Secrétaire médicale (H/F)

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DATE DE PUBLICATION21/07/2021 TYPE DE CONTRATCDD, CDI, Titulaire
RECRUTEURHôpital Paul-Brousse CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
VILLEJUIF
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
94800
 VALABLE JUSQU'AU
21/09/2021

Employeur

GROUPE HOSPITALIER : AP-HP. Université Paris-Saclay

ÉTABLISSEMENTS : 

  • Hôpital Bicêtre (Le Kremlin-Bicêtre- 94)
  • Hôpital Antoine-Béclère (Clamart- 92)
  • Hôpital Paul-Brousse (Villejuif- 94)
  • Hôpital Ambroise-Paré (Boulogne-Billancourt- 92)
  • Hôpital Raymond-Poincaré (Garches- 92)
  • Hôpital Sainte-Périne (Paris- 16e)
  • Hôpital Maritime de Berck (Berck-sur-Mer- 62)

 

  • Lieu d’exercice : Hôpital Paul-Brousse
  • Adresse : 12 avenue Paul-Vaillant-Couturier - BP 200 - 94804 Villejuif Cedex

 

STRUCTURE :  

 

PRÉSENTATION DE L’HÔPITAL PAUL-BROUSSE :  

 

Situé à Villejuif dans le Val-de-Marne, l’hôpital Paul-Brousse AP-HP propose une prise en charge des maladies liées au grand âge, et une offre de soins spécialisée en addictologie, en psychiatrie, en troubles du comportement alimentaire, ainsi qu’en hématologie clinique et en oncologie médicale. Doté d’un plateau technique performant, il assure également une prise en charge médico-chirurgicale des pathologies hépatobiliaires. C’est en effet le premier centre national de transplantation hépatique. Deux unités de soins palliatifs viennent compléter cette offre de soins.

 

 

PRÉSENTATION DU DÉPARTEMENT MÉDICO-UNIVERSITAIRE (DMU) : 

 

Intitulé du DMU N°14 : SMART IMAGING

 

Les activités du DMU SMART IMAGING sont réparties sur 6 sites hospitaliers et 3 départements : Sainte-Périne à Paris, Ambroise-Paré, Antoine-Béclère et Raymond-Poincaré dans les Hauts-de-Seine, Bicêtre et Paul-Brousse dans le Val-de-Marne.

 

 

Activités du DMU :

 

Les différents secteurs du DMU SMART IMAGING sont spécialisés dans la prise en charge des patients externes et hospitalisés, adultes et pédiatriques, en Imagerie médicale, Radiologie interventionnelle, Médecine nucléaire, Anatomie et Cytologie Pathologiques : des salles spécialisées avec des équipements récents et performants, des examens diversifiés, des activités de pointe, un engagement fort dans l’enseignement, de nombreux travaux de recherche, en lien avec les services cliniques de chaque site et les établissement de santé du territoire.

  

PRÉSENTATION DU SERVICE : 

 

Service de radiologie diagnostique et interventionnelle : Chef de service Pr. Maïté LEWIN

 

Plateau technique :

 

  • 2 salles de radiologie conventionnelle
  • 1 panoramique dentaire
  • 3 échographes
  • 1 scanner
  • 1 salle de radiologie interventionnelle
  • 1 IRM 3 T (ouverture prévue en Mars 2022)

 

 

Composition de l’équipe :

 

  • Equipe médicale : 1 PUPH, 8 PH, 1 CCA, 4 attachés et 4 internes
  • Equipe paramédicale : 13 manips, 7 AS, 4 secrétaires, 3 agents d’accueil

 

Poste

Secrétaire médicale (H/F) Service de radiologie - Hôpital Paul-Brousse

IDENTIFICATION DU POSTE

  • Métier : Secrétaire médicale
  • Code métier : 40L20
  • Appellation locale  : Secrétaire médicale de radiologie
  • Grade : AMA classe normale
  • Catégorie : B
  • Poste à pourvoir au : dès que possible à compter du 21/07/2021
  • Modalités de recrutement : Titulaire, CDI, CDD sur poste permanent 
  • Schéma horaire : Jour

 

 

 LIAISONS :  

 

Liaisons hiérarchiques :

 

  • Cadre Administratif du DMU
  •  Cadre supérieur 
  • Cadre de santé du service

 

Liaisons fonctionnelles : 

 

  • Chef de Service
  • Équipe médical
  • Équipe non médicale du service
  • Professionnels des autres services de l’hôpital

 

 ACTIVITÉS : 

 

Missions générales :

  • Accueil physique et téléphonique des patients, des familles
  • Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité
  • Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, visites, conférences
  • et événements...)
  • Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (rdv, examens...)
  • Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles
  • Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
  • Saisie des données liées à l'activité médicale (codage)
  • Tenue à jour du dossier patient
  • Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion,
  • archivage)
  • Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance

  

 

Missions spécifiques :

