Secrétaire médicale H/F

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DATE DE PUBLICATION29/10/2020 TYPE DE CONTRATCDD, CDI, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURGHU PARIS SACLAY CATÉGORIEB, C
LIEUX DE TRAVAIL
VILLEJUIF
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

GHU PARIS-SACLAY 

Le Groupe Hospitalier APHP. UNIVERISTE PARIS-SACLAY est composé des hôpitaux : Ambroise-Paré (Boulogne-Billancourt), de Raymond-Poincaré (Garches), de Berck-sur-Mer (Berck, Nord-Pas-de-Calais), de Sainte-Périne (Paris XVIème), de l’hôpital de Bicêtre (Le Kremlin Bicêtre), de l’hôpital Paul-Brousse (Villejuif), et du site Antoine-Béclère (Clamart).

Le groupe hospitalier APHP. UNIVERISTE PARIS-SACLAY rassemble plus de 13000 professionnels. Il est un acteur majeur de la recherche clinique et de l’innovation.

 

Le Groupe Hospitalier APHP. UNIVERISTE PARIS-SACLAY comprend 15 DMU :

  • 1 - Médecine, territoires, gériatrie
  • 2- Santé des femmes et des nouveau-nés
  • 3- Maladies de l'enfant
  • 4- Maladie du Cœur et des Vaisseaux
  • 5- Thorinno
  • 6- Maladies et oncologie digestives - nutrition - transplantations
  • 7- Métabolisme Immunités Inflammations Cancer - Urgences
  • 8- Neuro-locomoteur et handicaps
  • 9- Neurosciences
  • 10- Orthopédie
  • 11 - Santé mentale, psychiatrie, addictologie
  • 12- Anesthésie - réanimation - douleur
  • 13 - Santé publique, information médicale et appui à la recherche clinique
  • 14- Imagerie, médecine nucléaire-pathologie
  • 15- Biologie-génétique- PUI

 

DMU

BIOLOGIE GENETIQUE PUI :

  • Le DMU Biologie Génétique PUI couvre les activités : Biologie usuelle, biologie spécialisée, la génétique somatique et constitutionnelle, ainsi que les pharmacies à usage intérieur.
  • Le DMU est représenté sur l’ensemble des sites du GHU : Hôpitaux Bicêtre, Paul brousse, Antoine-Béclère, Ambroise-Paré, Maritime de Berck, Sainte-Périne, Raymond-Poincaré.

 

SERVICE

Présentation

  • HÉMATOLOGIE BIOLOGIQUE UF Onco-Hématologie et Cytogénétique moléculaire

Composition de l’équipe

  • Personnel médical : Prof. A Turhan, Chef de service, 4 Biologistes dont un responsable de l’unité (2 PU-PH, 1 PHU, 1 PH)
  • Personnel paramédical :
  • 1 cadre de santé, 1 ingénieur hospitalier, 4 techniciens de laboratoire médical, 1 secrétaire médicale.
  • 1 ingénieur de recherche en biologie.

LIAISONS

Liaisons hiérarchiques :

  • DRH – cadre administratif de Pôle – cadre de santé

Liaisons fonctionnelles :

  • L’ensemble de l’équipe médicale et non médicale du service
  • Les différents services d’hospitalisation du GH ; des autres GH de l’AP-HP et hors AP-HP, les établissements privés (hospitaliers et laboratoires).

Services généraux et administratifs du GH.

Poste

Secrétaire médicale H/F- Laboratoire Hématologie - Hôpital Paul Brousse

ACTIVITÉS

Missions générales:

  • La mission générale est d’assurer la gestion du secrétariat des secteurs d’activités médicales du service d’Hématologie biologique de l’Unité d’Oncohématologie cytogénétique moléculaire.

