Secrétaire Médicale H/F - Service gynécologie

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DATE DE PUBLICATION17/11/2021 TYPE DE CONTRATCDD, CDI, Titulaire
RECRUTEURHôpital Bicêtre CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
LE KREMLIN BICETRE
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
94270
 VALABLE JUSQU'AU
17/01/2022

Poste

ACTIVITÉS DU POSTE

La secrétaire de programmation assure par sa transversalité le lien entre l’équipe médicale – via les secrétaires médicales -, l’équipe paramédicale, et est en lien permanent avec l’encadrement d’hospitalisation et de bloc pour définir au mieux les modalités d’accueil et de prise en charge des patientes sur le secteur de chirurgie gynécologique.

 

Rôle et missions sur la programmation opératoire :         

En pré opératoire

  • Récupération de tous les dossiers nécessaires en vue du staff chirurgical
  • Participation au staff préopératoire car connaissance de la localisation des dossiers en fonction des rendez-vous prévus. Récupération des consignes nécessaires pour transmission à la patiente.
  • Gestion des dossiers du staff en relation avec les archive de la maternité
  • Transmission du programme opératoire de la semaine +1 aux Admissions sans les intitulés des interventions
  • Classement des examens et cartes de groupes dans les dossiers pré-opératoires en retour de consultation
  • Programmation des interventions et gestion du programme opératoire tout au long de la semaine avec l’encadrement :

            o    Gestion de lit journalier.

            o    Adéquation lit et programme opératoire.

            o    Programmation des interventions.

            o    Programmation des urgences différées et récupération des dossiers aux urgences

  • Confirmation de l’heure d’arrivée de la patiente selon l’ordre établi au staff et les dernières consignes à J-1 par un appel téléphonique.
  • Vérification du type d’hospitalisation de la patiente (ambulatoire ou conventionnelle), en sécurisant les modalités de sortie : sortie accompagnée et patiente non isolée la nuit suivant son hospitalisation
  • Anticipation et verrouillage avec l’encadrement, l’équipe paramédicale et l’équipe chirurgicale de l’organisation à J-1 :

           o    Sur les possibilités d’accueil et de prise en charge des patientes attendues le lendemain.

           o    Sur l’intégralité du dossier médical

  • En pré-op immédiat situation des lits de gynéco tous les matins en présence de la cadre du service pour ré-ajustement des horaires d’arrivée ; rappel des patientes pour décalage éventuel

 

En post-opératoire :

  • Organisation et suivi des demandes de l’HAD, de PRADO en lien avec l’encadrement.
  • Acheminement des résultats tardif de l’hospitalisation aux secrétaires médicales.

 

Rôle et missions sur la gynéco-obstétrique :

  • Programmation des ferinjects et récupération des dossiers
  • Programmation des embolisation et récupération des dossiers

 

Rôle et missions à gynado (1 demi-journée par semaine):

  • Accueil téléphonique de l’Unité
  • Organisation des RV de CS de l’Unité :

         o    RDV pris sur doctolib : vérification des données d’inscription, création de dossier

         o    Gestion des annulations/demandes de modifications

         o    Réponses aux demandes de RV par courrier, mail et tél

         o    Transmission de l’activité dans GILDA

  • Gestion des courriers :

         o    Relève de la boîte générique 

         o    Tri avec intégration dans ORBIS des documents médicaux transmis par mail ou par ou courrier

         o    Scan des documents médicaux transmis (résultats d’examen...)

         o    Impression des CR et des CRH validés par les médecins et envoi aux patientes et médecins pour lesquels pas de donnée de messagerie sécurisée dans ORBIS

  • Secrétariat :

         o    Organisationnel de l’unité :

         o    Secrétariat du responsable d’unité dont présidence du COMEDIMS GHU ; gestion de l’enseignement (internes DES, DIU, EPU...)

         o    Secrétariat des activités liées aux centres maladies rares (CRMR Dev Gen et CC PGR)

         o    Création des fiches MR pour chaque CS, demande d’info, RCP etc…

         o    Organisation des RCP : RCP MR Dev gen (1/mois) ; RCP PGR (/2 mois) RCP chir et RCP endométriose

 

Rôle et missions pour les médecins vacataires :

  • Gestion de la planification des rendez-vous.
  • Courrier éventuel.