-  Gestion des rendez-vous 

  • Programmation pour toutes les modalités sur SCHEDULING, par téléphone, courriel, Doctolib, télécopie et en direct avec les consultants.
  • Edition des convocations avec envoi par fax, mail, courrier
  • Rappel des patients planifiés sur les vacations d’IRM entre 72 et 48h00 avant le RDV
  • Contrôle journalier de la programmation des RDV (archivage des prescriptions, confirmation des RDV)
  • Radiologie interventionnelle :
  • Programmation de la consultation avec le Radiologue et de l’échographie, puis programmation dans ORBIS Bloc de l’acte RI pour les 1ères cures de chimio embolisation.
  • Autres actes RI : programmation des consultations et des actes dans ORBIS.
  • Coordination bilan pré greffe hépatique : programmation de tous les examens dans la semaine : échographie abdominale, écho doppler membres inférieurs et vaisseaux du cou, scanner, IRM et échographie cardiaque

 

- Gestion comptes rendus, informations et images :

  • Transmission des duplicatas de comptes rendus aux  patients
  • Intégration d’examens extérieurs (CD IMPORT)
  • Transmission d’examens radiologiques vers d’autres établissements (ORTIF)
  • Retranscription des comptes rendus à partir de dictaphones et relecture des comptes rendus réalisés avec la dictée vocale.

 

 

Autres Missions de secrétariat :

  • Réalisation des plannings de présence des radiologues
  • Réalisation des listes de garde manipulateurs et radiologues et transmission au standard
  • Réalisation de divers documents sur WORD, EXCEL, POWERPOINT
  • Autres activités sur demande de la responsable de l’unité fonctionnelle

 

Missions ponctuelles :  

  • Participation à des groupes de travail service, site et DMU
  • Toute mission ponctuelle confiée par le responsable hiérarchique dans le cadre du fonctionnement du service

 

 

Particularités du poste :

  •  Formation interne des nouvelles secrétaires.

  

HORAIRES DE TRAVAIL :  

  • Travail en 7h30 ou 7h00 (CDD).
  • Amplitude horaire : 8h30-18h00
  • Temps de pause journalier 30 minutes.
  • Repos : samedi, dimanche et jours fériés.
  • Droits à congés Titulaire : 25 CA et 15 RTT
  • Droits à congés CDD : 25 CA
  • Les RTT sont planifiées au regard de la législation du travail.
  • Les congés annuels d’été sont établis par roulement

 

  •  Quotité de temps : 100%

 

AVANTAGES :  

  • Remboursement des transports.
  • Tarif restauration Self.
  • Place en crèche.
  • Stationnement dans l’enceinte de l’hôpital.
  • Chèques emploi-service CESU APHP.
  • Gratuité des soins médicaux.
  • Prestation AGOSPAP (offre de loisirs et de vacances à des prix préférentiels)
  • Supplément familial de traitement (enfant).
  • Accès à une offre de formation continue.
  • Prime d’installation : versée lors de la titularisation
  • Prime de service si titulaire (1 mois de salaire versée en 2 fois en juin et en décembre)

  

GESTION DE LA PRÉVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS :  

 

RISQUES PROFESSIONNELS LIÉS À L’ACTIVITÉ :  

  • Troubles musculo-squelettiques
  • Troubles liés au travail sur écran et clavier
  • Gestion du stress et de l’agressivité

  

MESURES DE PRÉVENTION PRISES FACE À CES RISQUES :  

  • Respect des procédures en vigueur dans le service

 

FORMATIONS À LA SÉCURITÉ ET À LA SANTÉ LIÉES AU TRAVAIL :  

  • Formations AFGSU (gestes d’urgences).
  • Formation incendie annuelle.
  • Formation gestion du stress et de l’agressivité.

 

SURVEILLANCE MÉDICALE :  

Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé. Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer

    Profil

     

     

    COMPÉTENCES REQUISES :  

    Connaissances particulières :

    • Maîtrise des outils bureautiques
    • Maîtrise de l’orthographe, de la grammaire et de la syntaxe de la langue française
    • Connaissance du vocabulaire médical
    • Techniques d’accueil
    • Techniques de communication
    • Organisation et fonctionnement interne de l’établissement
    • Utilisation du réseau internet et intranet
    • Connaissance des  logiciels spécifiques : QDOC, SCHEDULING, CARESTREAM  PACS, ORBIS, ORTIF, CD IMPORT …
    • Connaissance de l’anglais conseillée

     

    Qualités professionnelles requises :

    • Aptitude à organiser son activité en fonction des priorités
    • Réactivité et disponibilité
    • Esprit d’équipe
    • Discrétion professionnelle
    • Autonomie et esprit d’initiative
    • Dynamisme et efficacité
    • Sens de l’organisation, rigueur et méthode
    • Capacité d’adaptation
    • Qualités relationnelles
    • Sens de l’accueil

      

    PRÉ-REQUIS :  

    Formations et/ou qualifications requises :

    •  Diplôme de secrétaire médicale ou équivalent

      

    ÉVOLUTIONS POSSIBLES DU POSTE

    • Les missions du poste peuvent évoluer en fonction des projets et de l’activité du service et du projet du secrétariat.

    Informations employeur

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    PERSONNES À CONTACTER : 

    Envoyer votre CV et lettre de motivation à :

    •  Prénom, Nom : Martine TARAVELLA
    • Fonction : Cadre administratif du Département Médico-Universitaire Smart Imaging
    • Téléphone : 06 25 94 35 48

     

    Moyens d’accès à l’hôpital :

    •  Métro : Ligne 7 | Arrêt : Paul-Vaillant-Couturier
    •  Bus : 162/185/1312 | Arrêt : Villejuif-Paul-Vaillant-Couturier

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