Responsable du service Accueil Courrier Reprographie (F/H)

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DATE DE PUBLICATION 13/04/2018   TYPE DE CONTRAT Titulaire, Contractuel
RECRUTEUR CCAS DE GRENOBLE   CATÉGORIE A
LIEUX DE TRAVAIL
Isere
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

                   

Poste

Direction des Finances et de l’Administration Generale

Equipement /service : Service Accueil Courrier Reprographie

Catégorie : A

Cadres d’emplois : Attachés

contexte / finalités

Le Service Accueil Courrier Reprographie du CCAS de la Ville de Grenoble est composé de 5 agent-e-s (chargé-e-s d’accueil, vaguemestres, chargé-e de reprographie).

Il assure les missions suivantes :

Accueil social et généraliste des usagers et agent-e-s se présentant au siège du CCAS (32 435 personnes en accueil physique et 18 488 en accueil téléphonique en 2017) avec une forte hétérogénéité et vulnérabilité des publics accueillis.

Une majeure partie de l’activité « accueil » du siège du CCAS concerne la domiciliation : gestion de boites aux lettres par l’équipe (62% des personnes accueillies physiquement sur le siège sont des personnes domiciliées).

Courrier : circulation du courrier interne/externe, entrant et sortant, du siège du CCAS et de la soixantaine d’équipements présents sur le territoire.

Missions de reprographie pour l’ensemble des services et établissements du CCAS.

Le service Accueil Courrier Reprographie est intégré à la Direction des Finances et de l’Administration Générale (DFAG) du CCAS.

Un certain nombre d’éléments de contexte positionnent ce service au cœur de multiples transformations :

Inscription dans une démarche d’évolution des pratiques : l’équipe municipale de la Ville de Grenoble a fixé, à travers les orientations du Plan Stratégique 2015-2020 du CCAS, ou encore son Plan d’action pour l’accès aux droits, un certain nombre d’enjeux et d’objectifs en termes d’accueil, d’information, et d’orientation des usagers, amenant à repenser et transformer les métiers de chargé-e-s d’accueil, les formats et les procédures d’accueil pour en faire un levier stratégique de l’institution (renforcement et multiplication des démarches d’ « aller vers », mobilisation de l’outil numérique comme levier d’accès aux droits, positionnement du-de la chargé-e d’accueil comme « ambassadeur-rice de l’usager »...).

Perspective d’un changement de lieu géographique à l’horizon 2020 : les enjeux de transformation s’articulent avec la perspective du déménagement du service d’accueil généraliste et social du CCAS au sein d’un nouveau bâtiment administratif à l’horizon 2020, regroupant des services de la Ville et du CCAS.

Perspective de transformation du périmètre du service d’ici ce déménagement : élargissement du périmètre de l’accueil (présence de services Ville dans ce bâtiment + services supplémentaires du CCAS).

 

Evolutions en termes de rattachement hiérarchique : dans une temporalité similaire au transfert des activités courrier et reprographie, et en amont du déménagement du service (courant 2019), transfert du service accueil au sein de la Direction de la Relation Citoyenne (DRC) de la Ville de Grenoble, qui assure également la gestion de l’accueil Hôtel de Ville.

 

 

activités

A compter de la prise de poste, et jusqu’au déménagement du siège du CCAS (horizon 2020), le poste est placé sous la responsabilité hiérarchique du-de la Directeur-rice des Finances et de l’Administration Générale (DFAG) du CCAS, et en lien particulièrement étroit avec :

- le Secrétariat Général (SG) du CCAS et la Direction de la Relation Citoyenne (DRC) de la Ville de Grenoble, en charge du pilotage des projets d’évolution des pratiques et des formats d’accueil ;

- la Direction de l’Intervention et de l’Observation Sociale (DIOS) dans le cadre de la gestion partagée du dispositif de domiciliation ;

- les secrétariats de direction du CCAS ;

- les partenaires sociaux et associatifs (SLS, ADATE, police municipale, Point d’eau …).

 

Participer à la structuration de l’offre de service accueil physique, téléphonique et des activités courrier et reprographie à l’horizon 2020 (offre d’accueil, qualité de l’accueil, format d’accueil) et contribuer à la mise en œuvre opérationnelle des dispositions, en accompagnant les agent-e-s dans ces transitions :

Piloter certains projets ou chantiers de travail en lien avec la transformation de l’offre d’accueil ;

Favoriser et garantir la participation des agent-e-s aux projets.