 

Remplacement secrétaire de suite de couche :

  • Situation des lits 2 fois par jour transmis en salle de naissance.
  • Gestion des demandes de prado et HAD par mail.

 

AVANTAGES

  • Remboursement transport
  • Stationnement dans l’enceinte de l’hôpital
  • Tarif restauration self
  • Place en crèche
  • Chèque emploi-service CESU AP-HP
  • Gratuité des soins médicaux
  • Prestations AGOSPAP
  • Possibilité de logement parc AP-HP
  • Supplément familial de traitement
  • Accès à l’offre de formation continue
  • Droit à congés :  7h = 25 CA / 7h30 = 25 CA + 15 RTT / 7h36 = 25 CA + 18 RTT

 

HORAIRES DE TRAVAIL

Horaires : Poste organisé en 7h36 de jour en semaine avec 25 CA et 15 RTT

Quotité de temps : 100%

Profil

COMPÉTENCES REQUISES

Savoir-faire requis :

  • Ecouter les patientes avec attention et bienveillance
  • Communiquer avec les patientes et leur entourage dans le cadre d'une relation d'aide
  • Communiquer de façon claire et précise avec les différents acteurs de la prise en charge des patientes
  • Anticiper des situations afin d’alerter l’encadrement et l’équipe médicale de tout dysfonctionnement potentiel
  • Discerner le caractère urgent d'une situation sanitaire ou sociale
  • Rechercher, traiter et transmettre les informations pour assurer un accueil de qualité
  • Organiser et coordonner son travail au sein et en lien avec une équipe pluridisciplinaire

 

Qualités professionnelles requises :

  • Savoir-être à l’égard des parturientes et des jeunes parents
  • Savoir se maîtriser,
  • Savoir écouter, et s’adapter notamment dans l’urgence,
  • Sens de l’organisation
  • Formation spécifique sur l’accueil physique et téléphonique (+++),
  • Gestion du stress et de l’agressivité des patientes

 

PRÉ-REQUIS

  • Maitriser Word, Excel, PPT, Orbis, Viewpoint, et tous les logiciels nécessaires au travail de secrétariat.
  • Maitriser l’élaboration de lettres type.
  • Connaissance du vocabulaire médical de base.
  • Maitrise de l’orthographe et de la grammaire.

 

EXPÉRIENCE REQUISE

  • Expérience de secrétariat en milieu médical
  • Diplôme en secrétariat ou en assistanat de direction

 

ÉVOLUTIONS POSSIBLES DU POSTE

  • Concours internes.

 

GESTION DE LA PRÉVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS

RISQUES PROFESSIONNELS LIÉS À L’ACTIVITÉ

  • Station assise prolongée.
  • Risque médico-légal.
  • Risque d’épuisement lié au stress.
  • Risques liés à la manipulation de charges comme les dossiers médicaux (troubles musculo-squelettiques)

 

MESURES DE PRÉVENTION PRISES FACE À CES RISQUES

  • Respect des procédures en vigueur dans le service
  • Utilisation de matériel à disposition.
  • Médecine du travail : suivi et information

 

FORMATIONS À LA SÉCURITÉ ET À LA SANTÉ LIÉES AU TRAVAIL

  • Formation incendie annuelle
  • AFGSU

 

SURVEILLANCE MÉDICALE

Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé. Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer.

 

Employeur

STRUCTURE

PRÉSENTATION DE L’HÔPITAL BICETRE

Situé au Kremlin-Bicêtre, dans le Val-de-Marne, l’hôpital Bicêtre AP-HP propose une large gamme de spécialités pour l’adulte et l’enfant. Doté d’une structure d’accueil des urgences médicales et chirurgicales avec plus de 105 000 passages par an (adultes et pédiatriques), il est reconnu notamment pour la prise en charge des polytraumatisés et participe à la grande garde de neurochirurgie. L’établissement bénéficie d’une expertise en immuno-pathologie et en neuroradiologie interventionnelle. Il dispose d’un centre périnatal de type III et d’un centre de chirurgie ambulatoire.

