Secrétaire administratif h/f

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DATE DE PUBLICATION27/02/2020 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURUNIVERSITE PARIS SACLAY CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
Essonne
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 65 000 étudiants. L’université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (Agroparistech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, Ens Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, Inra, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry Val-d’Essonne) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler. Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Poste

Fonction : Secrétaire administratif

Métier ou emploi type* : J4C42 – Technicien-ne en gestion administrative

* REME, REFERENS, BIBLIOPHILE

Fiche descriptive du poste

Catégorie : B

Corps : TECH

BAP : J

Affectation

Administrative : Laboratoire de Physique des Gaz et des Plasmas ( LPGP – UMR8578) Université  Paris-Saclay, UFR des Sciences

Géographique : LPGP - Bât 210  91405 Orsay

Missions

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Gestion administrative et financière du laboratoire

Missions principales

Assurer l’accueil téléphonique, la gestion du planning et des déplacements du responsable

Accueil des non permanents (doctorants, stagiaires, chercheurs) et visiteurs

Recueillir et préparer les informations au vu de leur transmission au Fonctionnaire Défense de tutelle dans le cadre de la réglementation ZRR 

Gérer les conventions de stage et versements de gratification, en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière

Assurer le secrétariat du conseil de laboratoire, planifier les réunions et en établir les comptes rendus

Sélectionner et diffuser les informations au sein du laboratoire et vers l’extérieur

Participer à l’organisation matérielle et logistique des manifestations scientifiques (colloques, séminaires, journées du laboratoire…)

Rédiger des courriers administratifs

Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion

Organiser le classement et procéder à l’archivage des documentes traités

Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur

Etablissement des commandes et ordres de mission sur les logiciels de gestion GESLAB et SIFAC

Traitement des Workflows sur l’application DMF et interaction avec les fournisseurs pour la résolution des litiges

Participer à la mise à jour du site WEB du laboratoire

 

Profil

Compétences attendues
Connaissance, savoir :

-    Connaissance des modalités de fonctionnement des administrations publiques
-    Maîtrise  des techniques d’élaboration et de rédaction administrative
-    Maîtrise de l’environnement informatiques de bureautique (Office : Word, Excel,…)
-    Utilisation  des logiciels spécifiques des tutelles
-    Acquisition  du fonctionnement et organisation du laboratoire
-    Utilisation des outils en réseau et sur Internet
-    Mise en application des circulaires et notes de service
-    Compréhension orale et écrite de l’anglais
-    Rédaction de courriers en respectant l’orthographe et la langue
________________________________________
Savoir-faire :

-    Accueil visiteurs et collaborateurs externes
-    Respect de la règlementation administrative et financière
-    Transmission des connaissances
-    Gestion des dépenses de l’unité
-    Mise en œuvre d’une démarche qualité
________________________________________
Savoir-être :

-    Autonomie dans la gestion de ses activités
-    Sens de la communication et du relationnel
-    Esprit d’équipe et aptitude professionnelle
-    Sens de l’organisation
-    Respect de la confidentialité des informations et des données
Conditions particulières d’exercice (logement, horaires spécifiques, NBI, PFI, etc…) : Astreintes éventuelles : NON
Encadrement : OUI/NON                                       Nb agents encadrés par catégorie : …A - …B –
Conduite de projet : OUI/NON

 

Informations employeur

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Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation par mail à

[email protected] et [email protected]

Date limite de candidature : 27/03/2020

Date de prise de fonction : 15/04/2020

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Secrétaire administratif h/f

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Civilite*

(Taille maximum : 1Mo – Type de fichier : pdf, doc(x), odt, rtf)

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