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Secrétaire médical et administratif du Service de Médecine de Prévention - Visites médicales F/H

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DATE DE PUBLICATION 24/07/2019   TYPE DE CONTRAT CDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEUR SORBONNE UNIVERSITE   CATÉGORIE B
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Au sein de la Direction du Développement des Ressources Humaines (DDRH) dans le cadre d’une coordination médico sociale, le Service de Médecine de Prévention est composé d'une équipe pluridisciplinaire de 6 médecins de prévention (dont le médecin coordonnateur), d’un psychologue, de 3 infirmières Santé au Travail  et de 4 agents administratifs (secrétariat médical et administratif). Sa direction est assurée par le médecin coordonnateur - chef du service médical- auquel est associé le chef de service administratif, cadre de santé.

Le service travaille en collaboration avec :

-          les services de la coordination médico-sociale (service social des personnels, mission handicap, service protection sociale)

-          le service développement RH (accompagnement au retour à l’emploi, mobilité, carrière, formation)

-          la Direction de la Prévention des Risques Professionnels

-          Les DRH de facultés

-          Le SIUMPPS (Service InterUniversitaire de Médecine Préventive et de Promotion de la Santé) qui intervient auprès des étudiants

Le Service de Médecine de Prévention intervient sur toutes les questions touchant à la santé au travail conformément aux dispositions du décret 82-453 du 28 mai 1982 relatif à l'hygiène et à la sécurité du travail ainsi qu'à la prévention médicale dans la fonction publique.

Localisation :  au cœur du campus Pierre et Marie Curie 4 Place Jussieu 75005 Paris

Poste

Fonctions : Secrétaire médical et administratif du Service de Médecine de Prévention / Visites médicales F/H
Catégorie : B
BAP : J
Emploi-type : Technicien-ne en gestion administrative/ Secrétaire médicale

Mission :
- Assurer le secrétariat médical et administratif du Service de Médecine de Prévention (SMP)
- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d’activité en respectant strictement le secret médical
- Accueillir et renseigner les agents (patients)
- Gérer administrativement et planifier les activités en collaboration avec les médecins et les infirmières (agendas des consultations médicales, des entretiens, des prélèvements…)
- Réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures liées à l’activité médicale
- Organiser les espaces de stockage et de conservation des dossiers médicaux, au fil de l’eau et annuellement en fonction du statut (actif/inactif) et de l’année de naissance des agents

Activités principales :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
- Identifier et recenser les besoins et attentes des patients
- Gérer, organiser des programmations liées à la prise en charge médicale (consultations, examens…)
- Prendre des notes, saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats/attestations médicaux ou administratifs), les reproduire, les diffuser
- Saisir des données liées à l’activité médicale
- Tenir à jour les dossiers médicaux des patients
- Vérifier les informations administratives concernant les agents dans le cadre de l’identitovigilance
- Traiter les courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
- Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur
- Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe
- Gérer l’organisation fonctionnelle des missions : planification des rendez-vous, réalisation des ordres de mission, organisation matérielle du transport et de l’hébergement, transmission au bureau de la gestion financière de la DDRH pour l ’état liquidatif des missions
- Planifier et réaliser le classement annuel des dossiers médicaux inactifs dans les différents espaces de stockage, dans le respect des recommandations de l’HAS de 2009 concernant la conservation et l’archivage du dossier médical en santé au travail
- Participer à la gestion administrative et financière du service, en appliquant les procédures dédiées : gestion des stocks de papèterie et de consommables informatiques, demandes de devis, contrôle des factures reçues, envoi des devis, des factures validées, des justificatifs (prise en charge/prescription) à la gestion financière, extraction dans le logiciel de santé du suivi des agents hébergés par convention pour refacturation
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information administratifs, financiers et/ou médicaux
- Assurer le soutien logistique de l’activité du service

Conditions particulières d'exercice  : Fermeture du Service de Médecine de Prévention 4 semaines l’été et une semaine en fin d’année.

Profil

Connaissances :

  • Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
  • Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
  • Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle : médecine de prévention et médecine statutaire

Savoir-faire :

  • Bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques
  • Utilisation d’une base spécifique de données
  • Bonne capacité relationnelle

Savoir-faire transversaux :

  • Informer et rendre compte à sa hiérarchie
  • Rechercher l’information, la vérifier et la classer
  • Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
  • Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

  • Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
  • Autonomie, méthode et rigueur
  • Sens de l’organisation
  • Aptitude à travailler en équipe
  • Disponibilité, discrétion et confidentialité (respect du secret médical)
  • Sens du contact et des relations humaines
  • Polyvalence et capacité d’adaptation

Informations employeur

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Toute candidature (cv et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : [email protected]

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