Responsable administratif F/H

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DATE DE PUBLICATION14/09/2020 TYPE DE CONTRATCDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEA
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.
Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.
Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au coeur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.
Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en oeuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir à la faculté des Lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr

Présentation de la Direction :
La cellule de Certification au numérique (Informatique et Internet et prochainement Pix) est chargée sous l’autorité du Correspondant C2i de la faculté des Lettres de préparer les étudiants ainsi que les personnels à la certification au numérique, de l’organiser et de transmettre les notes obtenues. Elle a un lien privilégié avec le département d’Informatique et de Mathématiques pour les Sciences Humaines de l’UFR SISH (Sociologie et Informatique pour les Sciences Humaines) qui supporte pédagogiquement la préparation à la Certification.

Localisation : Centre Malesherbes (17ème) / Centre Clignancourt (18ème).

Poste

Fonctions : Responsable administratif F/H   (réf.FDLL17)
Catégorie : A
Corps : Assistant-e Ingénieur-e de recherche et de formation                
BAP : J
Emploi-type : Assistant-e en gestion administrative  

Missions :

  • Assure la coordination et/ou la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel au sein de la cellule de certification au numérique
  • Assure l’encadrement et participe à l’animation du travail d’un autre agent de la cellule  
  • Pilote et assure la coordination avec l’équipe pédagogique du département d’Informatique et de Mathématiques pour les Sciences Humaines à laquelle peut s’ajouter d’autres intervenants extérieurs
  • Participe à la gestion pédagogique des étudiants (inscription, formation, évaluation) en liaison avec la scolarité, les UFR de la faculté des lettres, le service du personnel ainsi le service de Formation Continue
  • Assure la coordination avec les cellules de Certification au numériques des autres facultés (Médecine et Sciences) 
  • Élabore et rédige des documents divers.

Activités principales :

  • Participation à la gestion du planning des formations de préparation à la Certification
  • Recrutement vacataires pédagogiques et surveillants pour les examens et gestion des états d’heures de l’ensemble de l’équipe pédagogique (Progiciel AZUR)
  • Suivi de la salle informatique de la Cellule (48 postes) en liaison avec le service Informatique
  • Gestion des impressions des documents pédagogiques (travaux dirigés, cours magistraux et examens) et centralisation des feuilles de présences
  • Préparation et suivi du budget
  • Préparation et suivi de la maquette Apogée correspondant à la certification au numérique (Pix)
  • Paramétrisation sous Apogée et suivi des IA (Inscriptions Administratives), des IP Web (Inscriptions pédagogiques à distance), des IP en présentiel, ainsi que du logiciel d’entrée de Notes (SNW)
  • Participation à la gestion scolarité et au suivi pédagogique des étudiants sur Apogée
  • Participation aux Journées Portes Ouvertes et aux séminaires Pix.

Encadrement : Oui                                        
Nb agents encadrés par catégorie : 1C

Profil

Connaissances transversales requises :

  • Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
  • Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
  • Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
  • Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche

 Savoir-faire :

  • Bonne pratique des logiciels de bureautique ainsi que des logiciels universitaires (Apogée, Azur..)
  • Animer des réunions

Savoir-faire transversaux :

  • Capacité à assurer l’encadrement d’agents permanents ou contractuels : recrutement, délégation et coordination des activités et des responsabilités, animation et motivation de l’équipe, gestion de conflit, suivi de carrières et évolution professionnelle (entretiens professionnels, avancement, concours, besoin de formation), gestion des congés, autorisations d’absences et horaires)…
  • Capacité à identifier les besoins de formations des agents encadrées, et proposer des actions de formations en lien avec le bureau de la formation des personnels
  • Capacité à expliquer le cadre de travail aux agents
  • Capacité à organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l’équipe pour assurer les missions de l’équipe et garantir la continuité du service
  • Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité et celle du service en tenant compte des contraintes et des échéances
  • Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures et les organisations
  • Capacité à coordonner et accompagner les agents encadrés dans le cadre de l’évolution et de l’optimisation des organisations ou des procédures 
  • Capacité à conduire et accompagner un projet
  • Capacité à conduire un entretien, une réunion
  • Capacité à structurer et rédiger des documents d’aide à la décision, des notes techniques ou administratives, des documents de synthèse
  • Capacité à appliquer et à faire appliquer les textes réglementaires
  • Capacité à élaborer des outils d’analyse et de synthèse et en rendre compte
  • Capacité à définir des indicateurs de suivi et à analyser les résultats
  • Capacité à adapter ses explications aux divers interlocuteurs
  • Capacité à assurer de la bonne circulation de l’information au sein du service
  • Capacité à accompagner les personnels à l’usage des systèmes d’informations

Savoir être :

  • Bon relationnel et sens du travail en équipe
  • Disponibilité et réactivité
  • Sens de l’analyse et force de proposition
  • Adaptabilité et autonomie
  • Organisation et rigueur
  • Sens du service public
  • Confidentialité

Informations employeur

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Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l’adresse mail suivante : [email protected]

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