SECRETAIRE/ASSISTANT ADMINISTRATIF

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DATE DE PUBLICATION12/08/2022 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURGRAND ANNECY AGGLOMERATION CATÉGORIEC
LIEUX DE TRAVAIL
ANNECY
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
74000
 VALABLE JUSQU'AU
11/10/2022

Poste

LE GRAND ANNECY RECRUTE

Pour sa DIRECTION DES AFFAIRES GENERALES

UN SECRETAIRE / ASSISTANT ADMINISTRATIF (H-F)

Cadre d'emplois des Adjoints Administratifs territoriaux (catégorie C)

Issu de la fusion de 5 intercommunalités au 1er janvier 2017, le Grand Annecy est une communauté d’agglomération de 207.000 habitants (34 communes), qui assure des compétences variées : développement économique et tourisme, aménagement du territoire, mobilités transport, accompagnement de la transition écologique (air énergie climat), production et distribution de l’eau potable, collecte et valorisation des déchets, gérontologie. Elle est engagée dans des projets structurants pour son territoire, ses citoyens et ses agents.

Au sein de la direction des affaires générales, en qualité d’assistant de gestion administrative, vous êtes en charge de la gestion des agendas et secrétariats de la Présidente, des élus et de la Direction des affaires Générales. Vous assurez le suivi et la coordination des réunions, vous veillez à l’accueil de qualité des invités et partenaires dans le cadre de réunions officielles, et vous êtes en charge du suivi administratif courant (circuit des parapheurs, mise en forme de notes et courriers, préparation des dossiers papiers), et de la gestion de déplacements (réservations train, hôtels, salles de réunions…).

 

Vos missions

  • Organiser, suivre et coordonner les rendez-vous et réunions de plusieurs agendas (Présidente, élus, direction): invitations/convocations, réservations de salles, qualité de l’accueil et convivialité, organisation logistique, préparation des dossiers, organisation des déplacements…
  • Réaliser des travaux de secrétariat : prendre des notes, mettre en forme des courriers/comptes rendus/supports de présentation, saisir des données, assurer le suivi de tableaux de bord…
  • En l’absence du chef de service « secrétariat général » effectuer les engagements comptables et assurer le suivi comptable des dépenses associées
  • Assurer l’accueil téléphonique et physique des visiteurs internes et externes, analyser les demandes et leur niveau d’urgence ou de priorité, orienter, assurer le suivi des demandes
  • Organiser, suivre et diffuser le courrier reçu/produit par la direction et le cabinet (distribution, suivi des délais de réponse, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage des documents).

Missions annexes

  • Organiser le classement et l'archivage de documents.
  • Assurer la fonction de « correspondant » des Moyens généraux (interface avec d’autres directions).
  • Assurer une veille des informations publiées dans la presse.

Votre lieu de travail : Grand Annecy direction des affaires générales

Votre temps de travail : 35h hebdomadaire, télétravail possible

Votre mode de recrutement : mobilité interne, mutation, détachement, intégration directe dans la Fonction Publique Territoriale

Relations de travail internes : Tous les services du Grand Annecy + cabinet de la Présidente

Relations de travail externes : Mairies du Grand Annecy, organismes et partenaires institutionnels, entreprises, associations…

Votre rémunération : Traitement statutaire + régime indemnitaire (primes mensuelles et annuelles)

Votre prise de fonction est souhaitée le plus tôt possible

Profil

  • Vous êtes en possession d’une formation type Bac professionnel dans le domaine du secrétariat ou de la gestion administrative et avez une expérience en secrétariat.
  • Vous maîtrisez la prise de notes rapide et les outils bureautiques et pratiquez des logiciels spécialisés (courrier, suivi comptable…)
  • Vous êtes capable d’organiser votre travail de façon à pouvoir gérer efficacement plusieurs demandes simultanées, d’identifier et de hiérarchiser les priorités, d’adapter votre planning et votre rythme de travail lorsqu’une tâche urgente le nécessite.
  • Vous savez tenir compte des priorités et contraintes permettant d’organiser un agenda complexe et changeant.
  • Vous savez accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs.
  • Vous filtrez les appels : identifier les interlocuteurs, évaluer l'urgence et l'importance de l'appel et choisir l'attitude adaptée.
  • Vous savez vous adapter et travailler avec des partenaires multiples, internes et externes.
  • Vous faites preuve d’une grande discrétion
  • Vous savez travailler en équipe, avez le sens de l’écoute, et savez prendre le recul nécessaire pour analyser une demande

Employeur

« Allier un cadre de vie agréable avec un poste qui correspond à mes envies professionnelles »

POURQUOI VENIR TRAVAILLER AU GRAND ANNECY ?

Parce que le Grand Annecy c'est :

  • une Agglomération dynamique avec une grande diversité de métiers et de compétences
  • des projets ambitieux, innovants et structurants (Plan Climat, Plan de mobilité 2030, etc.)
  • des postes à responsabilités
  • une concertation des citoyens sur les grandes décisions que les élus doivent prendre
  • des formations et une mobilité interne favorisée
  • le moyen de donner du sens à son travail et ses missions

 

Le sens du service public et l'intérêt général nous animent au Grand Annecy, avec une importance particulière accordée à l'humain pour être au rendez-vous, lorsque nos citoyens en ont besoin.

 

www.grandannecy.fr

Chiffres-clés

Informations employeur

Afficher les informations

Pour toute précision sur le poste, vous pouvez contacter

Elise ETIENNE, Directrice des affaires générales (04 50 63 48 49) ou la Direction des ressources humaines (04 50 63 48 63)

Adressez une lettre de motivation et un CV détaillé à

Madame la Présidente
Direction Ressources humaines
 avec la mention obligatoire

SECRETAIRE/ASSISTANT ADMINSITRATIF – MN -

avant le  15 septembre 2022

Par voie postale
Grand Annecy, 46 avenue des Iles, BP 90270, 74007 Annecy Cedex
Par courriel
[email protected]

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SECRETAIRE/ASSISTANT ADMINISTRATIF

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