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Secrétaire médical (F/H) – Centre de Recherche Hémophilie et Maladies Hémorragiques Constitutionnelles rares (CRH, CRC-MHC)

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DATE DE PUBLICATION19/08/2022 TYPE DE CONTRATTitulaire, CDD
RECRUTEURHôpital Bicêtre CATÉGORIEB, C
LIEUX DE TRAVAIL
LE KREMLIN BICETRE
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
94270
 VALABLE JUSQU'AU
18/10/2022

Poste

 

 

 

Secrétaire médical (F/H) – Centre de Recherche Hémophilie et Maladies Hémorragiques Constitutionnelles rares (CRH, CRC-MHC) 

 

Lieu d’exercice : Hôpital Bicêtre, 78 Rue du Général Leclerc - 94270 Le Kremlin-Bicêtre

 

IDENTIFICATION DU POSTE

  • Métier : Secrétaire Médical(e) 
  • Code métier : 40L200
  • Appellation locale : Secrétaire Médical (F/H)
  • Grade : Assistant(e) Médico-Administrati(ve).f ou Adjoint(e) Administrati(ve).f 
  • Catégorie : B ou C
  • Poste à pourvoir au : 05/09/2022
  • Modalités de recrutement : Titulaire, CDD sur poste permanent      
  • Schéma horaire : Jour  

 

ACTIVITÉS

Missions générales :

  • Assurer les tâches liées au secrétariat du Centre dans le cadre d’un secteur de consultation et d’unité de soins ambulatoires : accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda des consultations, des HDJ).
  • Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient.
  • Saisie dans Orbis des comptes rendus de consultations et des courriers (consultations adultes et pédiatriques, Hôpital de jour adulte et pédiatrique, consultation commune d’orthopédie).
  •  Archivages : classement des courriers, des compte-rendus de biologie et d’imagerie ; tenue des armoires à dossiers (hamacs, étiquettes) ; scan des documents dans Orbis (CR, courrier, protocoles chirurgie ou accouchement, prescription examens biologiques, documents extérieurs…).
  • Gestion des besoins en consommables bureautiques et informatiques en binôme avec l’infirmière.
  • Saisie dans Medtime : présence des médecins et gestion des astreintes et congés.


Missions spécifiques :

  • Accueil des patients et leurs familles par téléphone, email ou courrier (demandes de soin ou d’ordonnance, participation à l’organisation des rendez-vous et des parcours de soin), des professionnels de santé de ville (avis à distance), des intervenants administratifs.
  • Préparation des dossiers médicaux, des cartes et carnets de MHC, des prescriptions des bilans biologiques ou d’imageries.
  • Interface par téléphone, email ou courrier avec les professionnels de santé hospitaliers en interne à Bicêtre (collaborations étroites du centre avec l’orthopédie, la gynécologie/obstétrique, la chirurgie orale, la chirurgie adulte et enfants) : demandes d’avis à distance, suivi des hospitalisés.
  • Collaboration et partage de tâches en binôme avec l’IDE pour des aspects administratifs : accueil des consultants, photocopie des carnets de MHC, réponse aux appels d’urgences, suivi de l’organisation des programmations des venues des patients, intendance …
  • Consultation commune d’orthopédie mensuelle : gestion des rendez-vous, préparation des consultations (ordonnances d’imagerie, demande des dossiers aux archives, lien avec la secrétaire d’orthopédie).
  • Utilisation du logiciel métier Nhemo, des fichiers internes au centre (fichier de suivi des appels, fichier de suivi des chirurgies/grossesses/hospitalisations, et de la fiche maladies rares d’Orbis).
  • Relations avec le CRC-MHC de l’Hôpital Mignot (Le Chesnay) : recours à Bicêtre pour leurs patients complexes, astreinte commune.
  • Éducation Thérapeutique du Patient : aide à la préparation des séances (planning, convocations).
  • Réponses aux demandes de rendez-vous avec l’industrie pharmaceutique.