Missions principales :

  • Gestion de la documentation du système qualité du service, suivi des dossiers, diffusion, traçabilité des données dans le domaine de l’assurance qualité.
  • Gérer la permanence téléphonique, le télécopieur, la messagerie Outlook.
  • Gérer les courriers internes et externes (rédaction, scanner, envoi, distribution et traçabilité)
  • Organiser et/ou participer aux réunions et rédiger les comptes rendus
  • Classer /archiver les différents documents internes et externes
  • Mettre en forme documents/présentations
  • Gérer le planning du personnel médical : Rendez-vous et agendas
  • Accueillir les visiteurs médicaux et commerciaux

Missions spécifiques :

  • Organiser et participer aux réunions médicales et organisationnelles hebdomadaires de l’UF et rédiger les comptes rendus.
  • Participer à la Démarche Qualité (Référent documentaire) : Réunions Qualité et gestion du système documentaire KALILAB (Mise en forme, registre).
  • Saisir les demandes d’examens du secteur oncohématologie moléculaire (GENNO), fiches de non conformités.
  • Gérer les résultats biologiques en lien avec les biologistes et le chef de service.
  • Gérer les dossiers médicaux : Compte rendu des RCP moléculaires d’oncohématologie hebdomadaires (dossier intégré cytologie, NGS, cytogénétique)
  • Gestion de la qualité des collections sanitaires ARN / ADN
  • Gérer les agendas et organisation des RV du Chef de Service et des biologistes.
  • Organiser les réunions biologiques (réunions de collégiales, enseignement, formations)
  • Gérer et assister les missions d’intérêt général pour le GHU Paris-Sud et la Faculté de Médecine
  • Organisation des réunions de formation et enseignements et congrès.
  • Gérer les dossiers et accueillir les interlocuteurs pour soutenance thèse de médecine et HDR.

Missions ponctuelles :

  • Remplacement occasionnelle du secrétariat médical du service d’hématologie biologique à Bicêtre.
  • Gérer les commandes bureautiques et demandes d’interventions pour la bureautique informatique (ex panne photocopieuse...)

QUOTITÉ DE TRAVAIL

  • Travail à temps plein : 100%

HORAIRES DE TRAVAIL

  • Durée quotidienne : 7h36
  • Plage horaire : 9h30-17h06 du lundi au vendredi
  • Amplitude horaire adaptable aux besoins du service
  • Repos samedis, dimanches et jours fériés.

Profil

COMPÉTENCES REQUISES

SAVOIR FAIRE REQUIS

  • Utiliser les outils bureautiques (word, excell ..)
  • Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes
  • Renseigner et s’exprimer clairement vis à vis d’interlocuteurs divers et variés
  • Prendre des notes rapidement
  • Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser
  • Utiliser Internet/Intranet pour communiquer avec des interlocuteurs ou réaliser des recherches documentaires
  • Avoir une bonne orthographe

CONNAISSANCES ASSOCIÉES

  • Bureautique
  • Démarches, méthodes et outils de la qualité
  • Ethique et déontologie
  • Techniques de communication
  • Logiciel dédié à la Qualité
  • Techniques d’accueil téléphonique
  • Vocabulaire médical
  • Internet/Intranet

PRE-REQUIS

  • Baccalauréat sciences médico-sociales
  • Diplôme de secrétariat médico-social
  • BTS dans le domaine médical ou secrétariat

QUALITÉS REQUISES

  • Respect de la confidentialité
  • Sens de l’organisation et des responsabilités
  • Conscience professionnelle
  • Rigueur et professionnalisme
  • Diplomatie
  • Esprit d’initiative
  • Sens des relations humaines
  • Amabilité

EXPÉRIENCE CONSEILLÉE

  • Expérience hospitalière souhaitée

GESTION DE LA PRÉVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS

  • Travail sur écran
  • Information sur les risques professionnels au poste de travail

EVOLUTION POSSIBLE

Passerelles courtes :

  • Passage de concours administratifs

Informations employeur

Afficher les informations

GROUPE HOSPITALIER AP-HP. UNIVERSITE PARIS SACLAY

ETABLISSEMENT(S)

Hôpital Paul-Brousse

ADRESSE(S)

14, Avenue P.V. Couturier-94800 VILLEJUIF

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