SECRETAIRE DE PHARMACIE HOSPITALIERE

Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.

Pôle : Médico-Technique
Service : Pharmacie à Usage Intérieur (PUI)
Grade : Adjoint administratif hospitalier
Temps de travail : temps partiel 50%
Date de prise de poste: 01/12/2026
Rattachement hiérarchique
Pharmacien gérant de la PUI
Cadre de santé ou cadre administratif du pôle (selon l'organisation de l'établissement)
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Mission générale
Assurer le secrétariat, la gestion administrative et la coordination des activités de la Pharmacie à Usage Intérieur dans le respect des règles de la Fonction Publique Hospitalière, de la réglementation pharmaceutique et des procédures qualité de l'établissement.
Contribuer à la continuité du service public hospitalier en facilitant les échanges entre les professionnels de santé, les services administratifs, les fournisseurs et les partenaires institutionnels.
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Activités principales
Gestion du secrétariat du service
Assurer l'accueil téléphonique et l'orientation des interlocuteurs.
Réceptionner, traiter et diffuser les informations.
Gérer le courrier entrant et sortant.
Mettre en forme les courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.
Organiser les réunions du service et rédiger les comptes rendus.
Gérer les agendas des pharmaciens

Gestion administrative
Assurer le suivi administratif des activités de la pharmacie.
Constituer et mettre à jour les dossiers administratifs.
Assurer le classement et l'archivage physique et numérique des documents.
Suivre les échéances réglementaires du service.
Préparer les éléments nécessaires aux bilans et rapports d'activité.
Gestion documentaire et qualité
Participer à la gestion documentaire du système qualité.
Gestion économique et logistique
Assurer le suivi administratif des commandes, marchés publics et contrats.
Contrôler les pièces administratives liées aux fournisseurs.
Suivre les tableaux de bord d'activité et de dépenses du service.
Liquidation des factures
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Compétences requises
Connaissances
Organisation hospitalière.
Fonctionnement d'une Pharmacie à Usage Intérieur.
Statut de la Fonction Publique Hospitalière.
Gestion administrative hospitalière.
Réglementation relative à la confidentialité et au secret professionnel.
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Power Point).
Savoir-faire
Rédiger des documents administratifs.
Organiser et prioriser les activités.
Utiliser les logiciels métiers hospitaliers.
Élaborer des tableaux de suivi et indicateurs.
Assurer le suivi documentaire et l'archivage.
Savoir-être
Sens du service public.
Discrétion professionnelle.
Rigueur et méthode.
Réactivité.
Capacité d'adaptation.
Qualités relationnelles et travail en équipe.
Conditions d'exercice
Travail en horaires administratifs.
Respect des obligations de confidentialité et du secret professionnel.
Utilisation quotidienne des outils informatiques hospitaliers.
Participation à la démarche qualité institutionnelle.