Responsable administratif-ive du département de formation du master de mathématiques H/F

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DATE DE PUBLICATION23/09/2020 TYPE DE CONTRATCDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEA
LIEUX DE TRAVAIL
Paris
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Présentation de la Direction :

La direction de L'UFR 929 de mathématiques est représentée par le Directeur de la composante et de la responsable administrative et financière.

Localisation : La direction de l’UFR de mathématiques se situe tour 15/25, 1er étage du site Pierre et Marie Curie de la Faculté des Sciences et Ingénierie de Sorbonne Université.

Présentation du service  :

Un directeur dirige le département de formation du master rattaché à l’UFR de mathématiques. Ce département est dédié à l’enseignement et à l’accompagnement des usagers vers leurs insertions professionnelles. Il est composé de la responsable administrative d’une équipe pédagogique.

Composé des structures suivantes :

des laboratoires

·         LPSM Laboratoire de Probabilités, Statistique et Modélisation

·         LJLL Laboratoire Jacques-Louis Lions

·         IMJ-PRG Institut de Mathématiques de Jussieu 

et des départements de formation

·         licence

·         master

·         l’école doctorale

·         L’ISUP Institut de Statistiques de l’Université de Paris   

Localisation : site Pierre et Marie Curie de la Faculté des Sciences et Ingénierie de Sorbonne Université, tour 14-15 au 2éme étage.

 

Poste

Mission :

Coordonner les activités pédagogiques du département de formation du master en collaboration avec le directeur de la structure et des gestionnaires. Assurer son pilotage administratif, collaborer avec ses divers partenaires. Suivre les dossiers lors des campagnes RH en relation étroite avec la direction de l’UFR de mathématiques. Être garant du respect des règles d’hygiène et de sécurité sur le site selon les directives de Sorbonne université (document unique…).

Activités principales :

Management :

- Encadrement et animation d’une équipe de 10 agents administratifs (titulaires et contractuels) et appui aux gestionnaires dans leurs missions quotidiennes
- Gestion des ressources humaines du département de formation du master, en lien étroit avec la direction de l’UFR et dans le respect des délais imposés par l’UFR :  l’élaboration des entretiens professionnels, le suivi des formations des agents, la gestion des congés, le suivi des dossiers de promotion, le suivi des carrières
- Gestion des conflits et information auprès des directions

Gestion administrative et pédagogique
- Pilotage, organisation et coordination des secrétariats pédagogiques et de l’activité de l’équipe administrative du master
- Participation aux réunions organisées par la direction de la faculté et représentation du directeur, en cas d’absence
- Organisation des conseils de département et des élections étudiantes
- Collaboration auprès de l’UFR lors des élections et de manifestations diverses
- Réponses aux enquêtes administratives en lien avec le ministère, l’université, la scolarité et la composante
- Contrôle, application et transmission aux agents des règles et des procédures administratives et pédagogique
- Diffusion de l’offre de formation dans le logiciel de scolarité APOGEE et mise en place des modalités de contrôle des connaissances
- Pilotage et mise en œuvre des logiciels (eCandidat, moodle) et assistance auprès des gestionnaires et des responsables
- Contrôle d’assiduité des étudiants (préfecture, Crous pour les bourses)
- Rédaction des comptes rendus et procès-verbaux des conseils et des sessions de parcours du master
- Responsabilité des plannings des salles de cours
- Organisation des sessions d’examens et convocation des jurys de délibération
- Délivrance des attestations d’assiduité et des relevés de notes
- Organisation des journées d’accueil et d’information et accompagnement des étudiants dans leurs démarches
- Interaction entre les directions universitaires, facultaires et le département
- Établissement des statistiques et documents de synthèse concernant les enseignements

Gestion financière
- Gestion financière du département
- Edition des bons de commandes et de missions à l’aide du logiciel SIFAC
- Gestion de la taxe d’apprentissage en lien avec la préfecture
- Contrôle et suivi des données budgétaires
- Établissement des statistiques et documents de synthèse concernant les finances liées au département de formation

Communication

- Assurer la circulation de l’information au sein du service, auprès des étudiants, des gestionnaires, des enseignants chercheurs et de la direction de l’UFR

- Assurer la responsabilités des sites  web dédiés au département de formation du master et leur mise à jour: moodle, ePartage…

Encadrement : OUI                                        

Nb agents encadrés par catégorie : 2B - 8C

Conditions particulières d'exercice :

En fonction des nécessités de service possibilité d’astreintes horaires (examens, jurys…)

 

 

 

Profil

Connaissances transversales requises :

-       Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France

-       Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle

-       Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche

 

Savoir-faire :

-       Technicité et maîtriser les outils : APOGEE, eCANDIDAT, ETUDES en France, SIFAC,

-       Aisance avec l’outil informatique

-       Capacité à élaborer et conduire un projet, optimiser l’organisation et les procédures

-       Assurer, encadrer, accompagner et conduire une réunion d’agents, un recrutement, un entretien, savoir déléguer des activités et des responsabilités 

-       Définir des indicateurs de suivi et à analyser les résultats, adapter ses explications aux divers interlocuteurs et en rendre compte 

-       Coordonner le travail de l’équipe pour assurer les missions et garantir la continuité du service

-       Hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité et celle du service en tenant compte des contraintes et des échéances 

-       Structurer et rédiger des documents d’aide à la décision, des notes et fiches techniques ou administratives

-       Appliquer et à faire appliquer les textes réglementaires

-       Capacité à adapter ses explications aux divers interlocuteurs 

-       Assurer de la bonne circulation de l’information au sein du service et de la direction de l’UFR

 

Savoir être :

-       Confidentialité, disponibilité, réactivité, sens du travail en équipe de l’analyse et force de proposition 

-       Organisation, rigueur, adaptabilité et autonomie

-       Sens du service public

Informations employeur

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Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : [email protected]

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