Secrétaire médicale H/F - Laboratoire de Bio-Génétique

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DATE DE PUBLICATION03/06/2021 TYPE DE CONTRATTitulaire
RECRUTEURHôpital Ambroise-Paré AP-HP CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
BOULOGNE BILLANCOURT
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

STRUCTURE

PRÉSENTATION DE L’HÔPITAL AMBROISE-PARE

Situé à Boulogne-Billancourt dans les Hauts-de-Seine, l’hôpital Ambroise-Paré AP-HP est un établissement de référence de l’ouest francilien dédié aux activités de phase aiguë en hospitalisation et en ambulatoire.

Doté de 400 lits et 50 places, l’hôpital Ambroise-Paré allie l’excellence d’un hôpital universitaire à une mission de proximité et d’établissement de recours. C’est l’un des premiers centres d’urgence dans les Hauts-de Seine avec près de 62 000 passages aux urgences adultes et pédiatriques chaque année.

Il propose une offre de soins diversifiée avec un large panel de disciplines médicales spécialisées. Il dispose d’une expertise reconnue en chirurgie lourde orthopédique, viscérale, vasculaire et ophtalmologique. Il assure également une prise en charge pluridisciplinaire en cancérologie (dermatologie, cancers digestifs, pneumologie, oncogériatrie, pédiatrie et hématologie).

L’hôpital Ambroise-Paré est centre de référence des infections ostéo-articulaires et dans la prise en charge de la douleur. Il compte par ailleurs neuf centres de référence et de compétence maladies rares.

 

PRÉSENTATION DE LA STRUCTURE

DMU N°15 : Biologie – Génétique – PUI

Le DMU s’étend sur un périmètre de 7 sites hospitaliers : Antoine-Béclère, Bicêtre, Paul-Brousse, Maritime de Berck, Ambroise-Paré, Sainte-Périne, Raymond-Poincaré.

Activités du DMU :

Le DMU Biologie Génétique PUI couvre les activités : Biologie usuelle, Biologie spécialisée, la génétique somatique et constitutionnelle, ainsi que les pharmacies à usage intérieur.

La Biologie médicale est inscrite dans le parcours de soins, afin de répondre au diagnostic, suivi, aides à la décision thérapeutique, pour les patients. Les activités de support des PUI contribuent à la prise en charges : médicaments, DM, stérilisation, essais cliniques, pharmacie clinique … Le DMU 15 a un fort potentiel d’innovations biotechnologiques, plates-formes de haute technologie. Le Personnel Médical est impliqué dans des unités de Recherche mixte INSERM/CNRS/CEA… DHU, RHU… et dans l’enseignement (3 Facultés).

 

PRÉSENTATION DU SERVICE

Présentation

Le laboratoire assure la prise en charge des examens d’anatomie et cytologie pathologiques, la réalisation des techniques histologiques, immuno-histochimiques et moléculaires nécessaires à la réalisation du diagnostic. Il assure également une activité de CRB.

 

Composition de l’équipe :

 Biochimie et Génétique Moléculaire

  • Equipe médicale : Pr De Mazancourt, chef de service, 11 Biologistes
  • Equipe non médicale : 1 cadre, 23 techniciens dont 3 de nuit, 4 agents de laboratoire, 1.5 secrétaire

 

Hématologie – immunologie et transfusion

  • Equipe médicale : Pr BARDET, chef de service 1PU-PH, 2 MCU-PH,

4 PH, 1 AHU, 1 attaché, 1 interne et 1 externe

  • Equipe non médicale hématologie - immunologie : 1 cadre, 18 techniciens dont 3 de nuit, 2 secrétaires médicales et 2 agents hospitaliers
  • Equipe non médicale DPSL (dépôt de produits sanguins labiles) : 9 techniciens dont 3 de nuit, 1 secrétaire 50%

 

LIAISONS

Liaisons hiérarchiques :

Génétique Moléculaire : Mme Annaïg VERVEN  

Hématologie-DPSL: Mme Catherine Di Tomaso  

 

Liaisons fonctionnelles :

  • Personnel médical et non médical du service, les laboratoires du pôle, les services cliniques, et administratifs de l’hôpital, directions fonctionnelles et services supports, fournisseurs…

