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Secrétaire médical (F/H) – Centre de Recherche Hémophilie et Maladies Hémorragiques Constitutionnelles rares (CRH, CRC-MHC)

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DATE DE PUBLICATION01/12/2021 TYPE DE CONTRATTitulaire, CDD
RECRUTEURHôpital Bicêtre CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
LE KREMLIN BICETRE
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
94270
 VALABLE JUSQU'AU
01/02/2022

Poste

Secrétaire médical (F/H) – Centre de Recherche Hémophilie et Maladies Hémorragiques Constitutionnelles rares (CRH, CRC-MHC) 

Lieu d’exercice : Hôpital Bicêtre, 78 Rue du Général Leclerc - 94270 Le Kremlin-Bicêtre

IDENTIFICATION DU POSTE

  • Métier : Assistant Médico-Administratif (F/H) 
  • Code métier : 40L200
  • Appellation locale : AMA - Secrétaire Médical(e) 
  • Grade :  Secrétaire Médical (F/H)
  • Catégorie : B
  • Poste à pourvoir au : dès que possible
  • Modalités de recrutement : Titulaire, CDD sur poste permanent      
  • Schéma horaire : Jour  

ACTIVITÉS

Missions générales :

  • Assurer les tâches liées au secrétariat du Centre dans le cadre d’un secteur de consultation et d’unité de soins ambulatoires : accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda des consultations, des HDJ).
  • Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient.
  • Saisie dans Orbis des comptes rendus de consultations et des courriers (consultations adultes et pédiatriques, Hôpital de jour adulte et pédiatrique, consultation commune d’orthopédie).
  •  Archivages : classement des courriers, des compte-rendus de biologie et d’imagerie ; tenue des armoires à dossiers (hamacs, étiquettes) ; scan des documents dans Orbis (CR, courrier, protocoles chirurgie ou accouchement, prescription examens biologiques, documents extérieurs…).
  • Gestion des besoins en consommables bureautiques et informatiques en binôme avec l’infirmière.
  • Saisie dans Medtime : présence des médecins et gestion des astreintes et congés.


Missions spécifiques :

  • Accueil des patients et leurs familles par téléphone, email ou courrier (demandes de soin ou d’ordonnance, participation à l’organisation des rendez-vous et des parcours de soin), des professionnels de santé de ville (avis à distance), des intervenants administratifs.
  • Préparation des dossiers médicaux, des cartes et carnets de MHC, des prescriptions des bilans biologiques ou d’imageries.
  • Interface par téléphone, email ou courrier avec les professionnels de santé hospitaliers en interne à Bicêtre (collaborations étroites du centre avec l’orthopédie, la gynécologie/obstétrique, la chirurgie orale, la chirurgie adulte et enfants) : demandes d’avis à distance, suivi des hospitalisés.
  • Collaboration et partage de tâches en binôme avec l’IDE pour des aspects administratifs : accueil des consultants, photocopie des carnets de MHC, réponse aux appels d’urgences, suivi de l’organisation des programmations des venues des patients, intendance …
  • Consultation commune d’orthopédie mensuelle : gestion des rendez-vous, préparation des consultations (ordonnances d’imagerie, demande des dossiers aux archives, lien avec la secrétaire d’orthopédie).
  • Utilisation du logiciel métier Nhemo, des fichiers internes au centre (fichier de suivi des appels, fichier de suivi des chirurgies/grossesses/hospitalisations, et de la fiche maladies rares d’Orbis).
  • Relations avec le CRC-MHC de l’Hôpital Mignot (Le Chesnay) : recours à Bicêtre pour leurs patients complexes, astreinte commune.
  • Éducation Thérapeutique du Patient : aide à la préparation des séances (planning, convocations).
  • Réponses aux demandes de rendez-vous avec l’industrie pharmaceutique.


Particularités du poste :

  • Poste clé pour le fonctionnement du centre, avec beaucoup d’interaction directe avec les patients, les familles et les autres professionnel de santé.

 

HORAIRES DE TRAVAIL

  • Horaires : du lundi au vendredi, 07h36 de 09h00 à 16h36 ; repos les week-end et jours fériés
  • Quotité de temps : 100%

  

Profil

COMPÉTENCES REQUISES

Connaissances particulières :

  • Maîtrise des outils informatiques et logiciels métier ; logiciels utilisés : Word, Excel, Orbis, GILDA, GDM
  • Maîtrise de l’orthographe et du vocabulaire médical, aisance rédactionnelle
  • Notions d’anglais.
  • Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
  • Connaissances à acquérir sur :

o les maladies hémorragiques constitutionnelles, la hiérarchie des appels urgence, les premières réponses si demandes de conduite à tenir pour voyages, séjours scolaires, certificats,

 

o les outils bureautiques utilisés du centre : fiche maladies rares Orbis, application Nhemo (plateforme web outil métier de la filière MHEMO), logiciel Medtime (planning astreintes médicales), consolidation connaissance sur Orbis, Gilda, GDM.


