Responsable de scolarité - EPISEN H/F

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DATE DE PUBLICATION23/04/2021 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURUNIVERSITE DE PARIS EST CRETEIL / UPEC CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
CRETEIL
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Avec plus de 36 000 étudiants, l'Université Paris-Est Créteil Val de Marne (UPEC) est la plus grande université multidisciplinaire et professionnalisée d'Ile-de-France.
Créée en 1970, l'UPEC offre une gamme complète de formations (du diplôme universitaire de technologie au doctorat) et compte 15 composantes (facultés, écoles, instituts, observatoire) ainsi que 32 laboratoires de recherche couvrant presque toutes les disciplines.
L'université emploie aujourd'hui plus de 1000 personnels BIATSS et 1600 enseignants. Elle est dotée d'un budget annuel de 260 millions d’euros et est implantée sur 16 sites dans 3 départements.
Pour plus d'informations : http://www.u-pec.fr/

Poste

Responsable de scolarité - EPISEN

Type de poste :vacant

Catégorie :B

Grand domaine : Scolarité / formation

Quotité :100% :

Site geographique :Campus Saint-Simon

Composante / Directions / Service  :EPISEN

Emploi type / Referens  :Technicien-ne en gestion administrative

 

Missions

Le-la responsable de scolarité a pour mission principale d’assurer, sous le contrôle du responsable administratif et en lien avec l’équipe de direction, la coordination, le développement et l’optimisation du service de scolarité.
Véritable acteur du développement de la gestion pédagogique, le-la responsable de scolarité a pour fonction de faciliter et d’accompagner la mise en place de la démarche de projet.  

Interface entre les étudiants et les enseignants, entre les étudiants et la direction, entre les étudiants et les différents partenaires (CFA, entreprises…), ce poste exige un sens très développé des relations humaines et de l'organisation.
Il nécessite une collaboration étroite avec le responsable administratif et toute l'équipe de direction.
Le-la responsable de scolarité s’assure de la régularité formelle des actes de l'EPISEN opposables à l'étudiant et de l'application des règles de conservation et de communication des documents administratifs de scolarité.
  • Activités principales

1- Gestion de la scolarité
• Coordonner les activités de la scolarité et s’impliquer dans le développement du service
• Organiser annuellement la campagne d’admission, E-candidat, Campus France, les inscriptions pédagogiques, la saisie des notes, ...
• Organiser le travail de son équipe modulable en fonction des pics d'activité
• Participer aux missions quotidiennes de la scolarité
• Apporter son soutien aux gestionnaires de scolarité
• Assurer la diffusion de toutes les informations émanant des différents services de l’université auprès de son équipe
• Mettre en œuvre les modalités d'organisation des études et s'assurer de la traduction de ces éléments dans Apogée
• Veiller à la cohérence de la modélisation dans Apogée
• Saisir et ou contrôler les informations dans les outils de gestion de scolarité
• Coordonner la gestion des emplois du temps et la planification des examens en relation avec les responsables des filières et le service du patrimoine
• Contrôler et coordonner la bonne application de la réglementation (calendriers, modalités des contrôles des connaissances, charte des examens et décisions réglementaires)
• Participer à la mise à jour du site Internet
• Savoir rendre compte des activités du service, présenter des bilans, renseigner des enquêtes, des indicateurs de gestion et des tableaux de bord et fournir des indicateurs d'aide au pilotage pour la direction
• Encadrer et animer une équipe de 3 personnes
• Savoir travailler en mode projet

2- Organisation et gestion des tâches spécifiques à la formation en apprentissage et aux stages
• Mettre en place la sélection des apprentis/stagiaires (réunions d'information auprès des étudiants…)
• Mettre en relation les apprentis/stagiaires avec les entreprises (contacts téléphoniques, plateforme CFA…)
• Assurer la liaison entre le CFA sup 2000 et l’EPISEN sur le suivi des contrats et des apprentis
• Assurer le suivi des étudiants en entrée de formation (établissement fiche de liaison…)
• Suivre les contrats et les inscriptions administratives à l'université
• Assurer le suivi des tutorats pédagogiques dans les entreprises
• Contrôler le respect des critères qualité du CFA concernant la gestion de l’étudiant
• Gérer les potentiels litiges et problèmes  