Particularités du poste :

  • Assurer les tâches liées au secrétariat du Centre dans le cadre d'un secteur de consultation et d'unité de soins ambulatoires.
  • Accueil des patients et leurs familles par téléphone, email ou courrier (demandes de soin ou d'ordonnance, participation à l'organisation des rendez-vous et des parcours de soin), des professionnels de santé hospitaliers et de ville (avis à distance), des intervenants administratifs.
  • Préparation des dossiers médicaux, des cartes et carnets d'hémophilie, des prescriptions des bilans biologiques.
  • Interface par téléphone, email ou courrier avec les professionnels de santé hospitaliers en interne à Bicêtre (collaborations étroites du centre avec l'orthopédie, la gynécologie/obstétrique, la chirurgie orale, la chirurgie adulte et enfants) et de ville (autres hôpitaux, personnel libéral) • demandes d'avis à distance, suivi des hospitalisés.
  • Collaboration et partage de tâches avec l'IDE pour la partie administrative : accueil des consultants, photocopie des carnets de MHC, réponse aux appels d'urgences, intendance...
  • Consultation commune d'orthopédie : gestion des rendez-vous, préparation des consultations (demande des dossiers aux archives, lien avec la secrétaire d'orthopédie).
  • Saisie dans Orbis des comptes rendus de consultations et des courriers (consultations adultes et pédiatriques, Hôpital de jour adulte et pédiatrique, consultation commune d'orthopédie).
  • Utilisation du logiciel métier Nhemo, du fichier de suivi des appels, du fichier de suivi des chirurgies/grossesses/hospitalisations, et de la fiche maladies rares d'Orbis.
  • Archivages : classement des courriers, des examens de laboratoire et de biologie ; tenue des armoires à dossiers (hamacs, étiquettes) • scan des documents dans Orbis (CR, courrier, protocoles chirurgie ou accouchement, prescription examens biologiques, documents extérieurs...).
  • Relations avec le CRC-MHC de l'Hôpital Mignot (Le Chesnay) : recours à Bicêtre pour leurs patients complexes, astreinte commune.
  • Gestion des besoins en consommables bureautiques et informatiques en binôme avec l'infirmière.
  • Organisation et planification de rendez-vous avec l'industrie pharmaceutique.
  • Saisie dans Medtime : présence des médecins et gestion des astreintes et congés.

 

AVANTAGES

·Remboursement partiel transports 
·Tarif restauration self
·Accès crèches (sous conditions)
·Chèques emploi-service CESU AP-HP 
·Gratuité des soins médicaux (sous conditions statut)
·Socioculturelles (vacances, colonies d’enfants, cinémas, spectacles etc.) (sous conditions statut)
·Possibilité logement parc  APHP
·SFT (Supplément Familial de traitement (enfants))
·Accès à la promotion professionnelle
·Droit congés (temps de travail)
o7h = 25 CA
o7h30 = 25 CA + 15 RTT
o7h36 = 25 CA + 18 RTT

 

HORAIRES DE TRAVAIL

  • Horaires : Variables au sein des horaires d’ouverture du secrétariat (9h-16h36).
  • Quotité de temps : 100% (7h36/jour pour les titulaires).

  

Profil

 

 

COMPÉTENCES REQUISES

 

SAVOIRS FAIRE

  • Renseigner les interlocuteurs ;
  • Utiliser des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook), applicatifs métiers et internet/intranet ;
  • Filtrer et orienter des appels téléphoniques et demandes internes et externes ;
  • Définir et gérer des priorités ;
  • Adapter son comportement et sa pratique professionnelle à la situation ;
  • Résoudre des situations conflictuelles ;
  • Prendre rapidement des notes ;
  • Maîtriser la langue française (syntaxe, orthographe et grammaire).