Qualités professionnelles requises :

  • Discrétion, diplomatie
  • Sens relationnel, sens de l’accueil
  • Respect du secret professionnel et des droits des patients
  • Organisation, réactivité et dynamisme
  • Esprit d’équipe
  • Transférer un savoir-faire, une pratique professionnelle
  • Capacité d’adaptation aux nouvelles organisations



PRÉ-REQUIS

Formations et/ou qualifications requises :

  • Titulaire du Baccalauréat ST2S.
  • Bon niveau d’orthographe et d’expression orale et écrite
  • Concours interne AP.


EXPÉRIENCE REQUISE

  • Expérience de secrétariat médical souhaitée


ÉVOLUTIONS POSSIBLES DU POSTE

  • Technicien d’information médicale
  • Encadrant des secrétariats médicaux
  • Encadrant archives Titulaire du Baccalauréat ST2S.
  • Concours interne AP.

Employeur

GROUPE HOSPITALIER : AP-HP. Université Paris-Saclay

 ÉTABLISSEMENTS : 

  • Hôpital Bicêtre (Le Kremlin-Bicêtre- 94)
  • Hôpital Antoine-Béclère (Clamart- 92)
  • Hôpital Paul-Brousse (Villejuif- 94)
  • Hôpital Ambroise-Paré (Boulogne-Billancourt- 92)
  • Hôpital Raymond-Poincaré (Garches- 92)
  • Hôpital Sainte-Périne (Paris- 16e)
  • Hôpital Maritime de Berck (Berck-sur-Mer- 62)

 
STRUCTURE

PRÉSENTATION DE L’HÔPITAL BICÊTRE

Situé au Kremlin-Bicêtre, dans le Val-de-Marne, l’hôpital Bicêtre AP-HP propose une large gamme de spécialités pour l’adulte et l’enfant.

Doté d’une structure d’accueil des urgences médicales et chirurgicales avec plus de 105 000 passages par an (adultes et pédiatriques), il est reconnu notamment pour la prise en charge des polytraumatisés et participe à la grande garde de neurochirurgie. L’établissement bénéficie d’une expertise en immuno-pathologie et en neuroradiologie interventionnelle. Il dispose d’un centre périnatal de type III et d’un centre de chirurgie ambulatoire. Les services s’appuient sur un plateau technique performant, doté d’équipements de dernière génération dont des robots chirurgicaux.

L’hôpital Bicêtre accueille 20 centres de référence maladies rares et un centre cancers rares. Ses équipes mettent tout en œuvre pour s’adapter aux besoins des patients, en développant par exemple les dispositifs de diagnostic précoce ou d’éducation thérapeutique.

PRÉSENTATION DU DMU 7 ENDOCRINOLOGIE – IMMUNITÉS – INFLAMMATIONS – CANCER - URGENCES

Le DMU 7 s’étend sur un périmètre de 3 sites hospitaliers : AMBROISE PARÉ, PAUL BROUSSE, BICÊTRE

Endocrinologie- Immunités-Inflammations- Cancer- Urgences

Équipe exécutive du pôle :

  • Pr Philippe CHANSON Directeur médical de DMU
  • Thibault ROBERT Directeur délégué de DMU
  • XXXXXXX Cadre paramédicale de DMU (CP-DMU)   
  • Xxxxxxx , Cadre administratif de DMU (CA-DMU)


Activités du DMU :

Le DMU gère : 218 lits, 41 de SSR et 75 places HDJ

Unités de Soins rattachées au DMU :

  • SAU service d’accueil des urgences adultes et UHCD (BCT)
  • Médecine Interne : o Médecine Aiguë Polyvalente (MAP-BCT)

o Médecine Immunologie et Infectieuse (M2I)

o Hôpital de Jour de Médecine Interne et UMCGRE/UAT (Unité maladie constitutionnelle du globule rouge érythropoïèse et Unité d’Aphérèse Thérapeutique)

o Centre de Référence de l’Hémophilie CRH et Centre de Compétences des Maladies Hémorragiques Constitutionnelles CRC-MHC

o Unité de Suites et de Réadaptation (USR BCT)

o Soins de Suites et de Rééducation Jeunes Adultes (PBR)

o Unité de Consultation et de Soins Ambulatoires (UCSA Fresnes- BCT)

  • Hôpital de jour d’hématologie clinique
  • Endocrinologie Adultes (BCT)
  • Rhumatologie Adultes BCT)
  • Maladies Infectieuses et tropicales (SMIT-BCT)
  •  Policlinique Adultes FBS (BCT)
  • Ophtalmologie (BCT)
  • Dermatologie (APR)
  •  Rhumatologie (APR)
  • Endocrinologie Nutrition (APR)
  • Unité de Médecine Ambulatoire (UMA - APR)
  • Ophtalmologie (APR)

 

