Secrétaire Assistant Médico-Administratif - H/F - Temps plein

Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.

IDENTIFICATION DU POSTE

Fonction : Secrétaire Médicale
Grade : AMA Catégorie B
Liaisons hiérarchiques : DRH, Chef de Pôle : Dr DONGUI, responsable des unités
Liaisons fonctionnelles : Chef de service, Cadre Supérieur de Santé, Cadres de Santé, collègues du Pôle et de l'hôpital
Relations professionnelles spécifiques au poste : secrétariat des unités Extrahospitalier, IDE, AS

PRESENTATION DE L'ETABLISSEMENT

L'Etablissement Public de Santé Roger Prévot est un hôpital public spécialisé en santé mentale implanté dans le Nord des Hauts de Seine.
Il dessert pour la psychiatrie adulte les communes de Gennevilliers, Villeneuve la Garenne, Asnières sur Seine, Clichy la Garenne, Levallois-Perret, Bois Colombes et la Garenne Colombes, et pour la psychiatrie infanto-juvénile, les communes de Gennevilliers, Villeneuve la Garenne, Asnières sur Seine, Clichy la Garenne, Levallois-Perret.
L'établissement dispose de 30 structures de consultations et d'activités thérapeutiques au sein des communes desservies et d'un site pour l'hospitalisation à temps complet des adultes à Moisselles (Val d'Oise).
Depuis le 1er janvier 2019, une direction commune est mise en place entre l'EPS Roger Prévot et le Centre d'Accueil et de Soins Hospitaliers de Nanterre.
Les deux établissements sont engagés ans un projet de constitution d'un groupe hospitalier rassemblant sur le site du CASH les activités portées par le CASH de Nanterre et l'EPS Roger Prévot.
Un ambitieux projet stratégique est engagé autour d'un projet médico soignant commun visant à développer l'offre de soins.
Un projet architectural prévoit également une reconfiguration complète du site afin de l'ouvrir sur la ville, de renforcer son attractivité et de conforter son ancrage sur le territoire à horizon 2031.

PRESENTATION DU POLE

Présentation du Pôle G01 : Gennevilliers Villeneuve la Garenne
Le Pôle est composé de deux unités d'hospitalisation de 20 lits situées sur le site de Moisselles, deux Centres médico-psychologiques, un Centre d'Accueil Thérapeutique à Temps Partiel, un Hôpital de Jour, une unité d'Hospitalisation à Domicile.
Présentation des CMP :
Les Centres Médico-Psychologiques sont des unités de coordination et d'accueil en milieu ouvert qui organise des actions de prévention de diagnostic et de soins ambulatoires et d'interventions à domicile.
(Selon décret du 14/03/1986).
Le CATTP est une unité qui propose des activités thérapeutiques de groupe pour les patients de deux communes.
Equipe pluridisciplinaire composée de médecins psychiatres, psychologues, assistants sociaux, infirmiers,

Missions Principales

La secrétaire médicale (H/F) accueille et renseigne les patients, planifie les activités (agendas des consultations, admissions, convocations etc.
Il/Elle gère, saisie et classe les informations relatives au dossier patient
- Accueil physique ou téléphonique des patients, des familles
- Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité
- Gestion et Coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation des réunions, visites, conférences et évènements etc)
- Gestions, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultations et hospitalisations)
- Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles
- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
- Saisie des données liées à l'activité médicale
- Tenue à jour des dossiers patients
Traitement des courriers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, diffusion, archivage et traitement)
Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance
Rédiger les certificats en fonction de la législation

LOCALISATION DU POSTE ET CONDITIONS DE TRAVAIL

AMA Secrétaire Assistant Médico-Administratif à temps plein dans le secteur Gennevilliers/Villeneuve-la-Garenne.
Ce poste concerne l'Intra Hospitalier :
- EPS Roger Prévot
- 52 rue de Paris, 95570 Moisselles
- Horaires : structures ouvertes de 9 h à 17 h.
Poste en horaires de journée élargis, pour répondre aux missions confiées.
Base de 40h hebdomadaire, repos fixes le samedi et dimanche.
Compétences, savoirs et savoir faire

- Accueillir et orienter les personnes, des groupes, des publics,
- Définir, adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire.
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
- Organiser et classer les données, des informations des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et ou en rapports relatifs à son domaine de compétence
- Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
- Travailler en équipe pluridisciplinaire et ou en réseau
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers
- Une connaissance de la législation psychiatrique et des droits des patients est souhaitée.
- Qualifications et qualités requises :

- Obtention du BAC SMS ou ST2S complété si possible par une formation en secrétariat.
- Diplôme de secrétaire médicale ou formation d'Assistante Médico-Administrative.
- Organisée
- Accueillante
- Patiente
- Sociable
- Souriante
- Avoir l'esprit de conciliation
- Capacité d'écoute
- Discrétion (La secrétaire médicale est soumise au secret professionnel)
- Aime le contact avec le public