 

SAVOIRS ÊTRE

  • Capacité relationnelle ;
  • Respect strict de la confidentialité et discrétion ;
  • Rigueur, sens de l’organisation et capacité d’anticipation ;
  • Esprit d’équipe (remplacements, en cas de nécessité, au sein des secrétariats du Service) ;
  • Adaptabilité et polyvalence (travail varié avec des acteurs diversifiés) ;
  • Disponibilité ;
  • Ponctualité.

 

CONNAISSANCES ASSOCIÉES

  • Communication
  • Bureautique et logiciels : Pack Office, Word, Excel, Powerpoint, Orbis, Mediweb, GDM,  Vocabulaire médical
  • Organisation et fonctionnement interne de l'établissement  Droit des patients
  • Ponctualité.
  • Connaissance à acquérir sur les maladies hémorragiques constitutionnelles, la hiérarchie des appels urgence, les premières réponses si demandes de conduite à tenir pour voyages, séjours scolaires, certificats, participation à I'ETP, utilisation de BAMARA et fiche maladies rares Orbis, et de Nhemo (plateforme web outil métier de la filière MHEMO).

 

PRÉ-REQUIS

PRE-REQUIS RÉGLEMENTAIRES

  • Connaissance de l’environnement médical.

 

FORMATION ET EXPERIENCE SOUHAITÉES

  • Baccalauréat Science médico-sociale, Baccalauréat spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat.
  • Expérience antérieure dans le domaine du secrétariat médical hospitalier.
  • Anglais : niveau A2 ou supérieur apprécié.

Employeur

GROUPE HOSPITALIER : AP-HP. Université Paris-Saclay

 ÉTABLISSEMENTS : 

  • Hôpital Bicêtre (Le Kremlin-Bicêtre- 94)
  • Hôpital Antoine-Béclère (Clamart- 92)
  • Hôpital Paul-Brousse (Villejuif- 94)
  • Hôpital Ambroise-Paré (Boulogne-Billancourt- 92)
  • Hôpital Raymond-Poincaré (Garches- 92)
  • Hôpital Sainte-Périne (Paris- 16e)
  • Hôpital Maritime de Berck (Berck-sur-Mer- 62)

 
STRUCTURE

PRÉSENTATION DE L’HÔPITAL BICÊTRE

Situé au Kremlin-Bicêtre, dans le Val-de-Marne, l’hôpital Bicêtre AP-HP propose une large gamme de spécialités pour l’adulte et l’enfant.

Doté d’une structure d’accueil des urgences médicales et chirurgicales avec plus de 105 000 passages par an (adultes et pédiatriques), il est reconnu notamment pour la prise en charge des polytraumatisés et participe à la grande garde de neurochirurgie. L’établissement bénéficie d’une expertise en immuno-pathologie et en neuroradiologie interventionnelle. Il dispose d’un centre périnatal de type III et d’un centre de chirurgie ambulatoire. Les services s’appuient sur un plateau technique performant, doté d’équipements de dernière génération dont des robots chirurgicaux.

L’hôpital Bicêtre accueille 20 centres de référence maladies rares et un centre cancers rares. Ses équipes mettent tout en œuvre pour s’adapter aux besoins des patients, en développant par exemple les dispositifs de diagnostic précoce ou d’éducation thérapeutique.

 

PRÉSENTATION DU DÉPARTEMENT MÉDICO-UNIVERSITAIRE (DMU)

 

Intitulé du DMU N°7 : Endocrinologie-Immunités-inflammations-cancer-urgences

Le DMU s’étend sur un périmètre de 4 sites hospitaliers : Bicêtre, Paul-Brousse, Ambroise-Paré mais également sur le site pénitentiaire de Fresnes (UCSA de Fresnes rattachée à l’Hôpital Bicêtre).

Activités du DMU :

Les différents secteurs du DMU sont spécialisés dans la prise en charge des patients adultes relevant des disciplines suivantes :

Endocrinologie - Nutrition - Rhumatologie - Dermatologie - Services d’accueil d’Urgences - Médecine interne - Maladies infectieuses et tropicales - Ophtalmologie. Nous comptons des structures de soins de suite et de réadaptation, de médecine ambulatoire, une unité d’aphérèse thérapeutique, des consultations et une policlinique, un centre de médecine du voyage, et les UCSA du centre pénitentiaire de Fresnes.