Poste

IDENTIFICATION DU POSTE

  • Métier : Secrétaire médicale
  • Code métier : 40L20
  • Appellation locale   : Secrétaire médicale
  • Grade :Assistant médical administratif
  • Catégorie : B
  • Poste à pourvoir au  02/08/2021
  • Modalités de recrutement  ☒ Titulaire    ☐   CDI     ☒ CDD sur poste permanent     ☐ CDD remplacement (durée) :     
  • Schéma horaire : ☒ Jour            ☐ Nuit

 

Missions générales :

Biochimie-Génétique

  • Traitement et coordination des opérations et des informations médico-administratives
  • Accueil physique et téléphonique : renseignements sur l’état des examens en cours via le logiciel métier, transmission des appels
  • Enregistrement des prélèvements pour le diagnostic de l’hypercholestérolémie familiale, l’étude du gène MC4R, les maladies rares de la coagulation et la maladie de Fabry. Saisie et rédaction des résultats.
  • Archivage des dossiers médicaux 
  • Secrétariat de l’activité de biologie moléculaire et de consultation de génétique
  • Relevé mensuel de l’activité (lien avec les traitements externes)
  • Rédaction des comptes rendus des réunions de service
  • Archivage des documents (compte rendus, feuille de travail…) de façon manuelle et informatique (scanner)
  • Gestion des mails et fax
  • Gestion mensuelle  du planning médical sur le logiciel institutionnel
  • Aide le cadre de santé pour la saisie de l’activité et de la gestion documentaire
  • Saisie des tableaux des vacations, des astreintes et des gardes, des statistiques

             

Missions spécifiques :

  • Participation à la gestion documentaire dans Kalilab
  • Démarche Qualité : logiciel Kalilab®, gestion des problèmes informatiques

 

DPSL

  • Assurer le secrétariat du DPSL dans le respect des règles de déontologie, de secret médical et de l’accréditation et en particulier
  • Réception
  • Rédaction, mise à jour et gestion des documents qualité (logiciel KALILAB)
  • Suivi et réalisation de l’activité du service avec remplissage des indicateurs qualité
  • Traçabilité des produits sanguins labiles : relation avec les services cliniques
  • Accueil téléphonique
  • Traitement des courriers, des dossiers
  • Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux,
  • Rédaction des comptes rendus de réunion
  • Archivage des dossiers médicaux

Mission ponctuelle :

  • A la demande de l’encadrement  

 

AVANTAGES

Droits à congés : 7h: 25 CA

 

HORAIRES DE TRAVAIL

Horaires : Amplitude horaire du laboratoire de Biochimie-Génétique et du DPSL du lundi au vendredi de 9h-17h (sauf jours fériés). Alternance dans chaque laboratoire par demi-journée

Quotité de temps : 100%

 

Profil

COMPÉTENCES REQUISES

Connaissances particulières :

  • Connaissances du statut de la fonction publique hospitalière
  • Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métier

 

Qualités professionnelles requises :

  • Sens du contact et de l’accueil
  • Sens de l’organisation et de l’autonomie
  • Discrétion et respect du secret professionnel
  • Sens de la rigueur et du travail méthodique
  • Sens du travail en équipe
  • Disponibilité, ponctualité
  • Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel,GLIMS Kalilab…)                                  
  • Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes          
  • Renseigner ses interlocuteurs                                                         
  • Prendre des notes rapidement                                                        
  • S’exprimer clairement vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés                             
  • Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser
  • Utiliser internet/intranet pour communiquer avec des interlocuteurs ou réaliser des recherches documentaires ou de thésaurus

 

PRÉ-REQUIS

Formations et/ou qualifications requises :

Bac science médico-sociale et diplôme secrétariat médico-social

NB : la présente fiche de poste est susceptible de modifications tenant compte de l’évolution du secteur d’activité

 

GESTION DE LA PRÉVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS

RISQUES PROFESSIONNELS LIÉS À L’ACTIVITÉ

  • Travail prolongé sur écran
  • Troubles musculo squelettiques, syndrôme du canal carpien

 

MESURES DE PRÉVENTION PRISES FACE À CES RISQUES

  • Médecine du travail : suivi et information
  • Formation obligatoire à la sécurité incendie

 

SURVEILLANCE MÉDICALE

Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé. Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer.

Informations employeur

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Moyens d’accès à l’hôpital :

Métro :

  • Ligne 9 | Arrêt : Marcel Sembat
  • Ligne 10 | Arrêt : Jean Jaurès  

 

Bus :

  • 52 /72/ PC | Arrêt : Porte d’Auteuil
  • 123 | Arrêt : Ambroise-Paré

 

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