Chef du service des affaires générales, immobilières et patrimoniales

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DATE DE PUBLICATION 09/01/2019   TYPE DE CONTRAT CDI, Contractuel, Titulaire
RECRUTEUR INRAP   CATÉGORIE A
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

L’institut national de recherches archéologiques préventives (Inrap), établissement public administratif créé par la loi du 17 janvier 2001, a pour mission de mettre en œuvre les prescriptions de l’État en matière de diagnostics et de fouilles archéologiques et de procéder à l’exploitation scientifique des résultats des recherches ainsi qu’à leur valorisation et leur diffusion culturelle en coopération avec les partenaires institutionnels concernés.

Doté d’une organisation reposant sur un siège parisien et huit directions interrégionales, l’établissement dispose, afin d’assurer sa mission, d’un effectif de plus de 2 000 agents et d’un budget de plus de 160 millions d’euros.

Il compte plus de cinquante implantations (centres de recherches archéologiques, dépôts) en métropole et dans les départements et régions d’outre-mer qui font l’objet d’un effort continu de remise à niveau et d’adaptation. Son parc automobile s’élève à plus de 400 véhicules. L’institut est par ailleurs engagé dans une démarche globale de développement durable.

Le service des affaires générales et immobilières (SAGI) est l’un des cinq services de la direction de l’administration et des finances, composée en outre du service du contrôle de gestion, budget et systèmes, du service de l’exécution budgétaire, du service des marchés publics et du service des affaires juridiques

Poste

Mission

A dimension nationale et rattaché(e) au directeur de l’administration et des finances, encadrant une équipe pluridisciplinaire, le chef du service définit et met en œuvre la politique immobilière de l’institut. Il assure la gestion des éléments de patrimoine sous leurs divers aspects. Il recense et évalue les besoins de logistique de l’ensemble des services. Il veille enfin à assurer les meilleures conditions de travail et de vie aux équipes opérationnelles.

Il agit en étroite liaison avec les autres services de la direction, l’ensemble des directions du siège, les directions régionales/interrégionales, les bailleurs et leurs représentants, les partenaires institutionnels (ministère de la Culture, Direction Immobilière de l’Etat, représentant de l’état...) ou les fournisseurs.

Gérant en direct un budget d’une quinzaine de millions d’euros, il contribue à la réalisation de divers chantiers de réforme et d’optimisation des ressources de l’établissement.

Fonctions

Dans le cadre défini ci-dessus, le chef du SAGI a pour missions de :

1)     Concourir à la définition stratégique et à la mise en œuvre de la politique immobilière et patrimoniale de l’institut, dans un souci d’amélioration des conditions de travail, de réduction de son empreinte écologique et d’optimisation financière et immobilières :

  • Optimiser la gestion du patrimoine immobilier et participer à la réactualisation du Schéma pluri-annuel de Stratégie immobilière de l’Etat
  • Développer une vision prospective multicritères des implantations de l’institut et projeter une vision stratégique pluriannuelle (prises à bail, résiliations, acquisitions, autres formes juridiques, etc.) dans le respect du schéma pluriannuel de stratégie immobilière.
  • Assurer un rôle de veille et de conseil dans les relations contractuelles avec les bailleurs et monter les projets immobiliers retenus, en veillant à leur bon aboutissement (calendrier, budgets).
  • Assurer un rôle de veille dans les relations avec les tutelles en matière de mise en œuvre de la politique immobilière de l’Etat

2)     Concourir à la gestion immobilière

  • Assurer les procédures de contractualisation et de suivi des baux et conventions
  • Assurer la programmation et le suivi des programmations pluri-annuelles de travaux en région
  • Développer et administrer la base de données relative à la gestion immobilière (suivi des baux, travaux, reporting, facturation)
  • Piloter la gestion administrative (baux, documentation, reporting, sinistre), technique (contrat de maintenance, entretien), financière (assurer le mandatement des loyers, des charges…) et juridique des implantations.

3)     Concourir à la gestion et à l’optimisation des flottes de l’institut par la mise en place et le suivi de la stratégie d’allocation du parc à travers à travers la gestion administrative et financière des marchés correspondant

4)     Mettre en place l’assistance au siège de l’Institut et vers les directions régionales/interrégionales

  • Piloter la conduite des contrats et des marchés relatifs aux moyens généraux du siège et des directions régionales/interrégionales tout en promouvant les comportements éco-responsables et en veillant à la bonne maintenance des équipements et des installations.
  • Animer le réseau des gestionnaires des affaires générales et immobilières en régions

5)     Achat / budget

  • Participer à la définition, la mise en place, le pilotage et le suivi des marchés relevant de son domaine d’attribution (suivi administratif et technique des marchés, relations fournisseurs, …),
  • Préparer les cahiers des charges en liaison avec le service des achats et des marchés publics
  • Garantir le bon déroulement des processus de suivi de la dépense, notamment en veillant à l'allocation optimale des ressources allouées et proposer un schéma d’optimisation de la gestion budgétaire
  • Recenser, analyser et hiérarchiser les informations concourant à la préparation du budget du service et des directions régionales et de ses évolutions
  • Recenser, suivre et contrôler les éléments de patrimoine de l’institut en étroite liaison avec les directions interrégionales et le service de l’exécution budgétaire
  • Mettre en place les outils nécessaires aux inventaires physiques ainsi qu’au suivi des stocks de matériels et d’équipements.

7) Animer et conduire la politique d’archivage de l’institut sur le territoire

8) Veiller au bon fonctionnement du service sur les plans organisationnel, humain et financier :

  • produire et analyser tout reporting / tableau de bord de suivi de l’activité
  • être force de proposition afin d’optimiser le dispositif et mener à bien toutes études ponctuelles afin de proposer des pistes de rationalisation et/ou des outils d’aide à la décision et à ce titre anticiper les implications des orientations et évaluer les actions.

9) Contrôle interne et maîtrise des risques 

  • Veiller au développement et à l’adaptation continue des procédures
  • Assurer la maîtrise des risques sur son périmètre
  • Mettre en place et développer le contrôle interne sur son périmètre

Les fonctions décrites ci-dessus correspondent aux principales fonctions prévues pour ce poste, elles peuvent faire l’objet d’adaptations en fonction des besoins de service.

Profil

Compétences et expériences requises

Niveau de diplômes requis :

BAC +4/5, idéalement dans le domaine de la gestion immobilière et patrimoniale d’entreprise.

Compétences et expériences requises :

  • Expérience souhaitée dans un poste similaire
  • Connaissances de la gestion du patrimoine immobilier
  • Maîtrise des outils de gestion informatiques
  • Sens de l’analyse et de la synthèse
  • Rigueur
  • Sens de l’organisation
  • Qualités d’expression écrite et orale
  • Réactivité
  • Disponibilité incluant des déplacements
  • Qualités relationnelles
  • Capacités de négociation
  • Qualités managériales éprouvées
  • Aptitude à la gestion de projet

Poste ouvert en CDI à pourvoir par recrutement. Un accueil en détachement est possible pour les agents titulaires de la fonction publique. 

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