 

SERVICE

PRESENTATION

  • Le Centre de Référence de l'Hémophilie (CRH) et des Maladies Hémorragiques Constitutionnelles (MHC) rares de Bicêtre, coordonné par le Dr Roseline d'Oiron, est un site constitutif du Centre de Référence Maladies Rares (CRMR) « Hémophilie et autres déficits constitutionnels en protéines de la coagulation », en lien avec le Centre de Ressources et de Compétences des MHC (CRC-MHC) de Bicêtre (Dr Lavenu-Bombled) et le centre coordonnateur de Lyon (Pr Yesim Dargaud). Il est intégré à la filière de santé maladies rares MHEMO (maladies hémorragiques constitutionnelles) associant 3 CRMR (Hémophilie et autres déficits constitutionnels en protéines de la coagulation, Maladie de Willebrand, Pathologies Plaquettaires). Le Centre est rattaché au Service de Médecine Interne Immunologie Clinique (Pr Cécile Goujard) de l'Hôpital Bicêtre.
  • La mission principale du Centre est d'améliorer le diagnostic et la prise en charge des personnes atteintes de maladies hémorragiques rares et leur famille, notamment en coordonnant les soins, les activités de recours, l'éducation thérapeutique, les enquêtes familiales et l'accompagnement médicosocial. Les autres missions du Centre sont la diffusion d'informations et de recommandations sur les MHC, le développement de la recherche au travers de la participation aux essais cliniques et à la gouvernance des bases de données nationales ou internationales et le développement de la formation des professionnels de santé médicaux ou non.

- Le CRH, CRC-MHC (Centre de Référence de l'Hémophilie et des Maladies Hémorragiques Constitutionnelles rares) assure le suivi de 1300 patients, adultes et enfants, dont 700 personnes avec hémophilie, 300 conductrices d'hémophilie et 300 personnes atteintes d'autres MHC (maladie de Willebrand, déficits en protéines de la coagulation, pathologies plaquettaires).

- Le Centre organise les activités de consultations (secteurs adulte et pédiatrique et en hôpital de jour enfants ou de médecine interne) et le suivi des patients hospitalisés dans les différents services de l'hôpital.

 

COMPOSITION DE L’EQUIPE

 

  • Secrétariat médical : 1 secrétaire médicale
  • Equipe médicale : 1 praticien hospitalier temps plein, 1 praticien hospitalier contractuel temps plein, 1 praticien hospitalier pédiatre temps partiel, 1 assistant hospitalo-universitaire (activité clinique à 50 %)
  • Equipe paramédicale : 1 cadre de santé et 1 IDE coordinatrice à temps plein, 1 ARC à temps partiel (50 %).
  • Collaboration avec l'équipe de l'hôpital de jour Enfants

 

LIAISONS

 

HIERARCHIQUE DIRECTE (N+1)

  • Cadre administratif de pôle

 

FONCTIONNELLES :

  • Chef de Service
  • Cadre paramédical du pôle
  • Equipe médicale et paramédicale du Service
  • Services techniques et logistiques
  • Services de soins, des consultations, des archives

Informations employeur

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PERSONNE À CONTACTER

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  • Prénom, Nom : Cécile MARSA
  • Fonction : Cadre administrative de DMU 3 - Santé de l’Enfant et de l’Adolescent (Intérim de Mme Zaid)

 

Moyens d’accès à l’hôpital :

Métro : Ligne 7 | Arrêt : Le Kremlin-Bicêtre
Bus :
- 123 | Arrêt : Convention-Jaurès - 47/ 131/ 323/ V1/V6 | Arrêt : Hôpital du Kremlin-Bicêtre - 186 | Arrêt : Mairie du Kremlin-Bicêtre

 

 

 

 

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