Secrétaire pédagogique pour le DERMG F/H

  • Partager
  • Envoyer à un ami
  • Imprimer
DATE DE PUBLICATION 16/01/2019   TYPE DE CONTRAT Titulaire, Contractuel
RECRUTEUR SORBONNE UNIVERSITE   CATÉGORIE B
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, techniques, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université dispose d'un potentiel de premier plan, principalement situé au coeur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d'une importante autonomie de mise en oeuvre de la stratégie de l'université dans leur périmètre sur la base d'un contrat d'objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l'université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Le poste à pourvoir est rattaché à la Faculté de Médecine de Sorbonne Université.

Contexte :
Actuellement le Département d'Enseignement et de Recherche en Médecine Générale (DERMG) dispose d’un secrétariat assuré par la secrétaire actuelle qui gère les tâches suivantes : accueil des étudiants de 3° cycle, suivi des stages des internes (préparation des choix des lieux de stage) et notamment établissement des notes d’honoraires pédagogiques et saisies des dépenses sur SIFAC, préparation des séances d’enseignement (réservation des salles, saisie sur l’agenda du site du département, édition des documents pédagogiques, des feuilles de présence), préparation et suivi des soutenances de DES et enfin lien avec les services de la scolarité de la rue de l’école de médecine.

La réforme du DES entraine :

  • D’une part une augmentation du nombre de stages ambulatoires : un chaque année soit 3 dans le cours du DES pour chaque étudiant alors qu’actuellement les étudiants font tous un stage niveau 1 et pour seulement 15% d’entre eux un stage niveau 2. Pas de 3° stage.
  • D’autre part la nécessité d’évaluer la phase socle de tous les étudiants c’est à dire organiser dès septembre 2018 une évaluation des 67 étudiants de première année.
  • En pratique : il faut recruter de nouveaux maîtres de stage et organiser une session d’évaluation supplémentaire chaque année de tous les étudiants

En 2° cycle, le suivi des stages d’externes est organisé sur le plan administratif par le secrétariat du 2° cycle mais un certain nombre de tâches reste du ressort de notre secrétaire actuelle notamment la réservation des salles d’enseignement, la distribution des carnets de stage et leur récupération pour évaluation, et surtout la mise en place des binômes de MSU sous la supervision des enseignants. Du fait du manque de temps du secrétariat, ce sont les enseignants qui doivent établir ces tableaux.
L’objectif de 100% de stage en 2° cycle impose également le recrutement de nouveaux maîtres de stage dont il faut constituer les dossiers pour les proposer à la nomination par le conseil de faculté.

Poste

Fonctions : Secrétaire pédagogique pour le DERMG
Corps : Technicien de recherche et formation
Rattachement : Faculté de médecine

Missions et objectifs :

  • Secrétariat pédagogique : aide aux enseignants, suivi des stages avec les enseignants, les maitres de stage ainsi que les étudiants.
  • Gestion administrative : préparation des lieux de stage, suivi des conventions, préparation des évaluations, gestion des dossiers des maîtres de stage (contrôles des prérequis administratifs et réglementaires, répartitions en binôme, préparation des choix de stage en 2° et 3° cycle).

Mettre en place puis suivre les nouveaux stages pour les internes, de nouveaux stages pour les externes, mettre en place puis organiser régulièrement les évaluations de la phase socle pour les internes, et développer puis suivre les stages pour 100% des externes.

Activités :

Gestion administrative :

  • Gestion des dossiers des maîtres de stage : CV, constitution des dossiers de nomination, suivi des formations, vérification de chaque semestre, des disponibilités des MSU, préparation des choix (établissement des binômes et des documents).
  • Mise à jour des données sur le site du DES IDF
  • Gestion des évaluations des étudiants de 1° année de DES

Pour les stages et enseignements de 2° cycle - Stages (Actuellement 65% des étudiants, objectif 100% des étudiants) :

  • Gestion des lieux de stage avant chaque choix : vérifier les lieux de stage en envoyant un mail à tous les MSU 2 mois avant les choix pour confirmer leur engagement dans la maitrise de stage ; relance des désidératas (par exemple ceux qui ne prennent pas les étudiants l'été...)
  • Relation avec les MSU (questions relatives au stage, au paiement / congé maternité, arrêt d'accueil des externes) au fil du temps
  • Etablir et éditer le tableau des lieux de stage pour les choix et l'envoyer au moins 2 semaines avant le choix
  • Prévenir et donner les coordonnées des MSU à chaque binôme
  • Gestion des agendas : Planifier les ED et réserver les salles, puis s’assurer que les externes aient été prévenus, enregistrement des dates de cours sur l’agenda et réservation du matériel pédagogique ; gestion en cas de problème
  • Mise à jour des programmes d’enseignement spécifique
  • Echange par mails de documents pédagogiques : photos de dermatologie des étudiants, envoi des contenus pédagogiques aux étudiants, organisation pratique des ARC
  • Photocopies des carnets de stage ; mise à jour et mise à disposition des carnets de stage et documents pédagogiques
  • Suivi hebdomadaire : Impression de la liste d’émargement pour les ED et relevé des présences, centralisation informatique et suivi (signalement aux enseignants des absences, contact avec les MSU)
  • Préparation des documents d’évaluation des stages, remise des carnets de stage aux étudiants et recueil à la fin du stage, centralisation informatique et suivi
  • Gestion des problèmes entre étudiants et les MSU
  • Renseignements divers pour les étudiants

Pour les MSU de 2° cycle (actuellement 86 MSU, objectif 150 MSU) :