Les services s’appuient sur un plateau technique performant, doté d’équipements de dernière génération dont des robots chirurgicaux.

L’hôpital Bicêtre accueille 20 centres de référence maladies rares et un centre cancers rares. Ses équipes mettent tout en œuvre pour s’adapter aux besoins des patients, en développant par exemple les dispositifs de diagnostic précoce ou d’éducation thérapeutique.

 

PRÉSENTATION DU DÉPARTEMENT MÉDICO-UNIVERSITAIRE (DMU)

Intitulé du DMU N°2 : Santé des Femmes et des Nouveau-nés

Le DMU s’étend sur un périmètre de 2 sites hospitaliers : Antoine-Béclère et Bicêtre.

 

Activités du DMU :

Les différents secteurs du DMU sont spécialisés dans la prise en charge des patients relevant des disciplines suivantes : Obstétrique, Gynécologie (dont une unité spécialisée dans la prise en charge des adolescentes et jeunes adultes), Réanimation néonatale et SMUR Pédiatrique, Médecine et Biologie de la reproduction et de préservation de la fertilité, Fœtopathologie et Planification familiale.

 

PRESENTATION DU SERVICE ET DE L’EQUIPE

Le service de gynécologie-obstétrique de Bicêtre reçoit une population multiculturelle. Il est composé d’une maternité de type III et d’une unité de gynécologie adossée à son propre bloc opératoire.

La maternité se compose :

  • D’un plateau de consultations : Suivi de grossesse et préparation à la naissance, Consultation en gynécologie, Diagnostic anténatal, un secteur d’imagerie de la femme.
  • D’un planning familial.
  • D’un plateau technique composé d’un service d’urgences (4boxes), de 3 chambres de pré travail et de 9 salles de naissances.
  • D’un service d’explorations fonctionnelles d’obstétrique.
  • D’un bloc opératoire contigüe à la salle de naissance (1 bloc de césarienne et 2 bloc gynéco – 1 salle de réveil avec 6 postes et 3 lits d’USC d’obstétrique).
  • D’un service d’hospitalisation en mater 3 composé de 37 lits de suites de couches donc 6 lits kangourou rattachés au DMU 3.
  • D’un service d’hospitalisation en mater 4  composé de 14 lits de suites de couches, 11 lits de grossesses à risques, 2 lits d’HDJ d’obstétrique et un secteur de gynécologie.

La gynécologie se compose :

  • D’un bloc opératoire contigüe à la salle de naissances (1 bloc de césarienne et 2 bloc gynéco – 1 salle de réveil avec 6 postes et 3 lits d’USC d’obstétrique).
  • D’un service d’hospitalisation en mater 4 comprenant 6 lits d’hospitalisations complètes et 4 lits d’hospitalisation de semaine.
  • D’un service ambulatoire comprenant 10 places réparties sur 2 étages (Mater 4 et Mater 2)

 

Composition de l’équipe :

  • Médecin (Gynécologue-obstétriciens, Pédiatre, Anesthésiste…),
  • Sage-femme,
  • Infirmière,
  • Aide-soignante ou Auxiliaire de puériculture,
  • Secrétaire médicale,
  • Agent administratif

 

LIAISON

Liaisons hiérarchiques :

  • Directeur des ressources humaines
  • Cadre paramédical du DMU
  • Cadre administratif du DMU
  • Coordonnateur en maïeutique
  • Cadres de santé

 

Liaisons fonctionnelles :

  • Chirurgiens – Anesthésistes – Sages-femmes - IADE – cadres de maternité -  Secrétaires – IDE d’hospitalisation –
  • IDE, AS de consultation – IDE, AS de SSP I– IDE, AS de salle de naissances – Personnel du bloc commun - Personnel de stérilisation -Pharmacie-Magasins – Lingerie-
  • Personnel des admissions

Informations employeur

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Moyens d’accès à l’hôpital :

 Métro : Ligne 7 | Arrêt : Le Kremlin-Bicêtre 

 Bus :

 - 123 | Arrêt : Convention-Jaurès

 - 47/ 131/ 323/ V1/V6 | Arrêt : Hôpital du Kremlin-Bicêtre 

 - 186 | Arrêt : Mairie du Kremlin-Bicêtre

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