Secrétaire Médical(e) H/F - Service de Psychiatrie

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DATE DE PUBLICATION08/11/2022 TYPE DE CONTRATCDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURHôpital Paul-Brousse CATÉGORIEB, C
LIEUX DE TRAVAIL
VILLEJUIF
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
94800
 VALABLE JUSQU'AU
08/01/2023

Poste

 

 

IDENTIFICATION DU POSTE

Métier : Secrétaire médical(e)

Code métier : 40L200

Appellation locale : Secrétaire médical(e)

Grade : AMA/Adjoint administratif

Catégorie : B/C

Poste à pourvoir au 01/07/2023

Modalités de recrutement : Titulaire - CDD sur poste permanent

Schéma horaire : Jour

 

ACTIVITÉS

Activités :

  • Assurer le secrétariat médical du service et la gestion administrative des dossiers médicaux (en Application de la loi du 05/07/2011)
  • Gestion des appels téléphoniques : Prise de messages, transmissions aux personnes concernées (Médecins-Cadre de santé-Personnels infirmiers et aides-soignants-CMP- Assistantes Sociales-Services externes…).
  • Collaboration et lien rigoureux avec les administrations extérieures du service tel que :
  • La Direction (Saisines à 6-12 jours, Saisines à 6 mois, Collèges, Réquisitions à la personne-Gestion des Agendas Réunions).
  • Le Service des Admissions-Frais de séjours pour toutes les décisions relatives aux Certificats et accords de Permissions pour les patients.
  • L’ARS et Les Préfectures dans le cadre des dossiers sous mesure de contrainte, particulièrement des SPDRE. Les nouvelles nomenclatures et les Arrêtés préfectoraux.
  • Le TGI dans le cadre des présentations ou non présentations (certificats, attestations…) des patients qui doivent se rendre en audience devant le Juge des Libertés et de la Détention.
  • Collaboration avec le CMP dans le cadre des suivis des dossiers de patients en PDS : Rendez-vous de consultations soit au CMP soit Paul Brousse, dates de leur Collège, Réservations de lits pour patients ayant un besoin de soins en hospitalisation Urgente et soins prévus en hospitalisation (injections, séquentielles, Sismothérapie).
  • Elaboration et retranscription de courriers médicaux et/ou administratifs dictés verbalement par le médecin demandeur diffusés par mail/ envoi postal.
  • Elaboration de Certificats et attestations dans le cadre des Réintégrations de patients sous mesure ou transfert d’un ou dans un autre établissement (engagement de reprise).
  • Collaboration et suivi avec d’autres hôpitaux dans le cadre d’un patient transféré avec sa mesure sous contrainte établie par notre établissement (mensuels et autres documents à effectuer par nos soins).
  • Préparation des Documents divers du jour (certificats, Saisines…) pour les patients sous mesure sur ORBIS.
  • Traitement et suivi de la bonne tenue des comptes rendus d’hospitalisations (HDJ et/ou long-moyen séjours) puis diffusions.
  • Gestion des demandes du service des Usagers : reconstitution de dossiers médicaux (photocopies)pour les demandeurs (Patients, Médecins divers, Commissariats, Experts).
  • Gestion des demandes de CRH-Lettres venants des hôpitaux Extérieurs à APHP ainsi que des médecins de villes dans le respect du droit du patient et du secret médical et professionnel.
  • Préparation de dossiers médicaux dans le cadre d’une expertise judiciaire (Saisie).
  • Collaboration avec les secrétaires en Addictologie et Nutrition pour le suivi des patients, les cours aux Externes et Internes, ainsi que pour les listes des Gardes et Astreintes des médecins et réunions diverses entre services.

MISSIONS spécifiques et permanentes :

  • Sur le Fichier EXCEL dans Médiweb-Psy puis PLANNIFICATION des LITS : Saisie quotidienne (dès l’arrivée dans le service le matin) de la gestion des lits Entrants/Sortants, retranscriptions des dates de divers certificats à établir, dates d’Audiences et les médecins de gardes et astreinte du jour. Etablir un prévisionnel tous les vendredis après-midi pour les week-ends et jours fériés.
  • Participation aux staffs journaliers
  • Tenue des tableaux divers sur EXCEL :

- Patients sous mesure de contrainte-PDS-Levée.

