Responsable du secrétariat général H/F

Sous l’autorité de la Directrice Générale des Services la ou le responsable du secrétariat général a pour mission d’assurer l’organisation et le fonctionnement des assemblées délibérantes, la gestion et le suivi du courrier entrant et sortant de la collectivité ainsi que la gestion des assurances.

Des missions pourront lui être confiées par la Directrice Générale des Services.

Gestion et encadrement du service :

• Construire et piloter le projet de service
• Assurer les fonctions de management de l’équipe et la gestion du secrétariat général (4 agents)
• Elaborer et suivre l’exécution du budget du service

Gestion et suivi des instances municipales : 

• Préparation et suivi des instances municipales dans le respect de la réglementation (Conseil municipal, bureau municipal, commissions)
• Etablir une programmation annuelle des instances municipales.
• Collecter auprès des services municipaux les points à inscrire à l’ordre du jour des instances municipales, sous le contrôle de la direction générale.
• Recueil, relecture et mise en forme des notes préparatoires et des projets de délibérations.
• Préparation et transmission des dossiers destinés aux élu.es et à l’administration.
• Préparation des convocations des élu.es aux instances.
• Participation systématique au Conseil municipal et à la commission technique.
• Rédaction et mise en forme du procès-verbal et du compte-rendu de la séance du Conseil municipal
• Affichage du procès-verbal et diffusion des délibérations du Conseil municipal et des délibérations du Maire.
• Transmission des actes et pièces annexes au service de contrôle de légalité de la Préfecture.
• Mise en œuvre de la dématérialisation des actes (de la préparation des séances à la transmission du contrôle de légalité).
• Veiller à la régularité des actes administratifs : gestion, mise à jour et archivage des registres des actes (délibération, décisions et arrêtés).
• Mise en œuvre des décisions en lien avec la Direction Générale des Services et directeurs concernés.
   

Incitation, développement et suivi des objectifs liés au développement durable avec les services (mise en place d’un appui, d’un suivi, d’analyse du bilan) :

Energie :

• Développer les actions visant la performance énergétique (neuf et réhabilitation)
• Lutter contre la précarité énergétique
• Etre l’interlocuteur du Sipperec et d’Argéo pour le suivi de la géothermie

Réduction des déchets :

• Suivre le projet de la ressourcerie la Mine
•  Lutter contre le gaspillage alimentaire dans la restauration scolaire, auprès des commerces de bouche
• Le tri des déchets (écoles, mairie …)

Sensibilisation, communication : 

• Communiquer sur l’action municipale
• Sensibiliser le personnel et la population
• Piloter des actions de sensibilisation du grand public et des écoles

Eco-gestion Ville :

• Développer l’éco responsabilité de la commune : clauses marchés publics, dimension DD de chaque note BM, subvention association,
• Travailler à rendre les évènements de la Ville éco-responsables
• Organiser la formation des agents sur les éco-gestes et participer à l’intégration du DD dans leurs pratiques professionnelles

Ecologie urbaine :

• Appui pour la mise en œuvre de la démarche Arcueil Comestible
•  Promouvoir le compostage

Urbanisme/Aménagement : 

• Dans le cadre des projets urbains, concourir à la phase amont pour enrichir et défendre les objectifs du DD et veiller à la mise en œuvre des objectifs par la mise en place d’outils et en assurer suivi et retour