Responsable administratif.ve H/F

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DATE DE PUBLICATION 19/02/2019   TYPE DE CONTRAT Titulaire, Contractuel
RECRUTEUR EPT PLAINE COMMUNE   CATÉGORIE A
LIEUX DE TRAVAIL
Seine-Saint-Denis
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

        

Poste

FONCTION UN.E responsable administratif.ve

GRADE ATTACHE TERRITORIAL

DIRECTION

SERVICE /UT

DST

Voirie et déplacements

ut pierrefitte-villetaneuse-stainS

FINALITES :

Sous la responsabilité du directeur de l’Unité Territoriale Voirie et réseaux de Plaine Commune, le.la responsable administratif.ve assure l’organisation, l’encadrement et l’animation du service administratif pour les trois unités territoriales Propreté, Parcs et jardins et Voirie, sur le territoire de Pierrefitte, Villetaneuse et Stains. Il.elle met en œuvre les missions de

- Gestion des ressources humaines et assure le rôle de référent.e RH des 3 unités territoriales Organisation des accueils téléphonique et du public des unités

- Organisation des missions de secrétariat

- Gestion financière

- Organisation des plannings et réunions de travail des services

Activités / tâches  principales :

ACTIVITES ET TACHES PRINCIPALES

 Gestion financière :

- Participation à la préparation budgétaire des unités territoriales en fonctionnement comme en investissement,

- Veille à l’exécution budgétaire : engagement, suivi des marchés, suivi des factures, mandatement,

- Suivi des recettes et notamment des subventions liées aux opérations en relation avec le département finances,

- Gestion du recouvrement des droits d’occupation du domaine public

 Encadrement du Secrétariat :

- Accueil téléphonique, physique et prise de messages,

- Enregistrement et tri des courriers entrants et sortants

- Suivi des courriers : réponse, circuits de signatures,…

- Rédaction de courriers en relation avec les techniciens,

- Organisation du suivi administratif des Arrêtés

Production des indicateurs et bilans d’activité des unités territoriales et en particulier

Mise en place, avec les directeurs, des outils de type tableaux de bord et indicateurs d’activité liés à la Démarche de Gestion et aux Conventions de mutualisation, notamment. En assure le suivi.

Gestion des ressources humaines:

Le.la responsable est garant du suivi de la gestion des présences et des absences (congés, maladie, accident de travail…).

- tenue un état consolidé des heures supplémentaires et des astreintes, renseigné par les directions territoriales.

- suivi des inscriptions aux formations, qu’il.elle organise en lien avec les directeurs

-  participation aux commissions Prévention Santé

 

Profil

Compétences et qualités requises

Connaissances des procédures de la commande publique et du code des marchés publics,

Connaissances générales relatives au fonctionnement des collectivités territoriales,

Connaissances des finances territoriales et maîtrise des règles de la comptabilité publique,

Connaissance du statut de la fonction publique territoriale,

Aptitude à l’encadrement et à l’animation d’équipe,

Capacités rédactionnelles,

Capacités à utiliser les outils bureautiques et informatiques,

Rigueur et organisation dans le travail,

Intégrité, sens relationnel

Compétences spécifiques / Expérience recherchée/ Diplôme ou permis obligatoire

Expérience professionnelle souhaitée : expérience de type secrétariat de direction ou finances, idéalement en situation d’encadrement

 

Conditions de travail/ horaires 35 H