- Statistiques des patients (Entrants-Sortants) avec leur mesure, date et heure.

  • Mise à jour du logiciel SUSIE pour les patients ayant changé de mesure.
  • Saisie les codages (PMSI) des actes de consultations et des actes des liaisons(gardes/astreintes) sur SUSIE.
  • Numérisation de tous les documents relatifs aux dossiers médicaux des patients (Bilans- comptes rendus d’examens externes-Dossier médical et infirmier à sa sortie d’hospitalisation…).
  • Numérisation de tous documents relatifs à sa mesure de contrainte lors de ses hospitalisations ou son suivi au CMP
  • Communication avec les patients pour la remise de documents administratifs divers et les retransmettre après signatures aux divers administrés (Admissions-Direction-ARS-TGI).
  • Communication avec les familles dans le cadre d’un manque de document pour le bon déroulement administratif de l’hospitalisation du parent.
  • Collaboration avec les médecins extérieurs en garde ou en astreinte concernant les documents spécifiques aux mesures de contraintes établies.

Missions Particulières :

  • Tenue quotidienne du guide des Internes (Mise à jour : Planning des lits-tableau des mesures-liste de numéros de téléphones des médecins-Listes de gardes et astreintes-CIM10-Fiches de liaisons).
  • Prise en charge administrativement de 12 patients en secteur d’hospitalisation ouverte + 1 patient en HDJ + 4 patients en secteur d’hospitalisation Fermée.
  • Retranscription des mises à jour des dates d’hospitalisations en sismothérapie, séquentielle, injection, TCA sur le planning de gestion des lits.
  • Saisie les codages (PMSI) des actes de consultations et des actes des liaisons(gardes/astreintes) sur SUZIE.

Missions diverses :

  • Elaboration de supports/courriers/affiches pour le service à la demande

AVANTAGES

Pour les contractuels :

  • Place en crèche (sous conditions)
  • Remboursement partiel des transports en commun
  • Tarif restauration self
  • Stationnement dans l’enceinte de l’hôpital ou à proximité
  • Chèques emploi-service CESU AP-HP (CDD sur poste permanent)
  • Supplément Familial de Traitement (enfants)
  • Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels + diverses aides financières (CDD sur poste permanent)
  • Droit à congés (temps de travail) : 7h = 25 CA et/ou 7h30 = 25 CA + 15 RTT

Pour les titulaires (en plus des éléments ci-dessous cités)

  • Possibilité de logement parc AP-HP
  • Droit à congés (temps de travail) : 7h36 = 25 CA + 18 RTT
  • Gratuité des soins médicaux
  • Accès à une offre conséquente de formation continue

HORAIRES DE TRAVAIL

Horaires : 8H30/16H06

Quotité de temps : 100%

 

 

GESTION DE LA PRÉVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS

RISQUES PROFESSIONNELS LIÉS À L’ACTIVITÉ

  • Travail sur écran

MESURES DE PRÉVENTION PRISES FACE À CES RISQUES

  • Sensibilisation sur les postures

SURVEILLANCE MÉDICALE

Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé. Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer.

Profil

 

 

 

COMPÉTENCES REQUISES

Connaissances particulières :

  • Organisé
  • Accueillant
  • Patient
  • Sociable
  • Souriant
  • Avoir l’esprit de conciliation
  • Capacité d’écoute
  • Discrétion (la secrétaire médicale est soumise au secret professionnel)
  • Aime le contact avec le public

Qualités professionnelles requises :

  • Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
  • Définir-adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
  • Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
  • Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
  • Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
  • Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
  • Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
  • Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
  • Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
  • Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

PRÉ-REQUIS

Formations et/ou qualifications requises :

  • Diplôme de secrétaire médical
  • BAC/ BAC ST2S
  • BAC +2

EXPÉRIENCE REQUISE

  • Expérience obligatoire en milieu hospitalier (minimum 3 ans)

ÉVOLUTIONS POSSIBLES DU POSTE

  • TIM
  • Coordinatrice des secrétariats médicaux

Employeur

.

