Responsable du pôle accueil / Administration et logistique H/F

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DATE DE PUBLICATION05/10/2021 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURUNIVERSITE PARIS SACLAY CATÉGORIEA
LIEUX DE TRAVAIL
Essonne
 SALAIRE
Non communiqué
VALABLE JUSQU'AU
05/12/2021

Poste

Fonction : Responsable du pôle accueil / Administration et logistique H/F
Métier ou emploi type* : Assistant en gestion administrative – Chargé de gestion administrative et d’aide au pilotage G3B47
* REME, REFERENS, BIBLIOPHILE 

Fiche descriptive du poste 
Catégorie : A - Responsable du pôle accueil/Administration et logistique
Corps : ASI 
BAP : G

Affectation

Administrative : Université Paris-Saclay - Direction Générale des services
Géographique : Bâtiment Breguet- Gif-Sur-Yvette

Missions
Mission du service / positionnement hiérarchique : Direction de l’environnement de travail 

La direction de l’environnement de travail a été créée avec l’université Paris-Saclay. Elle résulte de la volonté de la gouvernance d’assurer un environnement de travail de qualité à ses 5000 agents

C’est donc une direction nouvelle qui regroupe trois pôles aux activités liées :

- un pôle dédié à l’accueil, à l’administration et à la logistique du bâtiment Breguet : suivi des conventions, accueil, courrier, petite logistique, composé, outre son responsable, de 7 agents
- un pôle mobilité et parc locatif, un agent
- un pôle développement soutenable, 2 agents

Les 3 responsables de pôles sont positionnés sous l’autorité hiérarchique du directeur/trice de l’environnement de travail La direction est rattachée à la Directrice Générale des Services adjointe en charge des missions transverses. Ce rattachement permet d’entretenir des liens étroits avec notamment la direction en charge de la politique achat de l’université.

Le responsable du pôle accueil/Administration et logistique au sein de la DET est chargé de gérer les différents domaines des affaires générales suivant une politique de conduite du changement qui impacte nombre de ses activités : dématérialisation des signatures, recherche d’une meilleure efficience de l’activité courrier, effort de mutualisation et de rationalisation des marchés et développement d’une politique de développement soutenable dans toutes les activités de l’université.

Son activité s’exercera en liens très forts avec les autres pôles de la direction et dans un environnement proche de la gouvernance de l’université.

Missions principales : 

1/ Mettre en place et piloter l’accueil physique et téléphonique des étudiants, personnels, partenaires du monde socio-économique, collectivités environnantes ou simple demande d’information :
- Mettre en place un accueil en présentiel et à distance de qualité et qui réponde aux exigences d’une université de rang mondial. Cet accueil doit s’articuler avec les besoins de l’école CentraleSupélec dont les locaux sont en partie occupés par l’université. 
- Organiser sur site, les différentes réunions et manifestations qui peuvent s’y tenir au titre de l’université Paris-Saclay et coordonner l’ensemble des besoins : logistique, salles, parking, restauration, moyens audiovisuels
 
2/ Assurer la responsabilité de la gestion du courrier externe et interne et encadrer une équipe de 7 personnes :
-Mettre en place les conditions pour évoluer vers une gestion optimisée du courrier et des navettes inter et intra site
-Participer au travail en cours de dématérialisation des parapheurs en apportant une expertise métier et terrain

3/ Assurer une supervision des différents contrats et conventions d’intérêt général et liées aux affaires transverses de l’université 
- Recenser les contrats et conventions en vigueur à l’université et relevant du périmètre des affaires transverses 
- Analyser ces contrats et conventions en vue de proposer une optimisation des éléments contractuels et une meilleure gestion des obligations réciproques en liens avec la direction de la performance, des achats et des marchés
- Participer activement à la rédaction et au suivi des marchés publics liées aux affaires générales tels que voyage, ménage, gardiennage, entretien des équipements, courriers etc.

4/ Missions accessoires :
- Assurer le suivi du budget (1,5 millions d’euros en 2021) de la DET et formaliser les précommandes de la direction en liens avec le service financier mutualisé
- Assurer la gestion des véhicules affectés à la gouvernance

Profil

Compétences attendues
Connaissance, savoir :
-Connaître les missions et l’environnement institutionnel et les processus décisionnels de l’université Paris-Saclay.  
-  Connaitre la réglementation des marchés publics
- connaitre les normes, les techniques et la réglementation administrative, juridique et financière du domaine 
-Méthodologie de la gestion de stocks et de la logistique

Savoir-faire : 
- Disponibilité, autonomie, dynamisme, sens de la communication et du dialogue
- Savoir organiser et conduire une équipe
- Faire preuve d’autorité et d’arbitrage 
- Aptitude à travailler en équipe et en réseau
-Capacité à véhiculer une image positive, dynamique et efficace de l’université
- savoir rendre compte et alerter sa hiérarchie

Savoir-être :  
-Etre organisé, rigoureux et méthodique. 
-Etre discret. 
-Etre sérieux et efficace. 
-Avoir le sens de la diplomatie

Conditions particulières d’exercice (logement, horaires spécifiques, NBI, PFI, etc…) : 
Astreintes éventuelles, permis B
De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique

Encadrement : OUI/                             Nb agents encadrés par catégorie : 7 C
Conduite de projet : OUI     
 

Employeur

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 65 000 étudiants. L’université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (AgroParisTech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, ENS Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, Inra, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry Val-d ‘Essonne) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler. Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Informations employeur

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Contacts

Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation à Nathalie HERRBACH, DGSa missions transverses
Par Courriel : [email protected]
Copie : [email protected]

Date de prise de fonction :  Dès que possible
 

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Responsable du pôle accueil / Administration et logistique H/F

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