PRÉSENTATION DU SERVICE

Le Centre de Référence de l’Hémophilie (CRH) et des Maladies Hémorragiques Constitutionnelles (MHC) rares de Bicêtre, coordonné par le Dr Roseline d’Oiron, est un site constitutif du Centre de Référence Maladies Rares (CRMR) « Hémophilie et autres déficits constitutionnels en protéines de la coagulation ». Il collabore étroitement avec l’unité d’hémostase clinique du laboratoire d’hémostase du Dr Lavenu-Bombled, responsable du Centre de Ressources et de Compétences des MHC (CRCMHC) de Bicêtre. Il est intégré à la filière de santé maladies rares MHEMO (Maladies HEMOrragiques constitutionnelles) associant 3 CRMR (Hémophilie et autres déficits constitutionnels en protéines de la coagulation, Maladie de Willebrand, Pathologies Plaquettaires).

Le centre est rattaché au Service de Médecine Interne Immunologie Clinique (Pr Cécile Goujard) de l’Hôpital Bicêtre.

La mission principale du centre est d’améliorer le diagnostic et la prise en charge des personnes atteintes de maladies hémorragiques rares et leur famille, notamment en coordonnant les soins, les activités de recours, l’éducation thérapeutique, les enquêtes familiales et l’accompagnement médicosocial. Les autres missions du centre sont la diffusion d’informations et de recommandations sur les MHC, le développement de la recherche au travers de la participation aux essais cliniques et à la gouvernance des bases de données nationales ou internationales, le développement de la formation sur les MHC des professionnels de santé médicaux et non médicaux.

Le centre assure le suivi de 1300 patients, adultes et enfants, dont 700 personnes avec hémophilie, 300 conductrices d’hémophilie et 300 personnes atteintes d’autres MHC (maladie de Willebrand, déficits en protéines de la coagulation, pathologies plaquettaires).

Le Centre a des activités de consultations dans les secteurs adulte et pédiatrique, d’hôpitaux de jour enfants (HDJE) ou adultes (HDJ de médecine interne) et de suivi des patients hospitalisés dans les différents services de l’hôpital.

Composition de l’équipe :

Secrétariat médical : 1 secrétaire médicale

  • Équipe médicale : 1 praticien hospitalier temps plein, 1 praticien hospitalier contractuel temps plein, 1 praticien hospitalier pédiatre temps partiel, 1 assistant hospitalo-universitaire (activité clinique à 50%)
  • Équipe paramédicale : 1 cadre de santé et 1 IDE coordinatrice à temps plein, 1 ARC à temps partiel (50%).
  • Collaboration avec l’équipe de l’hôpital de jour Enfants et HDJ de médecine interne, les centres de prélèvements adultes et enfants, l’ensemble des autres professionnels de santé impliqués dans le suivi des patients.


LIAISONS

Liaisons hiérarchiques :

  • CA DMU (Cadre administratif de DMU)


Liaisons fonctionnelles :

  • Chef de service
  • Cadre paramédical du pôle
  • Équipe médicale et paramédicale du service
  • Services techniques et logistiques
  • Services de soins, des consultations, des archives

Informations employeur

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PERSONNE À CONTACTER

Envoyer votre CV et lettre de motivation à :

  • Prénom, Nom : Sylvie BLUA
  • Fonction : Cadre administratif de DMU
  • Téléphone : 06 81 80 64 86 / 01 47 10 78 05

 

Moyens d’accès à l’hôpital :

Métro : Ligne 7 | Arrêt : Le Kremlin-Bicêtre
Bus :
- 123 | Arrêt : Convention-Jaurès - 47/ 131/ 323/ V1/V6 | Arrêt : Hôpital du Kremlin-Bicêtre - 186 | Arrêt : Mairie du Kremlin-Bicêtre

 

AVANTAGES

  • Poste à activités variées, en équipe, dans un centre reconnu, accueillant volontiers les initiatives et ayant un impact fort sur la population suivie.
  • Remboursement transports
  • Tarif restauration self
  • Place en crèche
  • Stationnement dans l’enceinte de l’hôpital ou à proximité
  • Chèques emploi-service CESU AP-HP
  • Gratuité des soins médicaux
  • Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels + diverses aides financières (y compris CDD sur poste permanent)
  • Supplément Familial de traitement (enfants)
  • Accès à une offre de formation continue Ø Droit à congés (temps de travail) : 07h00 = 25 CA, 07h30 = 25 CA + 15 RTT, 07h36 = 25 CA + 18 RTT

 

GESTION DE LA PRÉVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS

RISQUES PROFESSIONNELS LIÉS À L’ACTIVITÉ

  • Travail sur écran


MESURES DE PRÉVENTION PRISES FACE À CES RISQUES

  • Chaise et bureau ergonomiques
  • Formation Sécurité-Incendie annuelle/ Vigilance Attentat


SURVEILLANCE MÉDICALE

Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé. Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer.
 

 

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