Secrétaire Médicale (F/H) - Hématologie Clinique - HDJ médecine interne UMCGRE/UAT

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DATE DE PUBLICATION27/10/2021 TYPE DE CONTRATCDI, CDD
RECRUTEURHôpital Bicêtre CATÉGORIEB, C
LIEUX DE TRAVAIL
LE KREMLIN BICETRE
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
94270
 VALABLE JUSQU'AU
27/12/2021

Poste

Secrétaire Médicale (F/H) – Hématologie Clinique - HDJ médecine interne UMCGRE/UAT- Hôpital Bicêtre

Lieu d’exercice : Hôpital Bicêtre, 78 Rue du Général Leclerc, 94270 Le Kremlin-Bicêtre

IDENTIFICATION DU POSTE

  • Métier : Secrétaire médicale
  • Code métier : 40L200
  • Appellation locale : Secrétaire médicale
  • Grade : Assistant Médico-Administratif (AMA)/Adjoint administratif (AA)
  • Catégorie : B/C
  • Poste à pourvoir au : de suite
  • Modalités de recrutement : Titulaire, CDI, CDD sur poste permanent
  • Schéma horaire : Jour   

 

ACTIVITÉS

Chaque secrétaire a son domaine d’activité correspondant aux spécificités des 3 unités :  la continuité du secrétariat médical sera assurée sur les 3 secteurs ;

Missions permanentes service hématologie clinique ambulatoire :

  • Gestion de l’accueil téléphonique et physique
  • Organisation et gestion de 2 RCP (Réunion de concertation Pluridisciplinaire) en présentiel et en distanciel avec création des fiches dans Orbis, Gestion des fiches RCP en attente, Envoi des fiches RCP, Gestion des statistiques RCP en lien avec les médecins…
  • Interfaces avec industriels pour la recherche clinique 
  • Assurer le contact avec les médecins, les patients, les familles, les laboratoires, les groupes coopératifs et autres services
  • Saisie de publications ou travaux divers
  • Frappe et relecture de courriers (compte-rendu de consultations, hospitalisation de jour, certificats médicaux…)
  • Envoi des courriers (voie postale, voie électronique) Prise de rendez-vous, programmation d’examens
  • Gestion de l'agenda des médecins (absences, déplacements) renseignement tableau excel
  • Gestion et traitement des mails et fax
  • Numérisation des documents médico-administratifs
  • Tenue, classement et archivage des dossiers médicaux d’HDJ
  • Copie de dossier des patients : demandes des dossiers à copier et envois des dossiers

Missions permanentes de la secrétaire HDJ médecine interne

  • Gestion de l’accueil physique et téléphonique
  • Gestion de demandes ou envois par FAX ou par mail/priorisation des urgences
  • Classement et rangement réguliers des CRH, courriers et examens validés dans les dossiers de consultation
  • Annulations ou reports ou rajouts de rdv de consultations
  • Contact et/ou préparation des formulaires Vitalaire (oxygénothérapie, perfusion, etc)
  • Scanner les documents médicaux importants et autres documents non médicaux) dans ORBIS
  • Tri du courrier, des examens et distribution, dispatching
  • Gestion du planning et des réservations des 2 salles de réunion
  • Gestion du transport du FIBROSCANN
  • Gestion des tableaux de service des médecins (présences et absences)
  • Gestion et programmation des staffs HDJ- VIH (1 staff/semaine)
  • Gestion de l’agenda des médecins renseignement tableau excel

 Missions permanentes de la secrétaire UMCGRE/UAT médecine interne UMC       - 

  • Gestion de l’accueil physique et téléphonique
  • Gestion de demandes ou envois par FAX ou par mail/priorisation des urgences
  • Consultation avec le Dr CHANTALAT (référent médical du centre de référence des maladies rares du globule rouge et de l’érythropoïèse) (3 consultations/semaine, classement des examens, courriers etc. dans un parapheur)
  • Classement et rangement réguliers des CRH, courriers et examens validés dans les dossiers de consultation
  • Assurer la saisie dans ORBIS des comptes rendus de consultation du Dr CHANTALAT: 3 consultations/semaine avec relecture - mise en forme, intégration et mise en forme des biologies, des constantes, intégration des destinataires
  • Annulations ou reports ou rajouts de rdv de consultations
  • Gestion journalière des CRH de l’UMCGRE/UAT sur ORBIS : (lecture, corrections, mise en forme, intégration des biologies avec mise en forme, vérifications et intégration des destinataires)
  • Classement et rangement réguliers des CRH et examens validés dans les dossiers UMCGRE/UAT et/ou dossiers de consultation + tenue des dossiers et de consultations + hamacs à faire
  • Impression des CRH et courriers de la consultation et de l’UMCGRE/UAT et envoi postal ou courrier électronique aux correspondants et aux patients
  • Archivage des dossiers UMCGRE/UAT
  • Constitution (avec impression des CRH nécessaires) et envois des dossiers et/ou avec certificats médicaux pour la MDPH, Pour la préfecture, scolaire (PAI) et les assurances,
  • Contact et/ou préparation des formulaires Vitalaire (oxygénothérapie, perfusion, etc)
  • Scanner les documents médicaux importants, et autres documents non médicaux) dans ORBIS
  • Tri du courrier, des examens et distribution, dispatching
  • Gestion des tableaux de service des médecins (présences et absences
  • Gestion de l’agenda du Dr CHANTALAT AUGER : (absences, déplacements, cours, formations, congrès, réunions, etc), renseignement tableau excel

