Secrétaire pédagogique F/H (réf.FDLS7)

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DATE DE PUBLICATION 20/02/2019   TYPE DE CONTRAT Contractuel, CDD
RECRUTEUR SORBONNE UNIVERSITE   CATÉGORIE B
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir à la faculté des Sciences et Ingénierie • http://sciences.sorbonne-universite.fr

Poste

Fonctions : Secrétaire pédagogique
Catégorie : B
Corps : Technicien de recherche et formation
BAP : J - Gestion et pilotage
Emploi-type : [Referens] J4C42- Technicien-ne en gestion administrative

CDD de 12 mois.

Activités principales :
Placé(e) sous l’autorité de la Responsable administrative du Département de licence de Mathématiques de Sorbonne Université, le/la secrétaire pédagogique de L3 exerce les missions principales suivantes :

  • Accueillir, informer et orienter les étudiants et les personnels enseignants
  • Se coordonner avec les secrétariats des autres mentions ainsi que les services de l’université
  • Transmettre les messages écrits et oraux
  • Classer des documents pédagogiques et de gestion des informations
  • Informer de façon systématique la responsable de la licence pour tout problème
  • Vérifier et suivre les dossiers d’inscription pédagogique
  • Créer et gérer les groupes (cours et TD) et les attribuer à chaque enseignant
  • Gérer les droits d’accès des enseignants dans IP
  • Organiser les examens (planning, saisie des barèmes, répartition en amphi des étudiants, gestion des sujets et des cahiers de composition, consultation des copies)
  • Établir le tableau des surveillances des examens et envoi des convocations aux enseignants
  • Gérer les résultats : import, export des fichiers de notes d’examen dans CASPER et IP
  • Saisir les réservations de salles relatives à l’emploi du temps
  • Mettre en ligne les ressources pédagogiques (niveau L3)
  • Assister aux jurys de compensation
  • Effectuer un suivi des résultats dans chaque UE et chaque parcours.

Profil

Connaissance, savoir :

  • Connaitre les techniques de secrétariat et de gestion administrative
  • Posséder une bonne expression orale et écrite
  • Connaitre les règles de fonctionnement du département de la licence de mathématiques
  • Connaitre le fonctionnement et l’organisation de Sorbonne Université
  • Connaître l’organisation de l’enseignement supérieur

Savoir-faire :

  • S’exprimer oralement et par écrit
  • Utiliser les modes de communication écrite ou orale (électronique, téléphones, ..)
  • Utiliser les outils bureautiques : EXCEL et WORD
  • Utiliser les outils informatiques pédagogiques : CASPER et IP, NOVOTIP, MOODLE
  • Appliquer la réglementation et respecter les procédures du département de Sorbonne Université
  • Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
  • Analyser et gérer les demandes d’information
  • Gérer la confidentialité des informations et des données
  • Savoir travailler en équipe et collaborer avec différents types d’interlocuteurs
  • Savoir respecter les délais
  • Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service
  • Savoir anticiper et hiérarchiser les priorités
  • Enregistrer les messages et rendre compte

Savoir être :

  • Rapidité d’exécution
  • Avoir le sens du dialogue
  • Savoir collaborer avec différents types d’interlocuteurs
  • Être dynamique, rigoureux et réactif
  • Être autonome
  • Être disponible

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