documentaire adaptée aux besoins des différents publics (chercheurs et étudiants) et d’assurer un accueil de qualité au sein des bibliothèques du réseau.

En relation avec le projet de l'université et les EPST, la Direction de la documentation développe de manière significative son offre documentaire notamment en matière de ressources numériques (e-books et revues). Dans le domaine de la pédagogie, elle propose des formations à la recherche documentaire et des tutoriels en ligne favorisant l'usage de la documentation numérique.


Dans le cadre de la vie universitaire, elle coordonne sur place, grâce au réseau des 34 bibliothèques présentes sur l'ensemble des sites (dont 15 BU intégrées), mais aussi à distance, des services adaptés aux différents publics.
Dans le domaine de la recherche, la Direction de la documentation apporte un soutien aux directeurs d’unités et aux chercheurs concernant le signalement et la valorisation des publications, ainsi que la diffusion et la conservation de la production scientifique de l’université.

La Direction de la documentation emploie 151 agents et 40 emplois étudiants au 01/01/2021 et est organisée en 5 services transversaux et 2 services inter-établissements, dont le service transversal administratif et financier.


Le Service transversal administratif et financier (STAF) de la Direction de la documentation contribue à l'accomplissement des missions et activités documentaires.

Poste

L'activité du Responsable administratif et financier F/H de la Direction de la documentation s'exerce en relation directe avec la Directrice de la Documentation et l’ensemble des responsables de services transversaux, et des services interuniversitaires.

Le RAF est membre de l’équipe de direction (CODIR) de la Direction de la documentation. A ce titre, il apporte appui et expertise dans le cadre de la définition et la mise en œuvre des activités documentaires de l’établissement.

Le RAF pilote le Service Transversal Administratif et  Financier (STAF), composé de 10 agents (2 catégories B gestionnaires financiers et 8 catégories C en charge de la gestion financière, administrative, et RH).  Il encadre directement hiérarchiquement 5 personnels (2B et 3C), fixe les priorités et organise le travail de l’ensemble de l’équipe.

Dans le cadre de ses fonctions, le responsable administratif et financier interagit régulièrement avec les autres RAF de composantes et les pôles administratifs de l’université.

Missions

Le.La Responsable administratif et financier (RAF) assure le pilotage des moyens humains et matériels mis à disposition de la Direction et participe à ses missions. Il conduit la planification, la gestion et la coordination des tâches administratives financières et comptables de la structure : pilotage et animation de l’intégralité du processus administratif et financier ainsi que gestion des ressources humaines.

Le.La Responsable administratif et financier assure le suivi de la gestion de 151 agents (titulaires issus de trois filières, contractuels, CDD, CDI), d’une quarantaine de vacataires étudiants et de volontaires en service civique.

Le budget annuel de la Direction de la documentation est de l'ordre de 6M€ dont 85 % relèvent d’approvisionnements documentaires tous supports.

Le service placé sous la responsabilité du RAF assume la  préparation de ce budget, l’exécution budgétaire et le bilan financier, la rédaction des contrats en lien avec la Direction des affaires juridiques, la préparation et l’analyse des marchés en lien avec la Direction des achats, la mise en œuvre des actes de gestion RH en lien avec le Pôle RHDS.

Activités principales

  • Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes
  • Assurer ou contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités
  • Assurer une veille sur les sources potentielles de financement
  • Contribuer à la mise en œuvre de la politique d'hygiène et de sécurité
  • Contribuer à la réalisation de rapports, réponses aux enquêtes, audits et évaluations sur l'organisation, la production et les moyens de la structure
  • Contrôler l'application des règles et procédures administratives
  • Définir et mettre en œuvre un plan d'action, en cohérence avec les missions, les objectifs et les moyens humains et matériels qui lui sont assignés
  • Mettre en œuvre la politique d'achat et les procédures d'appels d'offre
  • Préparer les contrats et les conventions et contribuer au développement des partenariats
  • Suivre l'évolution de la réglementation et des techniques du domaine géré, constituer une documentation de référence
  • Établir et proposer un budget, contrôler sa répartition et son exécution. Faire le suivi et l'analyse des dépenses

Profil

Cette fonction requiert une réelle aptitude au pilotage et à la conduite de projets, de solides connaissances dans les domaines administratifs, juridiques et financiers, une grande disponibilité et une très bonne réactivité, des capacités relationnelles avérées et une bonne connaissance du milieu universitaire. 

La.Le candidat.e devra faire preuve :

  • de qualités et d'expériences dans le domaine du management pour l'animation d'une équipe aux   compétences multiples ;
  • de capacités d'écoute, d'analyse, de négociation, de hiérarchisation des demandes ;
  • d’aptitudes importantes à la communication ;
  • de capacités d’adaptation et d’anticipation ;
  • de réelles aptitudes au travail en équipe et en transversalité ;
  • d'aptitude à conduire le changement, tout en assurant la continuité des services, mais également contraint en matière financière et de ressources humaines.

Informations employeur

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Poste exclusivement ouvert aux titulaires.

Poste à pourvoir à partir du 01/04/2021.

Rémunération : IFSE Socle + 25 points NBI et 3 000 € brut/an.

Envoyer CV et lettre de motivation jusqu'au 7 mars 2021 à :

[email protected]

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Responsable Administratif et Financier F/H

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