SECRETAIRE PEDAGOGIQUE PRINCIPALE H/F

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DATE DE PUBLICATION12/07/2022 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURUNIVERSITE SORBONNE NOUVELLE - PARIS 3 CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
75012
 VALABLE JUSQU'AU
28/08/2022

Poste

Le/la Secrétaire pédagogique principale du pôle des formations à Distance (ex ENEAD) est rattachée au responsable administratif de l’UFR LLD.

Le/la Secrétaire pédagogique principale du pôle des formations à Distance (ex ENEAD) - Assure la gestion pédagogique de ses formations - Participe aux réunions de travail organisées par la direction de l’UFR LLD (élaboration des calendriers des tâches, harmonisation et évolution des procédures administratives, suivi de la réglementation). - Est responsable du respect des plannings d’activité, il supervise le travail de deux agents.

ACTIVITES PRINCIPALES

Gestion pédagogique des masters FLE et sciences du Langage : (Périmètre pouvant évoluer) 

  • Assurer l’accueil physique, numérique et téléphonique du public 
  • Accueil et information des étudiants et des enseignants du département, élaboration des supports d’information sur l’offre de formation du département. 
  • Gestion de la campagne d’admission via e-candidat, fixation des capacités d’accueil avec la Direction du département en fonction des dossiers d’habilitation et en lien avec l’UFR, préparation et secrétariat des commissions pédagogiques, bilan statique. 
  • Enregistrement et suivi des inscriptions pédagogiques (IP) (étudiants hors campagne IP web), affectation des étudiants dans les groupes, traitement des cas particuliers, suivi des dettes, des validations des acquis, des compléments aux diplômes.
  • Gestion et suivi des IP et des frais spécifiques (paiements frais ENEAD) sur logiciel APE  Collecte et enregistrement des modalités de contrôle de connaissance, mise à jour des modalités d’organisation des épreuves d’examen en lien avec l’UFR.
  • Gestion des résultats : organisation et suivi de la collecte des fichiers de notes en lien avec les universités Co habilitées, lancement des calculs et édition des procès-verbaux, traitement des anomalies.  Suivi des candidatures des assistants de français à l’étranger (CIEP) et bourses FLE ou SDL du Ministère Aff.étrangères. 
  • Mise à jour des informations relatives aux masters sur le site Internet de Paris 3 (logiciel Ksup). 
  • Assurer les tâches prioritaires des collègues en cas d’absence de l’une d’entre elles

Suivi des tuteurs étudiants :

  • Vérifier l’activité des tuteurs sur iCampus 3
  • Préparer et valider les états d’heures

Mission de coordination des activités du pôle formation à distance : Il/Elle assure à la fois l’encadrement fonctionnel de l’équipe du secrétariat, l’assistance technique et logistique du secrétariat et la réalisation d’actes administratifs, dans le respect des règles et des procédures en vigueur au sein du service. Il/Elle est amenée à vérifier la conformité des opérations, à accueillir et informer les personnels et les usagers ; à organiser et à alimenter des bases de données, à gérer des aspects logistiques (locaux, matériels, fournitures, etc.); à répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur. Il/Elle Assure l’interface entre le secrétariat, les responsables pédagogiques et les enseignants ainsi qu’avec la direction de l’UFR LLD, les pôles des UFR, le SFC, et les services généraux et centraux.