Missions ponctuelles :

  • Collaboration avec équipe de communication pour présentation de l’activité d’hématologie et des autres secteurs
  • Participation à la création d’un livret d’accueil patients et personnel

 

HORAIRES DE TRAVAIL

  • Horaires : amplitude horaire de 09H00 à 17H00
  • Quotité de temps : 100%

         

Profil

COMPÉTENCES REQUISES

Qualités professionnelles requises :  

  • Organisé
  • Accueillant
  • Patient
  • Sociable
  • Souriant
  • Avoir l’esprit de conciliation
  • Capacité d’écoute
  • Discrétion (la secrétaire médicale est soumise au secret professionnel
  • Aime le contact avec le public
  • Esprit d’initiative et capacité à accompagner le changement

Connaissances particulières

  • Avoir des connaissances très générales en hématologie
  • Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
  • Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers incluant Excel, Word, Power point
  • Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
  • Définir-adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
  • Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
  • Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
  • Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
  • Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
  • Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
  • Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles ?

PRÉ-REQUIS

Formations et/ou qualifications requises :

  • Diplôme de secrétaire médical
  • BAC/ BAC ST2S
  • BAC +2

EXPÉRIENCE REQUISE

  • Expérience obligatoire en milieu hospitalier (minimum 3 ans)

  ÉVOLUTIONS POSSIBLES DU POSTE

  • TIM
  • Coordinatrice des secrétariats médicaux

AVANTAGES

 Pour les contractuels :

  • Place en crèche (sous conditions)
  • Remboursement partiel des transports
  • Tarif restauration self
  • Stationnement dans l’enceinte de l’hôpital ou à proximité
  • Chèques emploi-service CESU AP-HP
  • Gratuité des soins médicaux
  • Supplément Familial de Traitement (enfants)
  • Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels + diverses aides financières (CDD sur poste permanent uniquement)
  • Accès à une offre conséquente de formation continue
  • Droit à congés (temps de travail) : 07h00 = 25 CA et/ou 07h30 = 25 CA + 15 RTT

Pour les titulaires (en plus des éléments ci-dessous cités)

  • Droit à congés (temps de travail) : 07h30 15 RTT

 

GESTION DE LA PRÉVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS

RISQUES PROFESSIONNELS LIÉS À L’ACTIVITÉ

  • Travail sur écran

 

MESURES DE PRÉVENTION PRISES FACE À CES RISQUES

  • Sensibilisation sur les postures

SURVEILLANCE MÉDICALE

Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé. Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer.

Employeur

 GROUPE HOSPITALIER : AP-HP. Université Paris-Saclay

ÉTABLISSEMENTS :

  • Hôpital Bicêtre (Le Kremlin-Bicêtre- 94)
  • Hôpital Antoine-Béclère (Clamart- 92)
  • Hôpital Paul-Brousse (Villejuif- 94)
  • Hôpital Ambroise-Paré (Boulogne-Billancourt- 92)
  • Hôpital Raymond-Poincaré (Garches- 92)
  • Hôpital Sainte-Périne (Paris- 16e)
  • Hôpital Maritime de Berck (Berck-sur-Mer- 62)

 

STRUCTURE

PRÉSENTATION DE L’HÔPITAL BICÊTRE

Situé au Kremlin-Bicêtre, dans le Val-de-Marne, l’hôpital Bicêtre AP-HP propose une large gamme de spécialités pour l’adulte et l’enfant. Doté d’une structure d’accueil des urgences médicales et chirurgicales avec plus de 105 000 passages par an (adultes et pédiatriques), il est reconnu notamment pour la prise en charge des polytraumatisés et participe à la grande garde de neurochirurgie. L’établissement bénéficie d’une expertise en immuno-pathologie et en neuroradiologie interventionnelle. Il dispose d’un centre périnatal de type III et d’un centre de chirurgie ambulatoire.

Les services s’appuient sur un plateau technique performant, doté d’équipements de dernière génération dont des robots chirurgicaux.

L’hôpital Bicêtre accueille 20 centres de référence maladies rares et un centre cancers rares. Ses équipes mettent tout en œuvre pour s’adapter aux besoins des patients, en développant par exemple les dispositifs de diagnostic précoce ou d’éducation thérapeutique.