L’Assistance Publique des Hôpitaux de Paris (AP-HP) est le Centre Hospitalier Universitaire d’Ile de France. Il est constitué de 38 hôpitaux regroupés au sein de 6 Groupes Hospitalo-Universitaires. Il emploie plus de 100 000 professionnels dont les personnels paramédicaux relevant de la Fonction Publique Hospitalière.

GROUPE HOSPITALIER: AP-HP. Université Paris-Saclay

ÉTABLISSEMENTS:

  • Hôpital Bicêtre (Le Kremlin-Bicêtre- 94)
  • Hôpital Antoine-Béclère (Clamart- 92)
  • Hôpital Paul-Brousse (Villejuif- 94)
  • Hôpital Ambroise-Paré (Boulogne-Billancourt- 92)
  • Hôpital Raymond-Poincaré (Garches- 92)
  • Hôpital Sainte-Périne (Paris- 16e)
  • Hôpital Maritime de Berck (Berck-sur-Mer- 62)

Lieu d’exercice : Hôpital Paul-Brousse

Adresse : 12 avenue Paul-Vaillant-Couturier - BP 200 - 94804 Villejuif Cedex

Moyens d’accès à l’hôpital :

Métro : Ligne 7 | Arrêt : Paul-Vaillant-Couturier

Bus : 162/185/1312 | Arrêt : Villejuif-Paul-Vaillant-Couturier

 

STRUCTURE

PRÉSENTATION DE L’HÔPITAL PAUL-BROUSSE

Situé à Villejuif dans le Val-de-Marne, l’hôpital Paul-Brousse AP-HP propose une prise en charge des maladies liées au grand âge, et une offre de soins spécialisée en addictologie, en psychiatrie, en troubles du comportement alimentaire, ainsi qu’en hématologie clinique et en oncologie médicale. Doté d’un plateau technique performant, il assure également une prise en charge médico-chirurgicale des pathologies hépatobiliaires. C’est en effet le premier centre national de transplantation hépatique. Deux unités de soins palliatifs viennent compléter cette offre de soins.

PRÉSENTATION DE LA DIRECTION

Intitulé du DMU N°11 : Santé mentale, nutrition et addictologie

Le DMU se situe sur les sites de Bicêtre, Paul-Brousse, Antoine-Béclère, Ambroise-Paré et le CMP d’Ivry.

Activités du DMU :

Les différents secteurs du DMU sont spécialisés dans la prise en charge des patients relevant des disciplines suivantes :

Psychiatrie sectorisée et non sectorisée, addictologie (hospitalisation, consultations et activité de liaison), nutrition clinique et troubles du comportement alimentaire.

PRÉSENTATION DU SERVICE

Le service de Psychiatrie est composé d’une hospitalisation de secteur et d’une hospitalisation hors secteur pour un total de 50 lits sous la responsabilité du Pr. BENYAMINA. Le service psychiatrie est situé sur le site de Paul BROUSSE.

Le secteur est celui d’Ivry sur Seine (94G12), il est dirigé par le Dr C. MARTELLI et est composé :

  • D’une unité fermée SIGWALD de 10 lits dont 1 chambre d’isolement thérapeutique
  • D’une unité ouverte DELAY DENIKER de 22 lits.

L’unité hors secteur, LHERMITE, est une Unité des troubles du comportement alimentaire de 18 lits. Est associé un HDJ TCA de 8 places et sont dirigés par le Dr D. RINGUENET.

Composition de l’équipe :

  • Chef de service
  • Médecins
  • Infirmières et aides -soignants
  • Secrétaire-médicale

LIAISONS

Liaisons hiérarchiques :

  • Coordinatrice des secrétariats médicaux
  • Direction des Ressources Humaines

Liaisons fonctionnelles :

  • Direction médical de DMU
  • Cadre Paramédical de DMU
  • Cadres de santé
  • Médecins

Informations employeur

Afficher les informations

Envoyer votre CV et lettre de motivation à :

Prénom, Nom :     Sophie CHAUMONT
Fonction :     Coordinatrice des secrétariats médicaux
Téléphone :    01.45.59.30.41
Courriel  :     [email protected]

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Secrétaire Médical(e) H/F - Service de Psychiatrie

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