Responsable de service adjoint des personnels IATSS F/H

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DATE DE PUBLICATION 17/04/2019   TYPE DE CONTRAT Titulaire, Contractuel
RECRUTEUR SORBONNE UNIVERSITE   CATÉGORIE A
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d'un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d'une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l'université dans leur périmètre sur la base d'un contrat d'objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l'université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Présentation de la Direction :
La Direction des ressources humaines de la faculté des Sciences et Ingénierie est en charge du management stratégique et de la gestion des ressources humaines de la faculté. Elle comprend une cinquantaine de collaborateurs répartis sur trois services principaux : gestion des enseignants chercheurs, gestion des personnels IATSS et accompagnement RH et pilotage des moyens.

Présentation du service :
Le service Gestion des personnels IATSS assure l'administration et la gestion de ces personnels répartis au sein des composantes et des services centraux de la faculté (effectif de 1600 agents fonctionnaires et contractuels).
Affecté à la DRH de la faculté des Sciences et Ingénierie, l'ingénieur(e) exercera les fonctions de responsable adjoint(e) du service de gestion des personnels IATSS (12 agents).

Localisation :
Sorbonne Université
Faculté des Sciences et Ingénierie
Campus Pierre et Marie Curie
4 place Jussieu - 75005 Paris.

Poste

(réf.3033)

Fonctions : Responsable de service adjoint des personnels IATSS
Catégorie : A
Corps : Ingénieur d'études de recherche et de formation
Emploi-type : J2D49 Chargé-e de la gestion des ressources humaines
BAP : J – Gestion et pilotage

Mission :
Le/la responsable adjoint du service gestion des personnels IATSS met en œuvre, à partir des dispositifs législatifs et réglementaires, l'ensemble des processus de carrière et de paie relatifs aux personnels IATSS, sous l'autorité et en appui du chef de service.

Au titre de ses fonctions d'adjoint, il ou elle assure le suivi de dossiers transverses et/ou spécifiques pour lesquelles il ou elle sera missionné(e) par la direction du service.
Il est référent paye de la direction du service.

Activités principales :
Dans un contexte en forte évolution règlementaire et institutionnelle :
- Contribuer à l'animation de la direction du service ;
- Développer une culture de la simplification et développer les outils et procédures de gestion ;
- Organiser et respecter les calendriers institutionnels et calendriers de paye ;
- Harmoniser et assurer les processus de gestion individuelle ou collective :
- Intégration, mobilité, promotions, fin d'activité…..en liaison avec la tutelle (Rectorat et DGRH du Ministère chargé de l'enseignement supérieur) ;
- Informer et conseiller les agents dans leur situation administrative et traiter en direct des dossiers complexes ;
- Développer les outils et les méthodes de reporting, les tableaux de bord ;
- Suivre l'évolution de la réglementation et des procédures, les faire appliquer ;
- Contribuer au développement des connaissances des agents au sein du service et des responsables de structures au sein de l'Université ;
- Participer à l'élaboration d'un nouveau projet de service.

L'adjoint(e) pourra devenir référent sur certains domaines professionnels en fonction de son intérêt et de son expérience.

Conduite de projets : Oui
Encadrement : Oui
Nombre d'agents encadrés par catégorie : 8 B et 2 C

Profil

Connaissances transversales requises :
Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
Réglementation applicable à son domaine d'activité professionnelle
Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche

Savoir-faire transversaux :
Capacité à assurer l'encadrement d'agents permanents ou contractuels : coordination des activités et des responsabilités, animation et motivation de l'équipe, gestion de conflit, suivi de carrières et évolution professionnelle, gestion des congés, autorisations d'absences et horaires …
Capacité à identifier les besoins de formations des agents encadrés et proposer des actions de formations en lien avec le bureau de la formation des personnels
Capacité à organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l'équipe pour assurer les missions de l'équipe et garantir la continuité du service
Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité et celle du service en tenant compte des contraintes et des échéances
Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures et les organisations
Capacité à coordonner et accompagner les agents encadrés dans le cadre de l'évolution et de l'optimisation des organisations ou des procédures
Capacité à conduire et accompagner un projet
Capacité à conduire un entretien, une réunion
Capacité à structurer et rédiger des documents d'aide à la décision, des notes techniques ou administratives, des documents de synthèse…
Capacité à appliquer et à faire appliquer les textes réglementaires
Capacité à élaborer des outils d'analyse et de synthèse et en rendre compte
Capacité à définir des indicateurs de suivi et à analyser les résultats
Aptitude à la pédagogie
Capacité à assurer de la bonne circulation de l'information au sein du service
Capacité à accompagner les personnels à l'usage des systèmes d'informations

Connaissances requises :
Connaissance approfondie de la paye
Connaissance approfondie des statuts, règlements et procédures de gestion des personnels de la fonction publique ou avoir la volonté de s'y investir
Connaissance approfondie des concepts et méthodes de la gestion des ressources humaines
Connaissance du SIRH (Harpège et Winpaie) souhaitée
Connaissance générale des outils et des méthodes statistiques
Maitriser les outils bureautiques

Savoir-faire :
Une expérience en gestion de paie et/ou de carrière/contrat est impérative
Savoir assurer la confidentialité des informations traitées
Savoir travailler en autonomie et responsabilité
Adaptabilité aux évolutions fonctionnelles et réglementaires

Savoir-être :
Avoir le sens du relationnel
Etre disponible et réactif
Etre pédagogue et avoir une bonne capacité d'écoute
Sens du travail en équipe
Sens de l'analyse et force de proposition
Sens du service public