Responsable du Secrétariat Général H/F

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DATE DE PUBLICATION 13/09/2019   TYPE DE CONTRAT Titulaire, Contractuel
RECRUTEUR VILLE D'OYONNAX   CATÉGORIE A
LIEUX DE TRAVAIL
Ain
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Oyonnax, 23 150 habitants, 2ème ville de l'Ain située en région Rhône-Alpes, elle est le centre de la "Plastics Vallée". Ville dynamique, un cadre de vie de qualité avec son environnement verdoyant, de moyenne montagne se situant à moins d'une heure de Lyon, Genève ou Annecy, son club de rugby, sa politique culturelle, le développement d'évènements d'envergure, recrute son :

Responsable du Secrétariat Général H/F

Poste

Cadre d'emploi des Attachés

Placé sous l’autorité administrative de Monsieur le Maire, du D.G.S. et en étroite collaboration avec le Directeur de Cabinet, et membre du comité de direction,

Le / la responsable de l'administration générale exerce les missions et activités suivantes :

Assurer les tâches relevant d'un secrétariat de direction :

 

  • Assurer et superviser l'accueil physique et téléphonique du service.
  • Garantir le bon acheminement des documents entrants quelle qu'en soit la source.
  • Préparer les réponses à partir des consignes données lors de la revue du courrier quotidienne.
  • Établir les convocations aux diverses réunions.
  • Participer à certaines réunions et en établir un compte rendu.
  • Veiller à la bonne tenue des agendas et à la logistique induite.
  • Valider les courriers du service avant de les soumettre à la signature du Maire.
  • Garantir la traçabilité des dossiers.

 

Préparer et suivre le Conseil Municipal – Gérer les documents administratifs :

 

  • Superviser la préparation de l'ordre du jour et la mise en forme des délibérations.
  • Veiller à la bonne préparation des dossiers, en ce, compris un dossier détaillé pour le Maire.
  • Valider la bonne retranscription des délibérations.
  • Établir le compte rendu et le procès-verbal du Conseil.

 

Répondre aux demandes des élus :

 

  • Préparation ou recherche de documents.
  • Rédaction de courriers.

 

Cérémonies municipales ou nationales :

 

  • Veiller à la bonne tenue du listing général d'adresses à adapter en fonction des invitations à lancer.
  • Selon le cas, anticiper avec un courrier de pré-invitation.

 

Venir en appui au cabinet pour les tâches administratives :

 

  • Préparer les dossiers du Maire,
  • Rédiger des courriers

 

Autres missions :

 

  • Polyvalence administrative au sein du service et respect de la continuité du service public.
  • Encadrer le service d'entretien de l'Hôtel de Ville et l'appariteur.

Profil

Profil du candidat :

Niveau d'études : enseignement supérieur

Compétences souhaitées :

  • Maîtrise de l'environnement des collectivités territoriales et des "protocoles".
  • Bonnes capacités managériale pour encadrer les équipes du secrétariat, appariteur et entretien de l'Hôtel de Ville.
  • Maîtrise des logiciels de traitement de textes, tableurs, powerpoint.
  • Assure un travail de secrétariat de direction : réflexion, organisation, rigueur, réactivité et discrétion.
  • Très bonnes qualités rédactionnelles et très bonne orthographe.
  • Autonome dans l'organisation du travail.
  • Qualités relationnelles et d'écoute des élus et des concitoyens.
  • Esprit d'équipe, force de propositions.
  • Grande disponibilité.
  • Bonnes capacités de reporting
  • Expérience sur un poste similaire serait un plus.

 

Conditions d'exercice :

  • Activité à temps complet.
  • Présence obligatoire lors de réunions en soirée, du déroulement des événements et manifestations.
  • Conditions statutaires et de rémunération : cadre d’emploi des attachés territoriaux, recrutement d’un agent titulaire ou à défaut non-titulaire,
  • Rémunération statutaire + R.I. + Prime annuelle + Chèques déjeuners + C.O.S + participation à la prévoyance de la collectivité.

 

 Poste à pourvoir le : 1er DÉCEMBRE 2019

Informations employeur

Afficher les informations

Candidature à adresser à :

Monsieur le Maire d’Oyonnax

126, rue Anatole France

BP 817

01108 Oyonnax Cedex

ou par envoi électronique à [email protected]

Pour tout renseignement contacter Madame Rachel BOUGHALEM – D.R.H. – tél. : 04.74.77.00.06

Date limite d’envoi des candidatures : 13 octobre 2019.

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