Secrétaire médicale H/F - Hématologie Biologique

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DATE DE PUBLICATION16/09/2021 TYPE DE CONTRATTitulaire, CDI
RECRUTEURHôpital Raymond-Poincaré AP-HP CATÉGORIEB, C
LIEUX DE TRAVAIL
LE KREMLIN BICETRE
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
94270
 VALABLE JUSQU'AU
16/11/2021

Employeur

STRUCTURE

PRÉSENTATION DE L’HÔPITAL BICETRE

Situé au Kremlin-Bicêtre, dans le Val-de-Marne, l’hôpital Bicêtre AP-HP propose une large gamme de spécialités pour l’adulte et l’enfant. Doté d’une structure d’accueil des urgences médicales et chirurgicales avec plus de 105 000 passages par an (adultes et pédiatriques), il est reconnu notamment pour la prise en charge des polytraumatisés et participe à la grande garde de neurochirurgie. L’établissement bénéficie d’une expertise en immuno-pathologie et en neuroradiologie interventionnelle. Il dispose d’un centre périnatal de type III et d’un centre de chirurgie ambulatoire.

Les services s’appuient sur un plateau technique performant, doté d’équipements de dernière génération dont des robots chirurgicaux.

L’hôpital Bicêtre accueille 20 centres de référence maladies rares et un centre cancers rares. Ses équipes mettent tout en œuvre pour s’adapter aux besoins des patients, en développant par exemple les dispositifs de diagnostic précoce ou d’éducation thérapeutique.

 

PRÉSENTATION DU DÉPARTEMENT MÉDICO-UNIVERSITAIRE (DMU)

Intitulé du DMU N°15 : Biologie – Génétique – PUI

Le DMU s’étend sur un périmètre de 7 sites hospitaliers : Antoine Béclère-Bicêtre-Paul Brousse-Maritime Berck-Ambroise Paré-Sainte Perrine-Raymond Poincaré.

 

 

Activités du DMU :

Le DMU Biologie Génétique PUI couvre les activités : Biologie usuelle, Biologie spécialisée, la génétique somatique et constitutionnelle, ainsi que les pharmacies à usage intérieur.

La Biologie médicale est inscrite dans le parcours de soins, afin de répondre au diagnostic, suivi, aides à la décision thérapeutique, pour les patients. Les activités de support des PUI contribuent à la prise en charges : médicaments, DM, stérilisation, essais cliniques, pharmacie clinique … Le DMU 15 a un fort potentiel d’innovations biotechnologiques, plates-formes de haute technologie. Le Personnel Médical est impliqué dans des unités de Recherche mixte INSERM/CNRS/CEA… DHU, RHU… et dans l’enseignement (3 Facultés).

 

PRÉSENTATION DU SERVICE

1 PU-PH, 2 AHU, 3 MCU-PH, 1 PH, 2 PA, 4 internes, 1 cadre de santé, 23 ETP techniciens de laboratoire dont 3 de nuit, 2 secrétaires médicales

Le service comporte un secteur de cytologie comprenant la cytologie usuelle, la cytologie spécialisée, la cytométrie en flux et un secteur d’hémostase de routine, d’hémostase spécialisée, et d’hématologie moléculaire.

Il est le siège de 3 centres de référence : le Centre National de référence Maladie de Willebrand, le Centre National de référence Pathologie Plaquettaire et le Centre National de référence Maladie du Globule Rouge.

Il fonctionne 24h sur 24h et 7 jours sur 7

 

LIAISONS

Liaisons hiérarchiques :

  • Directeur des Ressources Humaines - Cadre Administratif/Paramédical de Pôle

Liaisons fonctionnelles :

  • Chef de service, Responsable d’Unité, Cadre de Santé, Equipe médicale et paramédicale du service, Services techniques et logistiques, Services de soins, Partenaires externes au service

Poste

IDENTIFICATION DU POSTE

  • Métier : SECRETAIRE MEDICALE
  • Appellation locale : SECRETAIRE MEDICALE
  • Grade : Assistante médico-administrative
  • Catégorie : PA
  • Poste à pourvoir au : 1er Octobre 2021
  • Modalités de recrutement : ☒Titulaire      ☒ CDD sur poste permanent       
  • Schéma horaire :☒Jour             ☐Nuit

 

 

ACTIVITÉS

Missions générales :

  • Traiter et coordonner les informations médico -administratives de service.

