Secrétaire F/H

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DATE DE PUBLICATION04/07/2022 TYPE DE CONTRATCDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEC
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
75005
 VALABLE JUSQU'AU
04/09/2022

Poste

Fonctions : Secrétaire

Catégorie : C

Corps : ATRF

BAP : J

Mission :

- Assurer les inscriptions administratives et pédagogiques.

- Assurer le suivi des enseignements complémentaires pour l’option sport.

- Suivre les actions mises en place par les enseignants en matière d’événements et de stages.

- Assurer les relations avec les services de la scolarité et avec les usagers.

- Participer aux réunions de service.

- Assurer le secrétariat et la comptabilité de l’Association Sportive Sorbonne Université Lettres (ASSUL).

- Gérer le logiciel Infosport.

- Participer à la gestion des cours et échanges interuniversitaires.


Activités principales :

- Accueillir et renseigner le public.

- Inscrire les usagers au sport et à l’ASSUL.

- Participer au suivi des différents supports mis en place pour informer les usagers.

- Paramétrage et suivi de l’application Infosport.

- Participer à l’élaboration du calendrier des tâches à accomplir en fonction du déroulement de l’année universitaire.

- Participer à la préparation et la rédaction de dossiers.

- Assurer les tâches administratives des différents projets évènementiels et les stages à destination des étudiants et des personnels.

- Régisseur suppléant de recettes.


Le cas échéant autres activités du poste :

- Participer à la logistique des événements y compris sur des sites extérieurs à l’université et à des horaires décalés

Conditions particulières d'exercice :

Lors d’événements sportifs ou artistiques, l’agent.e peut être amené.e à travailler en dehors des sites de l’université et à des horaires en soirée. Du fait de l’implantation du service des sports sur deux sites l’agent.e est amené.e à partager son temps de travail entre les deux bureaux en fonction de l’organisation du service et de ses contraintes.

Profil

Connaissances transversales requises :

- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France.

- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université.

- Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle.

- Connaissance du fonctionnement des structures de l’enseignement des UFR et des services, notamment la scolarité et de la vie de l’étudiant.

- Organisation et fonctionnement du sport universitaire.


Savoir-faire :

- Bonnes qualités rédactionnelles.

- S’approprier les logiciels de base de données et de gestion du domaine professionnel, dont Infosport et le site FFSU.

- Maîtriser les logiciels de bureautique courants : Word et Excel.

- Savoir hiérarchiser et prioriser les activités et tâches confiées.

- Réelle aptitude au travail en équipe.

- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.

- Notions de comptabilité.


Savoir-faire transversaux :

- Informer et rendre compte à sa hiérarchie

- Rechercher l’information, la vérifier et la classer

- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée


Savoir être :

- Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels.

- Sens de l’organisation.

- Aptitude à travailler en équipe.

- Disponibilité, discrétion et confidentialité.

- Sens du contact et des relations humaines.

- Ponctualité et respect des horaires d’ouverture au public.

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens.

La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr

Présentation de la Direction :

Le service des sports est dirigé par son directeur assisté par le directeur adjoint.

Un responsable administratif coordonne et dirige l’équipe administrative.

Présentation du service :

Le service des sports organise les activités physiques, sportives et artistiques pour les étudiants et les personnels. Il propose des actions transversales au niveau de la vie de l’étudiant et organise les options sport prévues dans les maquettes des UFR. L’enseignement est assuré par 12 professeurs d’EPS et l’administration gérée par deux secrétaires et un responsable administratif. Il accueille environ 4000 étudiants par an qui s’inscrivent à au moins une activité sportive.

Localisation :

Sorbonne : 18, rue de la Sorbonne, 75005 Paris

Centre universitaire de Clignancourt : 2, rue Francis de Croisset, bureau E18

75018 Paris

Informations employeur

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Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée (sous la référence 13062) à l'adresse mail suivante : [email protected]

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