Secrétaire pédagogique h/f

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DATE DE PUBLICATION28/07/2020 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURUNIVERSITE PARIS SACLAY CATÉGORIEC
LIEUX DE TRAVAIL
Val-De-Marne
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (AgroParisTech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, ENS Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, INRAE, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler.

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité
 

Poste

Fonction : Secrétaire pédagogique
Métier ou emploi type* : Adjoint en gestion administrative
* REME, REFERENS, BIBLIOPHILE : J5X21
Fiche descriptive du poste 
Catégorie : C
Corps : ATRF
BAP : J
SUSCEPTIBLE D’ETRE VACANT
Affectation
Administrative : Université Paris-Saclay – IUT de Cachan
Géographique : IUT de Cachan – Service des formations et de la vie étudiante

Activités principales :

Le poste s’organise selon une mission principale correspondant au secrétariat administratif et pédagogique de la mention de master Ergonomie de l’Université Paris-Saclay (80%) et deux missions secondaires (20%) d’appui à la cellule relation entreprise et taxe d’apprentissage de l’UFR des Sciences. Ces missions sont réalisées en relation étroite avec le/la responsable de la mention Ergonomie pour la mission principale et, pour les missions secondaires, les chargés de mission de la cellule relation entreprise et taxe d’apprentissage de l’UFR Sciences. 


1.    Mission de secrétariat administratif et pédagogique du master d’Ergonomie et Facteurs humains (80%) 

Pour l’ensemble de la mention : gestion des candidatures des étudiants (Incetion), des inscriptions pédagogiques (logiciel apogée), information et accueil des étudiants, suivi des présences, suivi du cursus des étudiants, préparation des examens, édition et diffusion des listes des étudiants pour les examens, préparation des jurys, saisie des notes (logiciel apogée), impression des PV de jurys, affichage des résultats, édition et envoie des relevés de notes, organisation des soutenances, enquête sur le devenir des étudiants, gestion des conventions de stage, gestion et suivi des sorties pédagogiques, tenue et mise à jour des plannings de la formation, compte rendus des réunions pédagogiques, gestion des prêts de petits matériels aux étudiants, inventaires, participation aux journées portes ouvertes et d’information organisées par l’Université Paris Saclay et la mention Ergonomie.

2.    Mission de secrétariat administratif et pédagogique du master d’Ergonomie et Facteurs humains (80%) 
Pour l’ensemble de la mention : gestion des candidatures des étudiants (Incetion), des inscriptions pédagogiques (logiciel apogée), information et accueil des étudiants, suivi des présences, suivi du cursus des étudiants, préparation des examens, édition et diffusion des listes des étudiants pour les examens, préparation des jurys, saisie des notes (logiciel apogée), impression des PV de jurys, affichage des résultats, édition et envoie des relevés de notes, organisation des soutenances, enquête sur le devenir des étudiants, gestion des conventions de stage, gestion et suivi des sorties pédagogiques, tenue et mise à jour des plannings de la formation, compte rendus des réunions pédagogiques, gestion des prêts de petits matériels aux étudiants, inventaires, participation aux journées portes ouvertes et d’information organisées par l’Université Paris Saclay et la mention Ergonomie.

Avec les enseignants et intervenants extérieurs : accueil des intervenants extérieurs, gestion du matériel pédagogique, ouverture des salles, gestion des dossiers de paiement d’heures complémentaires, gestion des missions, gestion des offres de stage, d’apprentissage et de contrat de professionnalisation, gestion des changements de créneaux d’enseignement, aide à la préparation des espaces de cours sur la plateforme E-campus.
Avec le CFA : implication forte dans la relation de la formation avec le CFA de rattachement, échanges avec les référentes (apprentissage et formation pro), gestion des apprentis, gestion des maîtres d’apprentissage, gestion des missions des tuteurs lors des visites des apprentis,  gestion des emplois du temps et tableau de bord dans les applicatifs du CFA, représentation de la formation dans des salons, journées de rencontre avec les entreprises partenaires, compte rendu des réunions, participation aux journées d’informations, de formation et évènement organisées par le CFA.

Salle de documentation : accueil des étudiants, gestion du prêt des documents, inventaire.

Gestion administrative quotidienne : commandes, photocopies, archivage, gestion et suivi des travaux, inventaire et gestion du matériel pédagogique, interface avec les services techniques et financiers ainsi que l’ensemble des services pertinents de l’Université Paris Saclay pour mener à bien les tâches précédemment décrites. 

3.    Mission Cellule relations entreprises (10%) : 
Renforcer et développer les partenariats Université/Entreprises via les laboratoires et les formations. Participer à l’organisation d’évènementiels avec les partenaires industriels : petits déjeuners, débats, visites de laboratoires.

4.    Mission Cellule taxe d’apprentissage (10%) : 
Missions de recouvrement de la taxe d’apprentissage :  participer à la phase de sollicitation de la taxe d’apprentissage auprès des entreprises en interaction avec le chargé de mission, contrôler les versements effectués par les entreprises et la bonne ventilation des sommes récoltées.

Conditions particulières d’exercice (Logement, Horaires spécifiques, NBI, PFI, etc…) : NON
Encadrement : NON                                       Nb agents encadrés par catégorie : … A - … B - … C
Conduite de projet : NON 
 

Profil

Connaissance, savoir : 
- Connaissance de l'organisation universitaire
- Connaissances des processus administratifs et pédagogiques
- Connaissances de l’université Paris-Saclay et son organisation

Savoir-faire : 
- Très bonne maîtrise des logiciels de bureautique, en particulier la suite office (Word, Excel, etc.). 
- Savoir utiliser les logiciels et plateformes de la gestion administrative et pédagogique : apogée, easyapp (NEA), E-campus, Inception etc.
- Savoir réaliser des comptes-rendus de réunion
- Savoir identifier des services et interlocuteurs en interne de l’université ou en externe (partenaire)

Savoir-être : 
- Ponctualité, forte implication, bon relationnel avec une diversité d’acteurs, autonomie


 

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