Responsable du bureau "Moyens et Ingenierie de projets, partenariats et conventions" H/F

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DATE DE PUBLICATION 20/12/2017   TYPE DE CONTRAT Titulaire, Contractuel
RECRUTEUR Sorbonne Université   CATÉGORIE A
LIEUX DE TRAVAIL
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC. Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€. Sorbonne Université dispose d'un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions. Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d'une importante autonomie de mise en oeuvre de la stratégie de l'université dans leur périmètre sur la base d'un contrat d'objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l'université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources. Affectation : La Direction générale de la formation et de l'insertion professionnelle (DGFIP) associe de manière coordonnée, en appui à la politique de l'établissement, l'ensemble des fonctions de soutien mutualisées concernant le domaine de la formation au sens large : pilotage de la mission formation et insertion professionnelle, gestion commune de la carte des formations et des étudiants, accompagnement des étudiants dans leur projet personnel et professionnel puis suivi de l'insertion y compris appui particulier aux étudiants en situation de handicap, appui aux formations en matière d'innovation pédagogique et d'utilisation des TICE, vie étudiante et animation culturelle des campus… Le poste est rattaché directement à la directrice générale de formation et de l'insertion professionnelle. Localisation : Tour Zamansky - 4 place Jussieu

Poste

Mission principale :
Le responsable du bureau de la DGFIP « Moyens et ingénierie de projets, partenariats et conventions » pilote les actions budgétaires de la DGFIP. Il assure en outre l’ingénierie des projets formation de l’UPMC (projets d’innovation pédagogique, de vie étudiante, etc…) ainsi que le soutien des départements de formation et de la Direction des relations internationales pour le montage de partenariats et de formations avec des partenaires extérieurs, sur le plan national et international. Il assure le suivi d’exécution et le suivi financier de ces projets et partenariats, notamment par le biais des conventions établies.

Activités principales :
Assurer l’ingénierie de projets auprès des différents porteurs et leur accompagnement tout au long des projets : Fablab, projets d’innovation pédagogique, de formation, de vie étudiante, etc… qu’ils émanent d’initiatives individuelles ou répondent à des appels à projets ; en accompagnement des porteurs, piloter le développement des projets et leur réalisation dans les meilleures conditions (recherches de partenaires, facilitation de contacts, résolution des problèmes du quotidien, etc…)
Accompagner les départements de formation et la Direction des relations internationales dans la construction de partenariats et de formations co-habilitées, avec des partenaires nationaux ou internationaux : aide à la construction des projets en conformité avec la politique de formation de l’établissement, appui en termes d’indicateurs utiles au calcul des coûts de l’offre de formation (en lien avec la Direction de l’Evaluation et de l’Aide au Pilotage de l’UPMC), soutien à la rédaction de conventions (en lien avec la Direction des Affaires juridiques de l’UPMC), instruction et suivi des conventions.
Effectuer un suivi de l’ensemble des moyens pilotés par la DGFIP :
- sur l’ensemble des opérations conduites par la DGFIP, prévoir les moyens à engager (moyens financiers, humains et logistiques), notamment sur la base d’une analyse des charges et des coûts
- mettre en oeuvre l’allocation des moyens financiers aux départements de formation et les appuyer, le cas échéant, dans l’exécution des opérations financières.
- en coopération avec les services compétents, évaluer et analyser les coûts, y compris coûts complets, des actions de formation et proposer les actions correctives pertinentes
- établir, dans le cadre d’une démarche d’amélioration de la qualité qui respecte les processus internes et la réglementation applicables à l’établissement, des procédures coordonnées et adaptées aux besoins et aux contraintes des différents acteurs ; s’assurer de leur bonne mise en oeuvre
- sécuriser les moyens financiers alloués à la DGFIP ; contrôler la régularité et la sincérité des documents comptables ; présenter les états comptables en vue de leur justification
- assurer un pilotage financier des opérations liées à la taxe d’apprentissage, en lien avec l’IGE en charge de la récolte de la TAP et l’Agence comptable.
- concevoir et renseigner des outils d’analyse et de suivi quantitatifs et qualitatifs des différents projets et conventions pilotés par la DGFIP.

Encadrer et animer l’équipe constitutive du bureau « Moyens et ingénierie de projets, partenariats et conventions », composée de 3 agents de catégorie B (2 sur les aspects budgétaires et financiers, et 1 sur le suivi des conventions).

Exercer un rôle de conseil auprès de la vice-présidente formation et insertion professionnelle, de la directrice générale et de son adjointe sur les domaines de son périmètre d’action.

Conditions particulières d'exercice : contraintes calendaires inhérentes aux clôtures budgétaires

Encadrement : OUI
Nb agents encadrés par catégorie : 0 A - 3 B - … C
Conduite de projet : OUI

Profil

Connaissances nécessaires pour occuper les fonctions
- Connaissance des règles administratives
- Connaissances en termes d'ingénierie de projet
- Connaissance des missions de l'université, de son organisation interne
- Connaissance des règles de la finance publique et de la gestion financière
- Connaissance générale du droit public
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France

Savoir-faire :
- Elaborer des outils d'analyse et de synthèse et en rendre compte
- Utiliser des logiciels financiers et comptables de l'université
- Confronter la réglementation et sa mise en pratique et corriger les écarts constatés
- Maîtriser les techniques d'encadrement
- Appliquer la réglementation et les procédures applicables
- Organiser la circulation de l'information auprès des interlocuteurs internes et externes à la structure
- Maîtriser les outils bureautiques essentiels : messagerie électronique, agenda partagé, traitement de texte, tableur
- Savoir expliquer et accompagner le changement
- Savoir gérer les situations complexes
- Avoir une approche pédagogique de son métier
- Savoir travailler en mode projet, animer un réseau et faciliter le travail transversal
- Savoir animer une réunion

Savoir être :
- Goût du contact et du travail collaboratif
- Autonomie, sens des responsabilités et de l'initiative
- Rigueur et organisation, hiérarchisation des priorités
- Disponibilité et réactivité
- Qualité d'écoute
- Excellent relationnel
- Adaptabilité
- Etre force de proposition

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