Secrétaire médicale F/H

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DATE DE PUBLICATION11/02/2020 TYPE DE CONTRATContractuel, CDD
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEC
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Le SUMPPS est en charge de recevoir 100% des étudiants inscrits de L1 à L3, pour un examen préventif intégrant une dimension médicale, psychologique et sociale.

Le service a également en charge l’organisation de la médecine préventive (examens de santé, consultations, vaccinations, certificats médicaux...) ainsi que la médecine de soins (consultations de médecine générale, psychiatrie, gynéco et psychothérapies),

Enfin, dans le cadre de sa mission de veille sanitaire, le SUMPPS a pour missions de :

  • Développer des programmes d’études et de recherche sur la santé et notamment des études épidémiologiques avec les différents acteurs de la vie universitaire
  • Concevoir et mettre en œuvre des projets collectifs de prévention et d’éducation pour la santé et de promotion de la santé.

Affectation : Sorbonne Université - DFTLV - SUMPPS
Localisation :15, rue de l’École de médecine – 75006 PARIS

Poste

Fonction : Secrétaire médical F/H
Catégorie : C

Activités principales :

  • Accueil physique et téléphonique des étudiants, orientation des étudiants en fonction de leurs attentes et du caractère d’urgence vers les différents membres de l’équipe
  • Gestion et traitement des informations écrites (courrier, messagerie etc.)
  • Saisie et mise à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative et recueil des données)
  • Tenue de l’agenda et gestion du planning des cliniciens (médecins, psychologues, sage-femme, psychiatre et orthophoniste)
  • Traitement et diffusion des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’unité avec coordination
  • Gestion des pics d’activités parfois imprévisibles (épidémies…)
  • Organisation de la logistique des réunions et actions de prévention - rédaction des PV
  • Mise en place des modes de classement et archivage des dossiers médicaux accessibles à tous (manuel et informatisé)
  • Alimentation des bases de données, des enquêtes épidémiologiques
  • Contribution à la constitution des sources documentaires et à la mise à jour
  • Utilisation de l’application Asklébios.

Conditions particulières d'exercice :

  • Disponibilité en terme horaire
  • Activité à rythme variable dans les contextes événementiels.

Profil

Connaissances :

  • Connaître l’organisation et le fonctionnement des universités
  • Maîtriser les outils bureautiques et les technologies d’information et de communication (environnement Mac)
  • Savoir communiquer à l’oral et à l’écrit
  • Savoir gérer des bases de données des étudiants ; gérer des données confidentielles
  • Elaborer des statistiques pour le rapport annuel d’activité
  • Elaborer, adapter et optimiser le planning de rendez-vous dans l’application Asklébios
  • Connaissances de base sur les termes d’anatomie et de pathologie pour comprendre et user de la terminologie médicale

Savoir-faire :

  • Sens de l’initiative et autonomie
  • Esprit de synthèse et sens de l’organisation
  • Sens de l’écoute et capacité à mettre en confiance
  • Bon esprit d’équipe

SAVOIR ÊTRE :

  • Savoir gérer des situations difficiles et d’urgence ; savoir accueillir des personnes impatientes et/ou inquiètes ; savoir garder son sang-froid
  • Respect de l'éthique médicale et du secret professionnel, grande discrétion
  • Disponibilité et sens du service public et des relations humaines
  • Capacité d’anticipation
  • Faire preuve de vigilance et de diplomatie
  • Ponctualité et respect des horaires.

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