Secrétaire pédagogique - Medecine H/F

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DATE DE PUBLICATION09/01/2020 TYPE DE CONTRATCDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURUNIVERSITE DE PARIS EST CRETEIL / UPEC CATÉGORIEC
LIEUX DE TRAVAIL
CRETEIL
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Avec plus de 30000 étudiants, l'Université Paris-Est Créteil Val de Marne (UPEC) est la plus grande université multidisciplinaire et professionnalisée d'Ile-de-France. Créée en 1970, l'UPEC offre une gamme complète de formations (du diplôme universitaire de technologie au doctorat) et compte 12 facultés et instituts ainsi que 31 laboratoires de recherche couvrant presque toutes les disciplines. L'université emploie aujourd'hui plus de 1000 personnels BIATSS et 1600 enseignants. Elle est dotée d'un budget annuel de 240 millions d'euros et est implantée sur 16 sites dans 3 départements. Pour plus d'informations : http://www.u-pec.fr/

 

Poste

Secrétaire pédagogique - Medecine

 

Type de poste :

vacant

Catégorie :

C

Grand domaine :

Scolarité / formation

Quotité :

100% :

BAP J :

Gestion et pilotage

Famille :

Administration et pilotage

 

Site geographique

Campus Henri Mondor

Composante / Directions / Service

Faculté de médecine

Corps

Adjoint technique / Adjoint administratif / Magasinier

Département / Equipe de recherche / Service

Département de Médecine Générale

Le Département Universitaire d'Enseignement et de Recherche en Médecine Générale est un des départements de formation de la Faculté de médecine. Il comprend environ 130 praticiens généralistes maîtres de stage ou enseignants universitaires et accueille environ 310 étudiants en 3e cycle d’études médicales. Il a une double vocation d’enseignement et de recherche ; en matière d’enseignement, il a pour vocation de former des médecins généralistes. Il gère également les stages de 2e cycle pour un effectif d’environ 180 étudiants ainsi que l’organisation des enseignements facultaires de second cycle.
L'équipe administrative est composée de 3 personnes.

Emploi type / Referens

Adjoint.e en gestion admnistrative

 

 

Missions

Sous la responsabilité du coordonnateur et de la responsable administrative du département de médecine générale, l’agent assurera le secrétariat et contribuera à la gestion technique et logistique des activités du département. Il assure plus spécifiquement le suivi des étudiants au long de leur parcours de thésards. Il assure la gestion administrative des stages d’externat et des enseignements du second cycle. Il est également en charge de l’organisation des soutenances de mémoire de DES de médecine générale.

Activités principales

Dans le cadre de sa mission, l’agent assurera les fonctions suivantes :