Mener une réflexion sur l’opportunité/périmètre/contenu de la réalisation d’une fonction de médiation sociale par le-la responsable du service accueil dès effectivité de l’installation dans le nouveau bâtiment.

Construire des process

Accompagner les agent-e-s dans ces transitions notamment sur le volet de la formation. [BH1] 

 

 

Assurer un management de proximité auprès des agent-e-s du service :

Assurer la continuité de service : gestion des plannings ; réalisation des activités d’accueil, standard, courrier en cas d’absentéisme, et le suivi des absences, des demandes de congés et des bilans professionnels des agent-e-s ;

Etre garant-e de la qualité du service rendu (accueil physique et téléphonique inconditionnel, non stigmatisant, neutre et bienveillant ; bon fonctionnement des navettes et du traitement des courriers ; maintien de la continuité d’une mission « vaguemestre AQVT », bon fonctionnement des activités de reprographie) ;

Faire respecter et appliquer les protocoles de l’institution ;

Réagir avec pertinence aux situations d’urgence et avoir un rôle de médiation sociale auprès des usagers ;

Animer les réunions d’équipe, faire du conseil technique aux agent-e-s, comprendre et accompagner les phénomènes émotionnels au sein de l’équipe ;

Assurer le suivi et la liquidation des factures du service.

 

 

Garantir et renforcer l’inscription du service dans le fonctionnement global de l’institution :

Veiller quotidiennement à l’articulation du service avec les accueils de second niveau pour garantir la bonne circulation des informations;

Construire, en lien avec les Directions du CCAS concernées, les éventuels ajustements à réaliser en termes de définition des périmètres d’intervention du service d’accueil sur les dispositifs, et de modalités de communication et de collaboration;

Réaliser des actions de communication ponctuelles à l’interne (services CCAS) comme à l’externe (usagers).

A compter de 2019 : accompagner le transfert du service Accueil au sein de la Direction de la Relation Citoyenne (DRC) de la Ville de Grenoble :

  • Participer à la définition et aux modalités de maintien des liens fonctionnels du service avec les services du CCAS ;
  • Participer à la définition et la mise en œuvre des modalités techniques du transfert.

 

 

A compter de 2020, et sur un nouveau site regroupant des services Ville et CCAS, le poste sera placé sous la responsabilité du-de la Chef-fe de service Accueil des Publics de la Direction de la Relation Citoyenne (DRC) de la Ville de Grenoble et toujours en lien étroit avec le Secrétariat Général du CCAS et la Direction de l’Intervention et de l’Observation Sociale (gestion partagée du dispositif domiciliation).

 

Les missions resteront marquées par du management de proximité et la participation aux démarches de transformation de l’organisation et d’évolution des pratiques. Un savoir-faire et savoir-être particulier seront recherchés puisqu’il sera primordial de faire vivre le réseau et les différents fonctionnels entre l’équipe d’accueil et tous les services que l’équipe accueil représentera à l’horizon 2020. De plus, une nouvelle mission de médiation sociale sera confiée au-à la responsable suite au changement de lieu.

Profil

competences

  • Conduite de projet +++ ;
  • Connaissance de l’environnement territorial et de ses enjeux ;
  • Connaissance des dispositifs et des acteurs-rices de l’action sociale ;
  • Savoir se situer dans l’organisation et le fonctionnement de l’institution ;
  • Connaissance de la réglementation relative à la non-discrimination et la laïcité dans le service public ;
  • Notion d’éthique, de dignité de la personne et de déontologie ;
  • Connaissance des techniques de médiation et négociation serait un atout ;
  • Techniques d’écoute et de relation à la personne ;
  • Des notions de langues étrangères seraient appréciables ;
  • Compétences dans le management de proximité ;
  • Capacité à prendre des responsabilités et capacité d’initiative ;
  • Bonne utilisation des outils numériques ;
  • Savoir travailler en équipe et en transversalité.

Conditions requises pour postuler :

  • Appartenir au cadre d'emploi des Attachés ou être inscrit-e sur liste d’aptitude ;
  • La possession d’un diplôme de travailleur social ou d’animation sociale peut être un atout (assistant-e de service social, éducateur-rice spécialisé-e, conseiller-ère en économie sociale et familiale, animateur-rice socio-culturel).

 

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