Secrétaire Service Social (F/H)

Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.

MISSIONS :
- Organiser pour l'équipe du service social la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.
- Organiser la gestion logistique (réservation de salles de réunions)

ACTIVITES PRINCIPALES :
Accueil et communication
- Accueillir, orienter et informer les interlocuteurs (patients, usagers, familles, agents des services du CHICN) en face à face et au téléphone
- Recevoir, collecter, et mettre en forme les informations pour en assurer la transmission

Secrétariat
- Saisir, mettre en forme et éditer des documents divers : courriers, comptes rendus de réunions,
- Reproduire des documents et assurer leur diffusion
- Prendre des rendez-vous et gérer les agendas du service

Gestion administrative
- Traiter des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri ; traitement, classement, diffusion, archivage)
- Suivre l'avancement des dossiers suite à leur enregistrement
- Mettre à jour des fichiers de données et documents, archiver et classer les dossiers
- Organiser et assurer un classement bureautique et physique pour le partage et la conservation de l'information

Gestion logistique
- Participer à l'organisation logistique des réunions : réservation de salles
- Gérer les stocks de produits (fournitures et consommables)
- Gérer les départ et l'arrivée du courrier

Travail en équipe et participation au dispositif institutionnel
- Recueillir et transmettre à l'équipe et aux partenaires extérieurs les informations utiles au bon fonctionnement de l'entité
- Communiquer, échanger les informations au sein de l'équipe

ACTIVITES SECONDAIRES :
- Accueillir, encadrer et assurer l'accompagnement pédagogiques de personnes en formation (agents, étudiants, stagiaires, )
- Assurer une veille spécifique à son domaine d'activité
- Participer à des projets internes du CHICN ou en lien avec les partenaires de l'établissement
- Participer aux réunions de services hebdomadaires et au projet de service
- Actualiser ses connaissances par de la documentation, des formations

Profil recherché
DIPLOMES ET QUALIFICATIONS: Bac Professionnel secrétariat (niveau IV) /BTS

COMPETENCES, APTITUDES et SAVOIR FAIRE REQUIS
- Connaissance du secteur d'activité (sanitaire, social) et des dispositifs propres au domaine d'activité
- Connaissance des profils de patients et usagers du service social
- Travail en équipe et en réseau
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Power Point, Trajectoire, )
- Communication, écoute
- Discrétion professionnelle, respect du secret
- Organisation, rigueur, réactivité
- Sens des responsabilités
- Adaptabilité
- Respect de l'éthique et de la déontologie professionnelle
- Ponctualité

CONDITIONS DE TRAVAIL ET SUJETIONS PARTICULIERES
- Poste à 100%,
- Temps plein de jour du lundi au vendredi, repose fixe samedi et dimanche
- Durée quotidienne de travail : 7h
- 25 Congés annuels

Informations complémentaires
Les missions et activités figurant dans cette fiche ne présentent pas de caractère exhaustif ni définitif.
Elles peuvent être complétées pour des nécessités de service et/ou raison de l'évolution du projet d'établissement.