Secrétariat de la cellule Thèses :
• Prendre en charge la gestion des thèses depuis le dépôt des fiches de projet de thèses jusqu’à la  soutenance
• Préparer les soutenances : composition des jurys, réservation des salles, envoi des convocations, établissement des PV et avis de reproduction
• Assurer le secrétariat des différentes réunions de la cellule de thèse
• Assurer le suivi du module optionnel d'aide à la préparation de la thèse (ateliers quantitatifs et qualitatifs destinés aux étudiants)
• Assurer une liaison écrite et téléphonique avec les différents interlocuteurs
• Accueillir les thésards
• Produire des éléments statistiques sur le suivi des thèses (durées de relecture / état
d’avancement mensuel des travaux de thèse cohorte par cohorte / thèses remarquables
• Participer à la création, la mise en forme et l’actualisation des documents de référence (guide du thésard / rétro calendrier)
• Travail interactif et échanges avec la bibliothèque de la faculté de médecine
• Sensibilisation régulière des internes pour les inscrire dans le circuit des thèses pour respect des délais et réglementation du DES
• Collaboration avec les scolarités des autres facultés parisiennes en cas de soutenance délocalisée
Organisation des soutenances de mémoire de DES :
• Réceptionner, suivre et préparer les dossiers de candidature des étudiants en vue des soutenances de mémoire
• Coordonner les échanges entre les différents interlocuteurs (relecteurs/jury/
étudiants)
• Assurer la logistique liée aux soutenances (participation à l’organisation des jurys/réservation des locaux/établissement des PV)
• Sensibilisation régulière des internes pour les inscrire dans le circuit des mémoires pour respect des délais et réglementation du DES
Gestion administrative des stages de 2e cycle de médecine générale et des enseignements intégrés :
• Établissement et exploitation des listes d’émargement (tableau de suivi des absences / présences)
• Recueil trimestriel des journaux de bord des externes (+/-45/trimestre)
• Recueil trimestriel de la note attribuée par les maitres de stage et calcul de la note finale pour transmission au responsable des stages
• Veille des évaluations de stages sur plateforme Gélules
• Dépôt trimestriel des documents administratifs et pédagogiques actualisés sur plateforme Cristolink
• Recueil et actualisation des informations relatives aux maitres de stages (n° SS / RIB….etc.)
• Prendre en charge les demandes et suivis d’agrément pour les médecins généralistes accueillant les étudiants (conseil de l’ordre/ conseil de gestion / arrêté)
• Participer à la création, la mise en forme, l’actualisation et la reproduction des documents pédagogiques (carnets de stages...)
• Préparer l’organisation de la mise au choix trimestrielle des stages (campagne de disponibilités des MSU/ vérification des appariements)
• Organiser le choix de stages en présentiel (réserver les locaux, préparer les conventions, les listes d’émargement…)
• Préparer la mise en paiement des honoraires pédagogiques des MSU recevant les externes
• Assurer une liaison écrite et téléphonique avec les MSU recevant les externes et collaboration avec la gestionnaire de scolarité du 2e cycle (échanges d’informations sur les emplois du temps et les rangs de classement)
• Participer à l’organisation des enseignements facultaires du deuxième cycle (recueil des disponibilités des enseignants/mise en forme de l’emploi du temps des étudiants)
 

Activités associées

• Aide ponctuelle auprès de la responsable administrative du département ou de sa collègue (création d’outils bureautiques ou recherches internet par ex)
• Participation à la cellule recrutement des MSU 2e et 3e cycle (suivi des candidatures et des dossiers / tenue de tableaux de bord / procédures d’agrément)

Profil

Compétences requises

Connaissances
• Environnement : enseignement supérieur et recherche
• Connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative
• Connaissance sur l’organisation, le fonctionnement et l’activité de l’établissement, et  le cursus des études médicales.

Compétences opérationnelles
• Rigueur, autonomie
• Savoir planifier son activité
• Savoir travailler en équipe
• Savoir hiérarchiser l'importance des courriers et des appels téléphoniques
• Gérer l'organisation de réunions
• Maîtriser les techniques de prise de note
• Utiliser les logiciels de gestion du domaine, les logiciels de bureautique (messagerie  électronique, Word, Excel, Powerpoint, navigateurs internet/intranet)
• Savoir rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Restituer l’information orale et écrite sous forme de synthèse
• Savoir gérer un système de classement

Compétences comportementales
• Respecter la confidentialité des informations et des données
• Capacité à mener de front plusieurs activités avec des interlocuteurs multiples internes et externes
• Aisance relationnelle, pédagogie, communication, sens du service rendu.
• Rendre compte à sa hiérarchie des difficultés rencontrées et des demandes  particulières
 

Informations complémentaires

• Présence aux réunions mensuelles des cellules Thèses
• Présence éventuelle au département au-delà des horaires habituels de travail (réunions / séminaires…).

Conditions de recrutement :
• Poste ouvert:
- aux agents titulaires de la Fonction publique de catégorie C par voie de mutation ou détachement; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et formation + IFSE C2
- ou aux agents contractuels : CDD 12 mois, avec possibilité de renouvellement; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et formation (soit 1260 € net/mensuel environ)
 

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