SECRETAIRE MEDICAL MI-TEMPS SMR/REEDUCATION PEDIATRIE 50% - H/F

Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.

Descriptif du poste :

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
-Secrétariat situé au -1 de l'Hôpital des enfants
-Fonctionnement autonome/poste seul/ collaboration avec les auxiliaires de puéricultureset l'équipe médicale
-Polyvalence, polycompétence sur l'ensemble des activités relatives à la filière de rééducation pédiatrique
-Fermeture de service 3 semaines en été / fermeture pont de l'ascension et fermeture pour Noël.
Il est demandé de privilégier la pose des congés sur ces périodes de fermetures
MISSIONS
-Accueillir et renseigner les patients, familles et usagers.
-Planifier les activités (parcours patients, agenda des consultations, admissions, convocations par mails).
-Programmer les hospitalisations et séances de soins.
-Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient.
-Etre garant de la coordination médico-administrative et de la circulation de l'information.
-Participer à la commission des admissions (Staff/RCP) et saisir les informations relatives aux dates prévue d'entrées/sorties via un tableau
- Assurer la bonne gestion des transports par le biais du correspondant de la société
ACTIVITES
>Accueil
- Accueil physique/téléphonique et orientation des patients pour une prise en charge de qualité (identification, tri et gestion des priorités en évaluant le degré d'urgence et les besoins/attentes des patients)
- Coordonner la gestion administrative des programmations avec le service des admissions en organisant les pré-admissions
- Prise de rendez-vous pertinente pour mise en adéquation des pathologies et des spécificités des intervenants multidisciplinaires (tenir compte de la pathologie du patient pour lui donner le rendez-vous avec le spécialiste identifié (kinésithérapeute, ergothérapeute, psychomotricien, éducateur jeunes enfants et psychologue) Planning partagé Excel
>Optimisation de la gestion et coordination médico-paramédico-administrative
- Gestion des agendas des intervenants pluridisciplinaires
- Coordination des programmations et des séances de soins liées à la prise en charge médicale
- Organisation des activités en fonction des moyens et transmission de l'information à l'équipe pluridisciplinaire (30 minutes de transmissions en équipe par jour le matin)
>Gestion et suivi des éléments du dossier patient
- Tri, mise en conformité, vérification de la qualité des informations relatives au dossier dans le cadre règlementaire et de l'identito-vigilance
- Numérisation, tri documentaire, et connaissances des procédures de conservation documentaire
- Gestion de l'interface avec la direction de la qualité dans le cadre de la transmission du dossier patient
>Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité
- Prise de notes, saisie, mise en forme de documents
- Traitement des courriers (lettres de liaisons et bilans des équipes paramédicales)
- Mise en cohérence des données dans le cadre du dossier médical informatisé
- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identito-vigilance

Profil recherché :

ACTIVITES SPECIFIQUES :
x Tutorat : Accueil, encadrement et accompagnement pédagogique de personnes (agents, étudiants, stagiaires, nouveaux professionnels.
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COMPETENCES REQUISES :
TECHNIQUES
-Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers (Word, Dx Care, Dx Planning, Spark, Excel, Excel, Google agenda)
- Adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétences
-Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, etc.
-Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
-Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétences
ORGANISATIONNELLES
-Adapter sa posture, sa pratique professionnelle à des situations critiques / particulières, dans son domaine de compétences
-Analyser et faire évoluer sa pratique professionnelle
- Utiliser les moyens mis à disposition pour s'informer et connaitre le fonctionnement du service/de l'unité/de l'établissement
-S'investir dans les projets du service/de l'unité/de l'établissement
-Accueillir, encadrer et accompagner des agents/étudiants/stagiaires/nouveaux professionnels (tutorat)
RELATIONNELLES
-Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
-Communiquer auprès d'interlocuteurs variés et être l'interface entre les patients, les équipes et le corps médical
-S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
-Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
-Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau
-Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel