Secrétaire Général(e) - Nouvelle Aquitaine Outre Mer Fiche de poste H/F

Missions 

Le/la secrétaire général(e) assiste la direction interrégionale dont il est rattaché dans le pilotage de l’activité de l’interrégion.  Il/Elle veille au respect des notifications budgétaires, et à la bonne application des règles et directives nationales. Il/Elle restitue les analyses et données nécessaires au contrôle de l’activité. En tant que responsable du dialogue de gestion interne, il/elle est chargé(e) des dossiers d’administration transversaux de l’interrégion comprenant la gestion des ressources humaines, les affaires juridiques, financières, logistiques, et les achats. Il/Elle coordonne la gestion des systèmes d’information et encadre les équipes de gestion dont il organise le travail afin de garantir la continuité du service. Il/Elle fait parti(e) du Codir interrégional. Il/Elle assure la continuité de l’action du directeur interrégional lors de ses absences.

Encadrement 

• Assurer le management de proximité des équipes de gestion : Encadrer, animer et organiser l'activité de l’ensemble des personnels qui lui sont rattachés (réunions de service, conseil, appui, définition des objectifs et des programmes de travail, conduite des entretiens professionnels, recueil des besoins de formation…)

Organisation et contrôle de l'activité de gestion 

• Suivre et consolider les activités et les moyens notifiés à la DIR : identification des besoins et allocation des moyens afférents, suivi de leur consommation ;

• Effectuer la restitution sous forme de synthèse et de tableaux de bord de gestion en relation avec le siège ; préparer les arbitrages à rendre au niveau de l’interrégion par le directeur interrégional en matière d’allocation de moyens financiers, matériels et des ressources humaines pour les opérations (analyse et synthèse des affectations, suivi des notifications des effectifs CDI, CDD, stagiaires et apprentis…)

• Consolider les plans de charge d'activité interrégionale et réaliser la synthèse de la programmation ;

• Veiller en lien avec les directeurs adjoints scientifiques et techniques à la bonne adéquation entre programmation des opérations et planification des moyens au niveau interrégional.

Affaires financières, juridiques, achats et logistique 

• Coordonner l'élaboration, le suivi et l'exécution du budget, en dépenses et en recettes, en s’appuyant sur le responsable du pôle financier et contrôle de gestion (commandes/engagements/factures)

• Coordonner le contrôle, l’exécution et le suivi financier des contrats/marchés de fouilles (facturations, détermination et analyse des marges...) avec le responsable du pôle financier et contrôle de gestion

• Coordonner la clôture comptable en direction interrégionale (charges à payer, détermination du chiffre d'affaires…) avec le responsable du pôle financier et contrôle de gestion

• Coordonner le contrôle de gestion opérationnel : détermination et contrôle des coûts de revient hors personnel en prévisionnel et réalisé ; contrôle et suivi des budgets d’opération, suivi des ratios opérationnels…

• Superviser l’élaboration des documents contractuels passées avec les aménageurs en lien avec les DAST

• Effectuer la synthèse, l’analyse et le suivi des besoins de fonctionnement.

Gestion des Ressources humaines et animation du dialogue social 

•Responsable des ressources humaines au niveau interrégional, le secrétaire général est le relai privilégié dans le déploiement de la politique RH nationale. Il est également l’animateur du dialogue social local. A ce titre, il/elle réalise les actions suivantes.

• Veiller au respect du cadre réglementaire et être l'interlocuteur-référent auprès des agents dans le domaine des ressources humaines (intégration des nouveaux entrants, formation, recrutement, entretien professionnel…) ainsi qu’auprès des instances sociales

• Superviser la gestion du personnel (arrêts maladie, congés, préparation des dossiers de demandes de primes, suivi des questions de formation et d’évaluation, demandes de CDD…) et être l’interlocuteur de la DRH sur ces questions 

• Préparer les réunions des instances de représentation du personnel : comité technique spécial et comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail spécial, et assister le président des instances dans la conduite de ces séances avec le CSP pour le CHSCT spécial.

• Animer, au besoin avec le conseiller sécurité prévention, des groupes de travail attachés aux instances de dialogue social local.

Le secrétaire général est amené à participer aux projets nationaux impulsés par la direction générale ou les directions du siège (contrat d’objectif et de performance, projet d’établissement, refonte des instructions internes, observatoire des risques psycho-sociaux, groupe de travail nationaux…) et à leur déploiement au sein de l’interrégion.

→ Gestion de l’urgence et forte disponibilité

→ Déplacements réguliers au siège de l’établissement et le cas échéant au sein de l’interrégion

→ Mise en œuvre de nouveaux outils de pilotage au niveau national dont il s’agira d’assurer le déploiement et la bonne utilisation par les équipes de NAOM.