3- Organisation et gestion des tâches spécifiques à la formation continue
• Accueillir et informer les stagiaires : rythme, contenu de la formation, possibilités de financement.
• Proposer une estimation financière de la formation demandée
• Gérer les dossiers des étudiants en formation continue en relation avec le DIFPRO
• Traiter les dossiers VAE
• Être l’interlocuteur du DIFPRO pour la FC VAE
• Veiller à la cohérence des suivis dans Formatic

4- Organisation et gestion des tâches spécifiques à la mobilité internationale
• Traiter et suivre les dossiers Campus France
• Assurer le suivi des étudiants ERASMUS en étroite collaboration avec le service des relations internationales de l’université
• Accueillir, informer et accompagner les étudiants étrangers
• Suivre la mobilité internationale entrante et sortante

5- Relations partenariales
• Assurer le suivi du recrutement des établissements partenaires
• Informer les établissements partenaires de la progression de leurs étudiants

 

  • Activités associées

• Assurer l'interface avec la direction des études et de la vie étudiante (DEVE)
• Participer à l’harmonisation et l’évolution des procédures administratives
• Assurer la liaison entre l’équipe Apogée et les utilisateurs du département
• Assurer l'information et la communication avec les étudiants et enseignants
• Assurer une veille réglementaire
• Être en appui du responsable administratif sur l’animation de l’équipe
• Suivre certains dossiers juridiques, notamment ceux relatifs à des conventions de formation
• Être en appui du directeur sur les projets d’ouvertures de formations nouvelles
• Élaborer et suivre les indicateurs de son activité
• Élaborer des notes de procédures dans son domaine d’activité

Profil

Compétences requises

Connaissances
• Connaissance générale de l’organisation, du fonctionnement et des circuits de décisions au sein de l’université
• Bonne connaissance de la réglementation en matière de formation (formation initiale et formation par apprentissage: conditions d’inscription, modalités pédagogiques, délivrance des diplômes, etc...

Compétences opérationnelles
• Capacité d'adaptation et d’organisation
• Bonne maîtrise de la bureautique, des outils appliqués à la gestion de l’étudiant et des environnements de l’établissement: ADE, APOGEE, E-candidat, Ypareo, etc...
• Bonne expression écrite et orale
• Savoir  manager et animer une équipe ; gérer des conflits
• Savoir planifier des actions et conduire les projets avec méthode
• Capacités d’analyse et de synthèse
• Goût du travail en équipe
• Savoir appliquer les procédures administratives et de scolarité
• Savoir prendre des initiatives et travailler en mode projet

Compétences comportementales :
• Capacités d’écoute et de dialogue
• Dynamisme
• Avoir le sens de l’accueil
• Être rigoureux et force de proposition

Informations complémentaires

Formation et expérience professionnelle souhaitables :
• Expérience en scolarité et management d'équipe

Conditions de recrutement :
Poste ouvert :
• aux agents titulaires de la Fonction publique de catégorie B par voie de mutation ou détachement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des techniciens de recherche et formation + IFSE B2
• ou aux agent.e.s contractuel.le.s de niveau B : CDD 12 mois, avec possibilité de renouvellement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des technicien.nes de recherche et de formation, montant à partir de 1390 euros net mensuel

 

Informations employeur

Afficher les informations

Université Paris-Est Créteil Val de Marne (UPEC) Direction des Ressources Humaines 61, avenue du Général de Gaulle 94010

Listes des postes vacants : http://www.u-pec.fr/vous-etes/personnel-administratif-et-technique/recrutement-immediat/

• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature impérativement à l'adresses mail suivante : [email protected]
Toute candidature reçue par un autre biais ne sera pas étudiée, merci donc de ne pas répondre directement à l'annonce.

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