Responsable du service scolarité H/F

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DATE DE PUBLICATION28/07/2022 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURUNIVERSITE PARIS SACLAY CATÉGORIEA
LIEUX DE TRAVAIL
Essonne
 SALAIRE
Non communiqué
VALABLE JUSQU'AU
28/09/2022

Poste

Fonction : Responsable du service scolarité H/F
Métier ou emploi type* : 
* REME, REFERENS, BIBLIOPHILE

Fiche descriptive du poste 
Catégorie : A (ASI)
Corps :  J
Affectation

Administrative : Faculté des Sciences du Sport – Service Scolarité
Géographique : Bâtiment 335, Université Paris Saclay, 91400 ORSAY

Missions

Missions : Responsable du service de scolarité

Il/elle coordonne et/ou réalise les activités administratives :
- Responsable de l’ensemble des missions et actes relevant du domaine de la scolarité pour l’ensemble des étudiants
- Chargé(e) de l’encadrement d’une équipe de gestionnaires pédagogiques 


Le/la responsable de scolarité est une personne ressource pour l’équipe de Direction de la composante le directeur de composante, la déléguée de la DGS, le directeur de la formation, les responsables de filière et les enseignants qu’il/elle assistera notamment dans la préparation des dossiers d'habilitation et le suivi de l'offre de formation

Le/la responsable de la scolarité met en œuvre les décisions du conseil de Faculté et de l'Université, en matière de pédagogie et de vie étudiante au sein de la composante.

Interface entre les étudiants et les enseignants, entre les étudiants et la direction, ce poste exige un sens très développé des relations humaines et de l'organisation.

Il/elle nécessite une collaboration étroite avec l'équipe de direction, notamment avec la Déléguée de la DGS et le Directeur de la formation.

Activités principales de l’agent : 

1/ Organisation et fonctionnement du service :
-    Organiser le fonctionnement du service et les relations avec l'ensemble de ses utilisateurs
-    Animer l’équipe de gestionnaires pédagogiques et coordonner les activités du service
-    Apporter une assistance et une expertise en matière de scolarité aux enseignants et aux personnels du service
-    Contribuer à la professionnalisation des acteurs de la scolarité
-    Concevoir, élaborer et gérer les procédures liées à la gestion de la scolarité dans le respect de la réglementation délivrance des documents aux usagers)
-    Organiser les permanences d’accueil pour les usagers
-    Coordonner les activités de la scolarité, dans le cadre des objectifs de l'université et de la composante 
-    Assurer une veille règlementaire 
-    Planifier des réunions de travail afin d'organiser les périodes d'examens ou d'inscriptions 
-    Évaluer les personnels de la scolarité

2/ Organisation des inscriptions administratives et pédagogiques :
- Mettre à jour les capacités d'accueil et suivi des inscriptions (effectifs) 
- Mettre en place les différentes procédures d'inscriptions 
- Superviser les inscriptions administratives et pédagogiques
- Etablir un calendrier des inscriptions pédagogiques
- Coordonner l’ouverture des campagnes IP

3 / Organisation des examens et des jurys : 
- Préparer les calendriers des examens et superviser l'organisation des examens
- Organiser les jurys (nécessite de superviser le travail de la gestionnaire des examens : sujets, réception des notes, préparation des PV) 
- Réaliser les tableaux de taux de réussite
- Gérer les dossiers de fraude


4/ Pilotage de l’ensemble des actes de gestion dans le domaine de la scolarité : 
-    Intégrer l'offre de formation par modélisation dans APOGEE 
-    Suivre et mettre à jour les structures d’enseignement, les modalités de contrôle des connaissances
-    Préparer les documents d’informations dans le domaine de la scolarité pour le conseil de Faculté
-    Elaborer des courriers administratifs, comptes rendus de réunion 
-    Travailler en collaboration avec les services centraux concernés et notamment la Direction des Etudes et de la Vie Etudiante (DEVE),
-    Participer aux réunions de travail

5 / Rôle de conseil, de veille et d’assistance
-    Assister et conseiller l’équipe de direction et la représenter à sa demande auprès de ses interlocuteurs habituels
-    Appliquer et faire appliquer les directives, circulaires et instructions, contrôle de légalité sur les actes de gestion
-    Assurer la veille réglementaire  
Compétences attendues
Connaissance, savoir : 
-    Connaître les statuts des EPSCP (organisation, environnement réglementaire et institutionnel)
-    Posséder une solide culture administrative et juridique dans le domaine de la scolarité
-    Maîtriser l’organisation et le fonctionnement de la fonction scolarité dans le cadre du cursus LMD
-    Maîtriser au niveau d’expertise le logiciel de gestion APOGEE
-    Utiliser les outils Zimbra, Dokeos, E CAMPUS et les logiciels bureautiques (Word, Excel), PStage

Profil

Savoir-faire : 
-    Savoir manager et animer une équipe (animation de réunions, conduite de projets de service)
-    Etre capable d’élaborer des choix, de planifier des actions, d’estimer les besoins
-    Savoir planifier des actions et conduire les projets avec méthode 
-    Savoir mettre au point des méthodes et des outils de gestion
-    S'exprimer rigoureusement à l'écrit et à l'oral en s'adaptant aux publics 
-    Faire preuve d’initiative et être force de proposition, instituer le dialogue avec les acteurs et usagers du service

Savoir-être : 
-    Savoir animer une équipe
-    Bon relationnel
-    Sens du travail en équipe
-    Savoir écouter et avoir le sens de la confidentialité
-    Faire preuve de rigueur et de méthodologie
-    Se rendre disponible dans les périodes d’activité intense


Conditions particulières d’exercice (logement, horaires spécifiques, primes, etc…) : 
De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Encadrement : OUI                                       Nb agents encadrés par catégorie : …A -  1B –  9C
Conduite de projet : OUI

Employeur

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (AgroParisTech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, ENS Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, INRAE, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler. Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité
 

Informations employeur

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Contacts


Pour postuler, merci de vous connecter à l’URL suivant : https://jobaffinity.fr/apply/xjpyvmz6n9hbchm5yt


Date limite de candidature : 01/08/2022
Date de prise de fonction : Dès que possible

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