Secrétaire pédagogique et administratif de formation continue H/F

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DATE DE PUBLICATION18/07/2019 TYPE DE CONTRATContractuel
RECRUTEURUNIVERSITE DE BORDEAUX CATÉGORIEC
LIEUX DE TRAVAIL
BORDEAUX
 SALAIRE
Jusqu'à 20 000€

Employeur

Fondamentalement pluridisciplinaire, l'université de Bordeaux accueille plus de 55 000 étudiants et comptabilise 6 000 personnels (dont 2 800 personnels BIATSS), ainsi que 1 000 personnels « hébergés » issus des organismes de recherche (CNRS , Inserm , …). Elle est dotée d'un budget global d'environ 560 M€.

Lauréat des grands programmes nationaux d'investissement en faveur de l'ESRI (opération Campus et Idex), respectivement dotés de 450 et 700 millions d'euros, et candidat à la pleine propriété de son patrimoine immobilier, cet établissement connaît une trajectoire et une dynamique d'évolution résolument tournées vers un modèle d'université de recherche à rayonnement international.

L'université de Bordeaux est composée de quatre collèges de formation et de trois départements de recherche regroupant respectivement en leur sein, des composantes internes (UFR, instituts et unités de formation) et des unités de recherche (équipes d'accueil, unités mixtes de recherche et un Observatoires des sciences de l'univers). Elle comprend également un collège des écoles doctorales, une Ecole Supérieure du Professorat et de l'Éducation (ESPE ), un Institut des Sciences de la Vigne et du Vin (ISVV), un Institut Universitaire de Technologie (IUT) ainsi qu'un Centre de Formation des Apprentis (CFA).

Fondée en 1955, l’IAE Bordeaux est une « école universitaire de management », composante de l’université de Bordeaux et membre d’IAE France, le réseau des IAE. Certifiée Qualicert et FCU Veritas, elle est reconnue pour la qualité de sa recherche en sciences de gestion et pour ses enseignements de haut niveau qu’elle dispense à la fois aux étudiants et aux professionnels.

Outre la filière expertise comptable, une Licence 3 et une Licence Professionnelle, l’IAE Bordeaux regroupe les Masters 1 et 2 en gestion et management de l’université de Bordeaux, qu'elle propose aux tarifs universitaires.

Ses partenariats avec 30 écoles et universités à l’étranger lui permettent, en outre, de donner une orientation résolument internationale à sa pédagogie et à sa recherche.

Ses liens étroits avec les entreprises, et son réseau de diplômés, facilitent par ailleurs l'insertion professionnelle des étudiants.

Poste

Sous l’autorité de la responsable de bureau, assurer l’ensemble des actes relevant de la gestion administrative des formations et de la relation avec les stagiaires (accueil, constitution de dossiers, saisie de tableaux de bord de suivi, aide aux autres gestionnaires de scolarité), dans le respect de la réglementation et des procédures internes de l’IAE, pour les formations qui lui sont confiées.

Activités principales :

  • gestion pédagogique et administrative de parcours de formation
  • gestion pédagogique : planning des cours, gestion des feuilles d'émargement, absences, examens, notes, délibérations, élaboration et suivi des conventions de stages, soutenances de mémoires de fin d’études, etc.
  • gestion administrative des enseignants et des intervenants externes : planning des enseignements, heures prévisionnelles, gestion courante quotidienne d'un service scolarité pour les parcours confiésgestion matérielle : reprographie, feuilles de présence, salles d’enseignement
  • gestion des demandes d’admission (logiciel Apoflux)assurer l'accueil et l'information des stagiaires, enseignants et intervenants extérieurs (accueil téléphonique et physique / réponses aux demandes des usagers, traitement des demandes et transmission des informations)
  • participer à l’organisation de salons, de journées portes ouvertes, de conférences, de réunions de rentrée


Le cas échéant, activités associées :

  • préparer des dossiers de certification sur la base d’un référentiel dédié (démarche qualité)
  • respecter et mettre en œuvre les procédures d’archivageparticiper, le cas échéant, à la surveillance d’examens

Contexte : travail au profit de stagiaires en formation professionnelle (groupes d’adultes en reprise d’études). Certaines activités peuvent se faire en lien avec des partenaires extérieurs.

Contraintes liées au poste :

Existence de pics d’activité en fonction des contraintes du calendrier universitaire annuel.

Présence possible le samedi, au regard des nécessités de service.

Profil

Savoirs :

  • Techniques de communication
  • Techniques d’élaboration de documents
  • Techniques d’accueil téléphonique et physique
  • Environnement et réseaux professionnels
  • Culture Internet
  • Techniques de classement et d’archivage

Savoir-faire :

  • Travailler en équipe
  • Savoir rendre compte
  • Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
  • Rédiger des rapports ou des documents
  • Accueillir les populations concernées
  • Enregistrer et classer les documents
  • Utiliser les outils bureautiques
  • Accueillir et prendre des messages
  • Organiser son activité

Savoir-être :

  • Sens de l’organisation
  • Réactivité
  • Sens relationnel

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