Profil

Connaissances :

  • Connaissances de la réglementation en matière de formation (conditions d’inscription, modalités pédagogiques, modalités de contrôle de connaissances et de délivrance des diplômes).  Connaissances du fonctionnement et de l’organisation de l’enseignement supérieur et éducation nationale
  • Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et des circuits de décisions au sein de l’établissement.
  • Connaissance de la réglementation juridique applicable dans la fonction publique d’état
  • Droits et obligations du fonctionnaire

Compétences opérationnelles :

  • Savoir planifier ses activités
  • Capacités rédactionnelles et de synthèse
  • Maitrise des outils bureautiques 
  • Maîtriser les applications dévolues à la gestion de la scolarité (APOGEE, eCandidat, PStage)
  • Maîtriser les outils partagés (G-Suite)
  • Capacité de coordination
  • Savoir rendre compte
  • Savoir représenter sa hiérarchie 
  • Capacité à travailler en équipe
  • Maitrise Gestion des conflits
  • Maitrise expression écrite et orale

Compétences comportementales :

  • Savoir être rigoureux, méthodique et organisé
  • Capacité à comprendre, appliquer et respecter les procédures, les calendriers de gestion
  • Capacité à prioriser ses tâches
  • Capacité d’initiatives et d’anticipation
  • Autonome
  • Savoir être polyvalent
  • Sens du service public, service rendu à l’usager et qualités relationnelles
  • Aisance relationnelle
  • Savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande, y répondre de manière appropriée
  • Diplomatie
  • Capacité d’adaptation aux usagers et dialogue avec les enseignants
  • Savoir gérer le stress et les conflits  Savoir gérer les périodes d’activité intense.
  • Organisation, capacité de gérer du flux
  • Respect de la confidentialité, discrétion professionnelle

Conditions particulières d’exercice : Variation de la charge de travail au cours de l’année en lien avec le calendrier universitaire Présence impérative en pleine période d’inscription et de rentrée Bureau recevant un public nombreux et varié dans ses demandes

Diplôme réglementaire exigé - formation professionnelle – expérience : Baccalauréat minimum

Employeur

L’Université Sorbonne Nouvelle-Paris 3, membre fondateur de Sorbonne Paris Cité, est un établissement dédié aux lettres, langues et arts. Elle comporte 17 000 étudiants et est organisée en 3 UFR (UFR Arts et Médias, UFR Littérature, Linguistique et Didactique et UFR Langues, Littératures, Civilisations et Sociétés Etrangères), 15 Départements, une école (l’ESIT, école supérieure d’interprètes et de traducteurs) et 1 institut (l’IHEAL, institut des hautes études d’Amérique latine). 2 bibliothèques interuniversitaires sont rattachées à la Sorbonne Nouvelle-Paris 3 : la bibliothèque Sainte-Barbe et la bibliothèque Sainte-Geneviève. L’Université compte 700 enseignants et enseignants-chercheurs, 670 personnels BIATSS (bibliothèque, ingénieur, administratif, technicien, ouvrier, santé et social) et environ 1 200 chargés de cours.

Présentation de l’UFR LLD

L'UFR LLD (Littérature, linguistique, didactique) couvre le domaine des études linguistiques et littéraires générales et comparées avec un fort ancrage sur la littérature française, la langue française et la didactique du français. Ses différents départements offrent des formations pluridisciplinaires fortement diversifiées, les unes ouvertes sur les carrières de l'enseignement et de la recherche, les autres orientées vers les métiers du secteur tertiaire. Cette UFR réunit les départements suivants :  Département : Didactique du Français Langue Etrangère (DFLE)  Département : Institut de linguistique et phonétique générales et appliquées (ILPGA)  Département : Littérature et Linguistique Françaises et Latines (LLFL)  Département : Littérature Générale et Comparée (LGC)  Présentation du service/pôle : Le pole « formations à distance » est rattaché à la direction de l’UFR LLD. Il est composé de 3 secrétariats pédagogiques qui assurent le suivi des étudiants et la gestion les formations à distance, en lien avec la direction et les 4 départements de l’UFR LLD

 

Informations employeur

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Les candidatures (CV accompagné d’une lettre de motivation) seront adressées, en rappelant le numéro de l’offre et le poste dans l’objet,

par messagerie électronique à l’adresse suivante : [email protected]

Date limite pour candidater : 31/07/2022 (les candidatures sont acceptées après cette date si l'annonce est toujours en ligne

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