 

Activités générales :

  • Accueillir et prendre en charge les personnes (nouveau personnel du service, visiteurs…)
  • Gérer la permanence téléphonique
  • Gérer les plannings du Personnel Médical
  • Gérer les courriers internes et externes du service (rédaction, envoi, distribution et traçabilité)
  • Gérer les commandes bureautiques (listing/distribution)
  • Gérer les consultations médicales et les RDV d’examens spécifiques
  • Organiser et/ou participer aux réunions et rédiger les CR des réunions de service et de secteur
  • Classer/archiver les différents documents internes et externes de service
  • Participer au système documentaire qualité du GH
  • Assurer le remplacement de sa collègue en cas d’absence
  • Gérer les activités pour l’université et/ou la recherche

 

Secrétariat SOINS /Patients

  • Frapper les comptes rendus de consultation d’hémostase du Pr TURHAN et du DR LAVENU BOMBLED
  • Injecter dans ORBIS les consentements éclairés remis par la technicienne ARC dans le cas des maladies rares
  • Contacter sur demande du médecin les prescripteurs d’ektacytométrie pour la constitution du dossier patient
  • Envoi des courriers de consultation d’Hémostase et de Cytologie
  • Frapper et envoyer ponctuellement les CR et les courriers d’ektacytométrie
  • Envoi des résultats de myélogramme et autres liquides hors Bicêtre
  • Frapper les CR dans ORBIS
  • Archiver les dossiers médicaux aux archives centrales (adulte et enfant)
  • Gérer les CR sous format PDF pour le réseau partagé APHP

 

ACTIVITÉ du SERVICE d’Hématologie

  • Gérer ponctuellement les documents qualité selon un périmètre pré-défini dans le logiciel qualité KALILAB en collaboration avec le référent qualité du service
  • Participer selon nécessité aux réunions de secteur et établir un CR
  • Traitement des rejets GLIMS
  • Élaboration du tableau de service (PM) Hématologie + Immunologie
  • Elaboration du tableau prévisionnel de la répartition des TLM aux postes de travail

 

Missions transversales :

  • Participer à la polyvalence ponctuelle mise en place au sein des secrétariats du pôle sur le site de façon exceptionnelle.
  • Participer au projet d’amélioration de l’organisation des secrétariats sur le pôle

 

HORAIRES DE TRAVAIL

Horaires :  

  • Schéma horaire : 7h (CDD) ou 7h30/7h36 (titulaire)
  • Plage horaire 8h-17h
  • Repos par roulement sur Sa, Di et JF

 Quotité de temps :  100%

Profil

COMPÉTENCES REQUISES

Connaissances particulières :

  • Utiliser les outils bureautiques
  • Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes
  • Renseigner ses interlocuteurs
  • Prendre des notes rapidement
  • S’exprimer clairement vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés (patients, médecins, etc…)
  • Traiter certaines situations conflictuelles avec diplomatie
  • Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser
  • Utiliser internet/intranet pour communiquer avec des interlocuteurs ou réaliser des recherches documentaires
  • Connaitre la terminologie médicale liée à la discipline
  • Avoir une bonne orthographe

 

Qualités professionnelles requises :

  • Disponibilité et grande capacité d’investissement
  • Respect de la confidentialité et du secret professionnel
  • Esprit d’initiative et autonomie
  • Convivialité et dynamisme
  • Rigueur et sens de l’organisation
  • Esprit d’équipe et sens des relations humaines
  • Capacité d’adaptation et d’évolution

 

PRÉ-REQUIS

Formations et/ou qualifications requises :

  • Baccalauréat sciences médico-sociales
  • Diplôme de secrétariat médico-social
  • Bonne dactylographie

 

EXPÉRIENCE REQUISE

  • Une expérience de secrétaire médicale avec saisie de CR médicaux souhaitée

 

ÉVOLUTIONS POSSIBLES DU POSTE

  • Référent automate, métrologie
  • Promotion professionnelle - cadre de santé – ingénieur en biologie

 

GESTION DE LA PRÉVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS

RISQUES PROFESSIONNELS LIÉS À L’ACTIVITÉ

  • Travail sur écran
  • Utilisation régulière d’un casque pour la frappe des CR

 

FORMATIONS À LA SÉCURITÉ ET À LA SANTÉ LIÉES AU TRAVAIL

  • TMS
  • Incendie

 

SURVEILLANCE MÉDICALE

Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé. Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer.

Lieu d’exercice : Hôpital Bicêtre

Adresse : 78 Rue du Général Leclerc - 94270 Le Kremlin-Bicêtre

Moyens d’accès à l’hôpital :

 Métro : Ligne 7 | Arrêt : Le Kremlin-Bicêtre 

 Bus :

 - 123 | Arrêt : Convention-Jaurès

 - 47/ 131/ 323/ V1/V6 | Arrêt : Hôpital du Kremlin-Bicêtre 

 - 186 | Arrêt : Mairie du Kremlin-Bicêtre

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Secrétaire médicale H/F - Hématologie Biologique

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