Secrétaire pédagogique H/F

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DATE DE PUBLICATION18/06/2021 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURUNIVERSITE PARIS SACLAY CATÉGORIEC
LIEUX DE TRAVAIL
Ile-De-France
 SALAIRE
Non communiqué
VALABLE JUSQU'AU
18/08/2021

Employeur

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (AgroParisTech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, ENS Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, INRAE, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler. Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

Poste

Fonction : Secrétaire pédagogique H/F
Métier ou emploi type* : Adjoint en gestion administrative
* REME, REFERENS, BIBLIOPHILE
Fiche descriptive du poste
Catégorie : C
Corps : Adjoint technique
BAP : J
Affectation
Administrative : Université Paris Saclay (91)
Géographique : IUT de SCEAUX (92)

Missions

Missions principales de l’agent :
-    Accueil et information :
•    Assure l'accueil et l'information des étudiants et des personnes extérieures (entreprises, parents, associations…)
•    Répond aux demandes relatives au département (par téléphone, courrier et mail)
•    Assure la liaison entre les étudiants, les intervenants extérieurs et l’équipe pédagogique.
•    Assure l’affichage et la circulation des informations à destination des étudiants (absences, rattrapages, convocations, changements d'emploi du temps, de salle, etc…) via l’affichage et l’environnement numérique de travail.

-   Liaison, suivi des dossiers et relations :
•    Interface entre le chef de département, les responsables des études et le ou la responsable des stages.
•    Interlocuteur immédiat des étudiants, des personnels, des contacts extérieurs (parents, entreprise, associations…)
•    Assure le suivi des emplois du temps, des réunions, des évaluations, des conventions de stage.
-    Gestion administrative des absences :
•    Etablit et actualise les feuilles d’appel pendant l’année
•    Gère les relevés de présence des étudiants aux activités pédagogiques.
•    Collecte les feuilles d’appel des enseignants et justificatifs d'absence des étudiants
•    Met à jour le fichier des absences (justifiées et injustifiées) et transmet au directeur des études et au chef de département
-    Gestion pédagogique :
•    Suit les inscriptions pédagogiques des étudiants et les dossiers d’inscription.
•    Réserve les salles à la demande du directeur des études.
•    Réalise l’extraction du fichier de saisie des notes, l’envoie aux enseignants, collecte les notes, édite et transmet aux enseignants pour pointage et vérification, importe les notes de toutes les matières dans le logiciel dédié
•    Met à jour le fichier récapitulatif des notes et absences pour préparation du bilan pédagogique
•    Prépare les documents relatifs aux bilans pédagogiques, jurys
-    Gestion des documents administratifs
•    Saisit et met à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière...) ·
•    Saisit et met en forme des documents divers (courriers, rapports…), assure leur reproduction et diffusion
•    Collecte les documents administratifs et pédagogiques auprès des étudiants et des enseignants
•    Envoie des courriers d'information, convocations…. aux étudiants, entreprises, et enseignants.

Activités principales :

•    Accueil et information des étudiants et personnes extérieurs (dans le bureau, au téléphone, par mail)
•    Préparation des documents administratifs et pédagogiques
•    Gestion des absences des étudiants
•    Gestion des inscriptions pédagogiques
•    Gestion de notes, relevées de notes, décisions de jury
•    Interface étudiants/enseignants/équipe de direction

Profil

Compétences attendues

Connaissance, savoir :
•    Notions de base des techniques de communication orale et écrite.
•    Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
•    Enregistrer les messages
•    Maitrise des Logiciels bureautique (Word, Excel), Internet, courrier électronique (Logiciel Thunderbird)
 

Savoir-faire :
•    Respect des procédures et de la confidentialité des informations et des données
•    Connaissance générale des techniques et règles de classement et d’archivage
•    Savoir rendre compte

Savoir-être :
•    Savoir travailler en équipe et en relation partenariale
•    Rigueur,
•    Respect des délais,
•    Autonomie et organisation

Conditions particulières d’exercice (logement, horaires spécifiques, primes, etc…) :
De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.

Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.

Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique

Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Encadrement : OUI/NON                                       Nb agents encadrés par catégorie : …A - …B – …C

Conduite de projet : OUI/NON

Informations employeur

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Contacts

Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation à (indiquez le nom et prénom de la personne en charge des auditions) : Fouzia BOUHEND
Par Courriel : [email protected]

Date limite de candidature : 10/07/2021

Date de prise de fonction : 01/09/2021

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Secrétaire pédagogique H/F

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