 

PRÉSENTATION DU DÉPARTEMENT MÉDICO-UNIVERSITAIRE (DMU)

 

Intitulé du DMU N°7 :

Le DMU s’étend sur un périmètre de 3 sites hospitaliers : AMBROISE PARE   PAUL BROUSSE   BICÊTRE

Endocrinologie- Immunités-Inflammations- Cancer- Urgences

 

Équipe exécutive du pôle :

  • Pr Philippe CHANSON Directeur médical de DMU
  • Thibault ROBERT Directeur délégué de DMU
  • Margarita MAILLE Cadre paramédicale de DMU (CP-DMU)
  • Tél : 06 27 03 40 64 [email protected]
  •  Xxxxxxxx ,Cadre administratif de DMU (CA-DMU)

 

Activités du DMU :

Le DMU gère : 218 lits, 41 de SSR et 75 places HDJ

 

Unités de Soins rattachées au DMU :

  • SAU service d’accueil des urgences adultes et UHCD (BCT)
  • Médecine Interne :
  • Médecine Aigue Polyvalente (MAP-BCT)
  • Médecine Immunologie et Infectieuse (M2I)
  • Hôpital de Jour de Médecine Interne et UMCGRE/UAT (Unité maladie constitutionnelle du globule rouge érythropoïèse et Unité d’Aphérèse Thérapeutique)
  • Centre de Référence de l’Hémophilie CRH et Centre de Compétences des Maladies Hémorragiques Constitutionnelles CRC-MHC
  • Unité de Suites et de Réadaptation (USR BCT)
  • Soins de Suits et de Rééducation Jeunes Adultes (PBR)
  • Unité de Consultation et de Soins Ambulatoires (UCSA Fresnes- BCT)
  • Hôpital de jour d’hématologie clinique
  • Endocrinologie Adultes (BCT)
  • Rhumatologie Adultes BCT)
  • Maladies Infectieuses et tropicales (SMIT-BCT)
  • Policlinique Adultes FBS (BCT)
  • Ophtalmologie (BCT)
  • Dermatologie (APR) 
  • Rhumatologie (APR)
  • Endocrinologie Nutrition (APR)
  • Unité de Médecine Ambulatoire (UMA - APR)
  • Ophtalmologie (APR)

 

PRÉSENTATION DU SERVICE

L’hôpital de Jour de Médecine Interne, l’UMCGRE/UAT (Unité maladie constitutionnelle du globule rouge érythropoïèse et Unité d’Aphérèse Thérapeutique) et l’hôpital de jour d’hématologie clinique sont situés au rez-de-chaussée haut du bâtiment Françoise BARRE-SINOUSSI- Secteur orange – Porte 40.

Description des 3 secteurs d’activité de la médecine ambulatoire :

 

L’UMCGRE/UAT : la spécificité de cette unité est de réaliser des aphérèses à l’aide de séparateurs de cellules aussi bien des échanges érythrocytaires que des échanges plasmatiques et également des cytaphérèses et de prendre en charge des patients suivis pour des pathologies rares du globule rouge (drépanocytose, thalassémie, etc)

Les infirmiers prennent en charge des patients en ambulatoire et des patients hospitalisés dans les services du GH.

L’unité a une activité mobile dans certains services du GH tels que la pédiatrie générale, réanimation pédiatrique, réanimation médicale adulte, réanimation chirurgicale, unité de soins intensifs de pneumologie (USIP), salle de soins post interventionnels adulte et maternité.

 

L’hôpital de jour de médecine interne : l’activité de cette unité est très diversifiée avec la prise en charge de patients suivis pour des pathologies de médecine interne, infectieuses V.I.H., V.H.C.) et tropicales.

 

Service d’hématologie clinique ambulatoire

Le service assure la prise en charge des hémopathies malignes : Hémopathies myéloïdes hors leucémies aigues et Hémopathies lymphoïdes hors lymphomes de haut grade et Burkitt. Il propose une prise en charge pluridisciplinaire du patient.

Composition de l’équipe :

L’équipe médicale :

Service d’hématologie clinique ambulatoire

  •  Un médecin responsable du service d’hématologie clinique ambulatoire
  • Un PH à temps plein et un médecin à mi-temps

 

L’hôpital de jour de médecine interne et l’UMCGRE/UAT

  • Un médecin responsable des deux unités
  • Un médecin attaché temps plein
  • 2 Médecins d’étude clinique
  • 1 CCA ou PH de médecine interne
  • 1 externe

 

L’équipe paramédicale :

  • 1 cadre de santé
  • 10 infirmières
  • 1IPA (2022)
  • 3 aides-soignantes
  • 1psychologue
  • 3 secrétaires médicales
  • 1 assistante sociale
  • 1 diététicienne

 

LIAISONS 

Liaisons hiérarchiques :

  • Cadre administratif de DMU
  • Direction des Ressources Humaines

 

Liaisons fonctionnelles :

  • Direction médicale de DMU
  • Cadre Paramédical de DMU
  • Chef de service
  • Cadres de santé
  • Médecins

Informations employeur

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PERSONNE À CONTACTER

Envoyer votre CV et lettre de motivation à :

Prénom, Nom :  Sophie CHAUMONT
Fonction : Coordinatrice des secrétariats médicaux
Courriel : [email protected]

 

Moyens d’accès à l’hôpital :

  • Métro : ligne 7, station Le Kremlin Bicêtre
  • Bus : arrêt Convention Jaurès 186, 125 ; arrêt Hôpital de Bicêtre 323, 47, 131 + Bus 47

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