  • Constitution du dossier de chaque MSU en vérifiant la présence des différents documents nécessaires (CV, lettre de motivation, charte signée, inscription sur le site du DES)
  • Envoi au secrétariat administratif du 2° cycle les coordonnées électroniques des nouveaux MSU, pour qu'elle puisse les contacter et leur envoyer la fiche de création d'agent (indemnisation)
  • Envoi toutes les 12 semaines d’un courrier électronique pour confirmer la poursuite de l’accueil des externes par les MSU
  • Envoyer un mail de confirmation aux MSU nouvellement nommés pour les avertir de la date du début de stage
  • Envoi au nouveau MSU de la documentation utile : panneau d'affichage à mettre dans la salle d'attente, attestation de nomination comme MSU, grille d'évaluation des internes/externes, rappel des dates de formations pédagogiques que nous organisons ou qui sont disponibles en IDF dans l'année
  • Remise à jour toutes les 12 semaines de la liste des maîtres de stage
  • Centralisation informatique des documents de recrutement et suivi (mise à jour régulière)
  • Renseignements pour les MSU par téléphone et par mail
  • Remise à jour des dossiers individuels des MSU pour les services financiers
  • Tri des évaluations des MSU par les externes et préparer l’envoi annuel aux MSU de leur évaluation anonyme
  • Organisation des 2 journées de formations annuelles dédiées aux MSU : réservation des salles et du matériel pédagogique, programme et intervenants, organisation des pauses
  • Suivi des formations obligatoires de chaque MSU
  • Liens administratifs avec l’EMIS

Pour les stages et enseignements en 3° cycle - Stage de 3ème cycle (160 MSU) :

  • Envoi tous les 6 mois d’un mail pour confirmer la poursuite de l’accueil des internes de niveau 1 ou de niveau 2 par les MSU
  • Remise à jour tous les 6 mois de la liste des maîtres de stage
  • Constitution des binômes et envoi des coordonnées réciproques ainsi que du nom du tuteur des internes accueillis
  • Constitution (pour les nouveaux MSU) et mise à jour du dossier (pour les anciens) : demande et recueil des lettres de motivation, curriculum vitae et relevé individuel d’activités et de prescriptions (RIAP)
  • Centralisation informatique des documents de recrutement, téléchargement sur internet (site de la coordination d’IDF) et suivi
  • Vérification tous les 6 mois de la validation des stages pour tous les internes (sur le site de la coordination d’IDF)
  • Renseignements pour les MSU par téléphone et par mail
  • Organisation des 2 journées de formations annuelles dédiées aux MSU (même jour que pour les MSU de 2ème cycle) : réservation des salles et du matériel pédagogique, programme et intervenants, organisation du déjeuner
  • Suivi des formations obligatoires de chaque MSU

Enseignements théoriques de 3ème cycle et validation de la phase socle (66 internes en 1° année, 98 en 2° année, 111 en 3° année, 200 internes en thèse et au-delà) :

  • Gestion de la mise en place de la phase socle : planification pour septembre des modalités de validation : constitution des dossiers et des jurys
  • Recueil par internet des fiches de thèses des internes, classification, impression et report de la validation écrite
  • Mise à jour de la liste des tuteurs (rapporteurs des dossiers des internes pour leur soutenance) lien par téléphone ou par mail avec les tuteurs en difficultés, information des ré-attributions des nouveaux tuteurs aux étudiants en lien avec l’enseignant responsable
  • Etablissement, envoi de modèles et recueil des rapports écrits semestriels de la validation des carnets de stage de chaque interne

A noter :
La remise à jour des dossiers individuels des MSU pour les services financiers, la saisie des notes d’honoraires sur SIFAC, le suivi des conventions, l’édition des carnets de stage, des documents nécessaires à l’enseignement, la réservation des salles, la gestion des enseignements théoriques et tutorés (feuilles de présence, réservation des salles, mise à jour de l’agenda du site, inscription des internes au congrès de Médecine Générale) et l’organisation de la soutenance du DES sont des tâches réalisées actuellement par la secrétaire actuelle.

Liens administratifs :

  • Secrétariat administratif de la rue de l'école de médecine
  • Secrétariat général de la faculté
  • Cabinet du doyen
  • Services financiers de la faculté
  • Services de l'APHP (bureau des internes)
  • Coordinateur du DES Ile-de-France
  • ARS pour la gestion des internes

Profil

Compétences :

  • Connaissance du milieu universitaire
  • Maitrise de la rédaction de documents
  • Capacité à communiquer avec les différents intervenants et les étudiants que ce soit par téléphone ou par courrier électronique
  • Capacité d'organisation et de planification

Aptitudes techniques :

  • Maitrise des outils informatiques : Word, Excel, internet, courrier électronique, utilisation de l'annuaire

Savoir être :

  • Bon relationnel et sens du travail en équipe
  • Disponibilité et réactivité
  • Sens de l'analyse et force de proposition
  • Adaptabilité et autonomie
  • Organisation et rigueur
  • Sens du service public
  • Confidentialité

Informations employeur

Afficher les informations

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : [email protected]

POSTULER À L'OFFRE
Secrétaire pédagogique pour le DERMG F/H

Vous avez déjà un CV Emploi Public ? Postulez avec votre compte

* : éléments obligatoires

Civilite*

(Taille maximum : 1Mo – Type de fichier : pdf, doc(x), odt, rtf)

Les cookies assurent le bon fonctionnnement de nos sites et services.
En utilisant ces derniers, vous acceptez l’utilisation des cookies.

OK