Secrétaire médical et administratif de la Direction de la médecine de prévention F/H

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DATE DE PUBLICATION15/09/2021 TYPE DE CONTRATCDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
75005
 VALABLE JUSQU'AU
14/11/2021

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Au sein de la Direction Générale des Services Adjointe en charge des relations sociales (DGSA), la Direction  de la médecine de prévention (DMP) est composée d'une équipe pluridisciplinaire de 4 médecins du travail, de 3 infirmières Santé au Travail, d’un(e) psychologue du travail  et de 4 agents administratifs ( accueil, secrétariat médical et administratif). Sa direction est assurée par le médecin coordonnateur – Directrice de la médecine du travail- auquel est associée la cheffe de service administratif, cadre de santé.

La DMP travaille en collaboration avec :

  • Au sein de la DGSA : la Direction de la protection sociale, coordination médico-sociale et risques professionnels, la Direction de la prévention des risques professionnels, la Direction du développement des compétences
  • Les DRH des facultés
  • Le SUMPPS (Service Universitaire de Médecine Préventive et de Promotion de la Santé) qui intervient auprès des étudiants

La Direction de la médecine de prévention intervient sur toutes les questions touchant à la santé au travail conformément aux dispositions du décret 82-453 du 28 mai 1982 modifié, relatif à l'hygiène et à la sécurité du travail ainsi qu'à la prévention médicale dans la fonction publique.

Localisation :  au cœur du campus Pierre et Marie Curie, 4 Place Jussieu, 75005 Paris.

Poste

Fonctions : Secrétariat médical et administratif de la Direction de la médecine de prévention F/H 
Catégorie
 : B
BAP : J
Emploi-type : Technicien-ne en gestion administrative/ Secrétaire médicale

Mission :

  • Assurer le secrétariat médical et administratif de la Direction de la médecine de prévention (DMP)
  • Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d’activité en respectant strictement le secret médical
  • Accueillir et renseigner les agents
  • Assurer des pré visites : pratiquer des examens complémentaires (Ergovision, bandelettes urinaires…) et mises à jour des dossiers
  • Gérer administrativement et planifier les activités en collaboration avec les médecins et les infirmières (agendas des consultations médicales, des visites…)
  • Réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures liées à l’activité médicale
  • Organiser les espaces de stockage et de conservation des dossiers médicaux, au fil de l’eau et annuellement en fonction du statut (actif/inactif) et de l’année de naissance des agents

Activités principales :

  • Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (agents) et externes (prestataires)
  • Identifier et recenser les besoins et attentes des agents
  • Gérer, organiser des programmations liées à la prise en charge médicale (consultations, examens…)
  • Prendre des notes, saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats/attestations médicaux ou administratifs), les reproduire, les diffuser
  • Saisir des données liées à l’activité médicale
  • Tenir à jour les dossiers médicaux des agents
  • Vérifier les informations administratives concernant les agents dans le cadre de l’identitovigilance
  • Traiter les courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
  • Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur
  • Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe
  • Planifier er réaliser le classement annuel des dossiers médicaux inactifs dans les différents espaces de stockage, dans le respect des recommandations de l’HAS de 2009 concernant la conservation et l’archivage du dossier médical en santé au travail
  • Participer à la gestion administrative et financière du service, en appliquant les procédures dédiées : gestion des stocks de papèterie et de consommables informatiques, demandes de devis, contrôle des factures reçues, envoi des devis, des factures validées, des justificatifs (prise en charge/prescription) à la gestion financière, extraction dans le logiciel de santé de données relatives à des agents hébergés par convention, pour refacturation
  • Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information administratifs, financiers et/ou médicaux
  • Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l’activité du service

Conditions particulières d'exercices : Fermeture du Service de Médecine de Prévention 4 semaines l’été et une semaine en fin d’année.

Encadrement fonctionnel : Non
Conduite de projet : Non

Profil

Connaissances :

  • Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
  • Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
  • Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle : médecine du travail et médecine statutaire

Savoir-faire :

  • Bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques
  • Utilisation d’un logiciel de santé au travail (KITRY)
  • Bonne capacité relationnelle

Savoir-faire transversaux :

  • Informer et rendre compte à sa hiérarchie
  • Rechercher l’information, la vérifier et la classer
  • Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
  • Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

  • Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
  • Autonomie, méthode et rigueur
  • Sens de l’organisation
  • Aptitude à travailler en équipe
  • Disponibilité, discrétion et confidentialité (respect du secret médical)
  • Sens du contact et des relations humaines
  • Polyvalence et capacité d’adaptation

Informations employeur

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Toute candidature (cv et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : [email protected]

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Secrétaire médical et administratif de la Direction de la médecine de prévention F/H

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